Номенклатура дел кадровой службы

Министерство  образования и науки Российской Федерации

САНКТ –  ПЕТЕРБУРГСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

     УПРАВЛЕНИЯ  И ЭКОНОМИКИ 

     ЯКУТСКИЙ  ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ 

     Кафедра менеджмента

     Специальность:032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления» 
 

     КУРСОВАЯ  РАБОТА

Дисциплина: Делопроизводство в кадровой службе

Тема: «Номенклатура дел кадровой службы» 
 

                                                        

     Выполнила: студентка 5 курса ДОУ

     -

                                                                   Проверила:  

Якутск 2012

оглавление 

Введение…………………………………………………………………………3

Глава 1. Понятие и функциональное назначение номенклатуры дел…..6

1.1. Общие положения о признаках группировки документов. Виды номенклатур………………………………………………………………………6

1.2. Оформления сроков хранения дел. Формирование хранение дел…….....10

Глава 2. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел……………………………………………………17

2.1. Общий порядок разработки номенклатуры дел…………………………..17

2.2. Функциональное назначение и разработка номенклатуры дел кадровой службы……………………………………………………………………………23

Заключение……………………………………………………………………...28

Список  использованных источников………………………………………..31 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

          В наши дни, когда происходит  модернизация форм управленческой  и экономической деятельности, появились  новые виды документов, связанные  с предпринимательской деятельностью,  увеличивается электронный документооборот,  вопросы упорядочения работы  с документами и особенно их  систематизации и классификации  выступают на первый план. Одним  из давно апробированных и  эффективных инструментов систематизации  и классификации крупных документальных  комплексов, образующихся в процессе  деятельности организаций, является  составление номенклатур дел.

         Номенклатура дел представляет  собой систематизированный перечень  заголовков дел, которые должны  быть заведены в делопроизводстве  организации в предстоящем делопроизводственном  году в соответствии со структурой  организации, ее функциями и  задачами, с указанием сроков  хранения дел. Это определение  относится к номенклатуре дел  конкретной организации. Однако  усложнение современной государственной  и хозяйственной жизни, структуры  административно-хозяйственных органов,  предпринимательских организаций  и объединений предъявляет все  более сложные требования к  систематизации и классификации  документальных комплексов, образующихся  в результате их деятельности.

       Для юридических лиц, входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел. Определение ее можно найти в ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Примерная номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов, носящий рекомендательный характер.

          Актуальность курсовой  работы основывается на том, что номенклатура дел в кадровой службе обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

        Организация работы  с   документами влияет  на  качество  работы аппарата  управления,  организацию и культуры  труда управленческих работников.  От  того,  насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой  деятельности  в целом.

          Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения  распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

       Объект  исследования курсовой работы являются составление номенклатуры в кадровой службе.

       Предмет исследования курсовой работы – номенклатура дел в делопроизводстве организации.

       Цель  курсовой работы - рассмотреть номенклатуру дел: виды, роль и значение в кадровой службе.

    Исходя  из цели, в курсовой работе были поставлены следующие задачи:

    - проанализировать понятие номенклатуры  дел;

    - рассмотреть оформление сроков  хранения дел;

    - рассмотреть общий порядок рассмотрения  номенклатуры дел;

    - выявить особенности рассмотрения  номенклатуры дел.

       В работе использованы труды таких авторов как Н.М. Березина, М.М. Бахарева, Г.Д. Пешкова, О.Л. Сологуб, Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. и др.

    Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Понятие и функциональное назначение номенклатуры дел

1. Общие положения о признаках группировки документов. Виды номенклатур

 

          Организация эффективного делопроизводства предприятия немыслима без предварительного создания для этого соответствующих условий. Одним из таких условий и является, в частности, разработка номенклатуры дел.

       Номенклатура  дел – систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.¹

       Документы, посвященные определенному вопросу  или участку деятельности организации, после исполнения группируются в  дело. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами, распределение и группировка исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно.

       Ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на определенный отдел, в большинстве случаев это канцелярия или секретариат.

       При построении номенклатуры необходимо руководствоваться  следующим:

- соблюдать  единство в подходе к организации  учета, систематизации, описанию, хранению  и поиску документов; 

- применять  индексацию документов, обеспечивающую  внесение в соответствующие разделы  номенклатуры изменений, добавлений  и исправлений;

- следить  за стабильностью индексов.

       Номенклатура  дел может быть индивидуальной, примерной  и типовой. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации. С целью унификации группировки документов определенной категории организаций с однотипным характером деятельности и составом документов разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел.

       Примерная номенклатура дел имеет рекомендательный характер, типовая - обязательный. Типовой номенклатурой, как правило, устанавливается единая индексация дел для организаций всей системы. ²

       Примерная или типовая номенклатура дел  разрабатывается вышестоящими органами и является базой для составления  индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно  согласовывают с архивными учреждениями.

         При разработке индивидуальной номенклатуры на базе типовой или примерной обязательно учитывают специфику конкретной организации.³ Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с канцелярией и архивом организации. Каждая организация обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма номенклатуры дел, состоящая из номенклатур всех подразделений. Сводная номенклатура дел подготавливается канцелярией на основе номенклатур подразделений и согласовывается с соответствующим архивным учреждением.

         После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

       Утвержденные  номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года с новой нумерацией.

       Ежегодный экземпляр номенклатуры дел – это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации.

       Прежде  чем составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации. При  этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи  дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки. Выбор классификационной схемы номенклатуры дел зависит как от организационной структуры построения аппарата организации, так и от выполняемых ею функций, поэтому классификационными делениями номенклатуры дел могут быть как внутренние структурные подразделения, так и управленческие функции.

       Дела  общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, при которой они созданы. В  номенклатуру включаются и незаконченные  дела, поступившие из другой организации  для их решения, а также все  справочные картотеки к документам.

         В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.), а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

       Каждое  дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индексы. В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, сдаче их в архив, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и о передаче дел в другую организацию для продолжения.

       В номенклатуре указывается наименование разделов и подразделов классификационной  схемы и наименование (заголовки) дел.

       Каждый  документ характеризуется рядом  признаков. Одни из них - существенные, постоянные, другие - несущественные, временные. Принято выделять шесть таких признаков.⁴

1. Номинальный.  Основанием для группировки документов  по этому признаку служит их  название, т. е. в дело объединяются  документы одного названия, например  протоколы.