Методы совершенствования документирования управленческой деятельности

     7. При первичной экспедиционной  обработке документы сортируют  по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки  — адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

     В небольших организациях вся поступающая  документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать  классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием  исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

     8. Процесс первичной обработки  заканчивается раскладкой рассортированных  документов по ячейкам сортировочного  шкафа, откуда документы забирают  секретари структурных подразделений.  В небольших организациях секретари  используют папки-регистраторы, разделы  которых закрепляют за отдельным  структурным подразделением или  исполнителем.

     Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими  каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как  правило, оперативную информацию, поступает  в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все  эти способы доставки могут создать  мощные документопотоки, содержащие необходимую  для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

     Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из годного документа для создания другого.

     Это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

     1.3.2. Передача документов

     Согласно  рекомендациям Основных положений  ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями осуществляется через  секретарей этих подразделений или  тех должностных лиц, которые  отвечают за работу с документами  в этих подразделениях.

     Документы передаются с соответствующими отметками  в регистрационных формах.

     В крупных организациях, где структурные  подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга. Организуется курьерская связь для доставки поступивших  документов. Курьеры совершают два-три  обхода по заранее разработанным  маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

     Для передачи документов в структурные  подразделения используют несколько  технологий, иногда параллельно. Для  обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым: каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время в соответствии с графиком работы службы ДОУ забирают сотрудники подразделений самостоятельно.

     Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением  точного графика сотрудники службы ДОУ. При этом они же забирают в  подразделениях и документы, предназначенные  к отправке. В случае большой срочности  или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному  исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполнитель  для получения документа). Как  правило, документы передаются внутри организации без расписки, но для  конфиденциальных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные  книги упрощенного графления  или вторые экземпляры регистрационных  карточек¹⁴.

     Самый нерациональный способ доставки документов – выполнение этой работы специалистами  аппарата управления, так как расходуется  их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

     Таким образом, организация первичной  обработки документов позволяет  выделить первичные потоки поступивших  документов: в адрес руководства  организации, руководства структурных  подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации  документов.

     Обработку поступающих документов может считаться  оптимальной, если документ поступает  к конечному исполнителю в  течение следующего дня после  его получения организацией. 

4. Порядок направления  на исполнение и работы исполнителя  с документами

     Из  экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу делопроизводства для регистрации и подготовки рассмотрения документов руководителем.

     На  этапе движении от первичной обработки  до поступления на исполнение документы  проходят несколько инстанций, количество которых зависит от структуры  организации, распределения обязанностей между руководством, степени самостоятельности  структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации  делопроизводства. В организациях с  небольшими штатами сотрудников  документ передается исполнителю практически  сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой движение документов от получения  до исполнителя будет проходить  последовательно от руководителя (заместителя) организации к руководителям  сначала крупных структурных  подразделений (главные управления), затем более мелких (отделы). Сроки  прохождения документов увеличивает  и "ожидание" рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости  или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Регистрация документов и контроль за сроками их исполнения, могут значительно увеличить время доставки документов исполнителю и самого процесса исполнения. Если регистрация документов централизована и однократна (один документ в пределах одной организации регистрируется один раз), документ попадет исполнителю быстрее. Если регистрация проводится в канцелярии, а затем повторно в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается.

     Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем – референтом руководителя, его  помощником или одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам – высокая  квалификация, достаточный стаж работы, знание состояния дел организации, а так же доверие к ним руководителя. Предварительное рассмотрение состоит  в просмотре всех поступивших  документов. При этом секретарь-референт выявляет документацию, которая должна быть представлена руководителем в  обязательном порядке – документы  по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов – в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует "узкие" места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

     Основным  критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому секретарь должен иметь четкие представления о  положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных  подразделений, функции и специализацию  отдельных сотрудников.

     Рассмотрение  документов руководителем организуется более рационально – к нему попадают документы, которые имеют  принципиально важное значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо поступивших документов еще представляется подборка справочных данных или предварительной переписки.

     Движение  документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и  назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.

     Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих  организаций, органов власти и управления не всегда требуют письменного ответа – они необходимы для ознакомления, содержат инструкции по выполнению каких-то операций или действий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат  или канцелярия проводит ознакомление с документом необходимого круга  сотрудников. Визы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа  документа или на листах ознакомления. На документе делается отметка "Принято  к сведению" или "Принято к  руководству", ставится подпись лица, которое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором  документ будет храниться.

     Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие  письменного ответа, передаются специалистам функциональных подразделений, которые  используют их в оперативной работе, а затем списывают в дело, делая  отметки "Включено в план", "Включено в отчет", и подшивают в дела.

     Исполнение  документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточны ли её объем и качество (актуальность, достоверность, объективность). На этом этапе исполнитель особенно нуждается  в документационном обеспечении  своей деятельности, в использовании  информационно-поисковой системы  по документам организации и самих  документов, т.е. в рациональной системе  хранения документов.

     Проект  документа проходит этап согласования – сбора виз руководителей  структурных подразделений и  специалистов, которые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта документа для сбора замечаний и предложений – так называемое параллельное согласование. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных подразделений.

     Изменение в процессах визирования могут  быть при наличии в организации  локальной компьютерной сети. Она  позволяет осуществлять обмен информацией  между структурными подразделениями  и отдельными автоматизированными  рабочими местами. Документ может создаваться  в электронной форме и передаваться для редактирования, получения заключения, визирования. Технические возможности  компьютерных технологий позволяют  изменить прежние методы работы, но возникают организационные трудности  из – за проблемы доступа к информации. Часть сотрудников имеют ограниченный доступ (право чтения, копирования, внесение изменений) только к строго нормированным массивам. Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы делопроизводства.

     После получения на проекте документа  всех виз документ перепечатывают с  учетом сделанных замечаний и  передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает  его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства. Если адресат  подготовленного документа является новым партнером, если их несколько, в службу делопроизводства передаются также адрес или адреса. В необходимых  случаях составляется список рассылки документа.