МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Филиал  Государственного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» 

ФАКУЛЬТЕТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Методы  совершенствования                                                   документирования управленческой деятельности 

специальность 032001.65

«Документоведение и документационное обеспечение  управления»

Курсовая  работа по дисциплине «Документоведение»

студентки 2-го курса заочной формы обучения 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 

2011

Оглавление 

    Введение

    В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

    Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

    Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

    Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

    Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

    Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

    Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

    Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

    К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства.  

     Актуальность  выбранной темы определена недостаточной  проработкой проблемы совершенствования  документирования управленческой деятельности организации, что ведет к снижению эффективности труда, временным  и материальным издержкам.

     Целью написания данной курсовой работы является разработка предложений по совершенствованию  документирования управленческой деятельности организации с учётом проведения анализа методических основ и  современного состояния технологии ДОУ.

     Объектом  рассмотрения является документирование управленческой деятельности.

     Задачи  курсовой работы:

• анализ проблем совершенствования документирования в организации;
• исследование методов совершенствования документирования в организации;
• рассмотрение аспектов совершенствования содержания, оформления и работы с документами, их способов, принципов, этапов, результатов.

     Цель  и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух частей, заключения, списка использованных источников и литературы.

     В первой части работы «Теоретические основы документирования на предприятии» рассмотрены: становление документирования в России, совершенствование содержания и оформления документа, проанализирована проблема совершенствования документооборота.

     Во  второй части «Методы совершенствования  документирования» непосредственно  раскрывается тема курсовой работы и  исследованы методы совершенствования  документирования управленческой деятельности.

     В заключении подведены основные итоги  работы. 
 
 
 
 

1. Теоретические основы документирования управленческой деятельности
1. Становление документирования в России

     По  данным археологов и лингвистов культура написания документов (договоры с  Византией 911 и 945 гг.) в Древнерусском  государстве начала складываться уже  в X веке. В этот период в основном документируют правовые отношения. С развитием законодательных основ государства на ряду с объемными правовыми актами ("Русская Правда") создают документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (уставные, купчие грамоты; полные грамоты – при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.).

     Накопленные навыки в сфере документирования вело к формированию круга специалистов в области создания и обработки  документов. Сначала их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и  дьяков. Стали вырабатываться типовые  формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составляли пособия по делопроизводству – "формулярники". Установили приемы засвидетельствования документов, их составления - документы начали проходить стадии написания; начали использовать скрепы, печати, мосты – так появляются элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.

     До  конца XIV в. основным материалом для письма служил пергамент. На Руси самой древней формой документа была грамота. Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Документы, потерявшие ценность счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением объемов делопроизводства менялась и графика письменности: первоначально документы составляли уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. Позже, в XIV в. стали использовать полуустав, он позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писали сплошным текстом, без разделения на слова. Только в XIV в. из знаков препинания начали использовать точку.

     Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства. Этот период называют приказным – по названию первых государственных учреждений – приказов.

     В XV в. бумага вытеснила дорогостоящий пергамент. Инструментами письма до второй половины XIX в. служили гусиные перья, а написанный текст посыпался мелким кварцевым песком. В делопроизводстве приказов продолжали использовать как форму документа столбец – свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Составные части столпа назывались поставами. Столбец являлся не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Столбцовую форму документирования отменил Петр I. Позже стали применять тетради – листы бумаги, сложенные вдвое.

     В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста – они составляли сплошной текст. Как правило, документ начинался  с даты, обращения или обозначения  автора.

     Коллежское  делопроизводство примечательно реформами  Петра I. Отсутствие в учреждениях установленного законом порядка, общих форм документов, постоянных сроков для создания дел побудил правительство искать новые формы государственного устройства.

     Существенные  изменения претерпела форма документов. Разрабатывают "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы. Самостоятельными элементами формуляра становятся наименование и дата документа. Появляются ряд реквизитов, отражающие различные стадии процесса документирования: отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, о направлении в дело, подписи и другое.

     В начале XIX в. появилась новая реформа государственного управления в делопроизводстве – появились министерства. Делопроизводство этого периода называют министерским. Первоначально преобладал "коллежский" порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения всех предыдущих документов, при этом дела достигали огромных размеров. К середине XIX в. сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки – само существа вопроса. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Печатали бланки типографским способом или писали от руки. Состав реквизитов бланка включал наименование учреждения, структурных подразделений, дату и регистрационный индекс документа. Обособленное место занял заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка. Появляется ссылка на поступивший документ, которая не имела пока унифицированного вида и могла выглядеть по-разному: "Ответ на…" или "От…" и т.п. Преобладает устойчивый вид реквизит "Адресат", появившейся еще в XVIII в. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись. Большое значение имели письмовки – сборники образцов документов.

     Период 1917-1990-х гг. 15 марта 1917 г. было принято постановление "Об упрощении формы официальных сношений и бумаг", которое заключалось в отмене "титулования и заключительной формулы деловых писем, выражающей личные чувства". В "Положении о письмоводстве и делопроизводстве" от 1918 г. изменения касались исключения устаревших канцелярских штампов в текстах документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги в целях экономии.

     К концу 20-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документов. Были разработаны стандарты служебных  писем, телеграмм, протоколов, извещений, телефонограмм. Были стандартизованы  материалы. Применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты пишущих машин).

     В 1965 г. была разработана ЕГСД. Реализация её положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений. Позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы НИТ, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по данным вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел частично был восполнен созданием новой редакции ГСДОУ, утвержденной в 1988 г.