Контрольная работа по «Организация делопроизводства и персональный менеджмент»

    При согласовании документа с коллегиальным  органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа. В грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер, например:

    Если  согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например:

    Гриф  согласования располагают ниже реквизита  «Подпись» а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».

    Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

    •с  организациями, интересы которых затрагивает  документ;

    •с  организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

    •с  общественными организациями (при  необходимости);

    •с  органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);

    •с  вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

    Реквизит  «Визы согласования документа»

    Реквизит  документа, выражающий согласие или  несогласие должностного лица с содержанием  документа, называется визой официального документа.

    Реквизит  «Виза» используют для внутреннего  согласования документов.

    Виза  включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:

    При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п., например:

    Если  в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. При внесении в проект документа уточнений, не меняющих его сути, повторного визирования не требуется.

    Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

    Возможно  оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

    Внутреннее  согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:

    •составитель  документа;

    •руководитель структурного подразделения, где составлен  документ;

    •заинтересованные должностные лица других подразделений  организации;

    •общественные организации (при необходимости);

    •руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

    •заместитель  руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;

    •руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

 

3. Заполнение титульного листа трудовой книжки

    Предъявление  трудовой книжки при поступлении на работу в соответствии со ст. 65 ТК РФ является обязательным, за исключением некоторых случаев. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем, который обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

    Заполнение  титульного листа

    В титульном листе трудовой книжки в соответствии с п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 "О трудовых книжках" (далее – Правила) отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия, специальность.

    Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются  на основании паспорта – основного  документа, удостоверяющего личность гражданина РФ. Паспорт является обязательным документом для всех граждан РФ с 14.летнего возраста. При отсутствии у гражданина по каким-либо причинам паспорта может быть предъявлен иной документ, удостоверяющий личность, например: военный билет, заграничный паспорт, водительские права и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).

    После внесения в титульный лист фамилии, имени и отчества работника (без  сокращений и замены имени и отчества инициалами) необходимо проверить сделанные  записи для выявления возможных  ошибок. При их обнаружении не предусмотрено вносить исправления в титульный лист. Бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению по соответствующему акту. Наличие ошибок в титульном листе может иметь серьезные негативные последствия для работника в дальнейшем, поэтому, проставляя свою подпись в титульном листе трудовой книжки, работник должен предварительно внимательно прочитать внесенные в него записи.

    Дата  рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся восемью арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры – для года), например: дата рождения – 09.04.1962.

    Запись  об уровне образования вносится только при наличии у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации:

• аттестата об основном общем образовании для выпускников IX класса или о среднем (полном) общем образовании для выпускников XI (XII) классов;
• диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профессиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также диплома о неполном высшем профессиональном образовании).

    Поступающий на работу может иметь незаконченное  образование соответствующего уровня, что должно быть подтверждено справкой образовательного учреждения или другим документом (например, зачетной книжкой или студенческим билетом).

    На  основании документов об образовании  заполняется и следующая строка титульного листа – "Профессия, специальность". При заполнении этой строки нужно учитывать следующее:

• диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза “степени бакалавра” по определенному “направлению” его профессиональной подготовки, а не о “присвоении квалификации” по определенной “специальности”, как это указано в дипломе специалиста;
• гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специальности (например, выпускнику школы), нередко вписывают в трудовую книжку наименование занимаемой им должности (рабочего места) или выполняемого вида работ (например, курьер), вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником профессионального образования с присвоением квалификации по соответствующей специальности;

    Многие практики не учитывают различие в терминах "специальность" и "квалификация", воспринимая их как одно и то же, отсюда – типичная ошибка, часто встречающаяся в трудовых книжках: вместо наименования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпускнику образовательного учреждения квалификацию (например, вместо специальности "экономика и управление на предприятии (по отраслям)" записывают квалификацию "экономист"). Отметим, что описанная ошибка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадровых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требования Инструкции по заполнению трудовых книжек, т. к. записи должны производиться "без каких-либо сокращений" (п. 1.1), а наименование специальности требует для записи много места, которого явно недостаточно в самом титульном листе. Думается, что государственным инспекторам труда при проверке правильности ведения трудовых книжек необходимо учитывать эту "нестыковку" между Инструкцией, размерами бланка трудовой книжки и наименованиями, содержащимися в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию ОК 009.2003, утв. постановлением Госстандарта России от 30.09.03 № 276.ст (ОКСО).

    Дата  заполнения трудовой книжки может не совпадать с датой начала работы в организации. Следует отметить, что, несмотря на указание п. 1.1 Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для "даты заполнения" оставлена строка ("____" ____________20___ г.), явно требующая смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты.

    В титульном листе предусмотрены  две подписи: владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Однако последняя подпись должна быть проставлена "разборчиво", что не вполне соответствует самому определению термина "подпись" как "собственноручной росписи" (по ГОСТ Р 51141–98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28). В реальных трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание: "подпись – разборчиво" (ставят неразборчивую личную подпись; ставят личную подпись и ее расшифровку; не ставят подпись, а пишут фамилию). В связи с этим можно порекомендовать специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, при подписании титульного листа (п. 2.2 Инструкции) ставить не свою личную подпись, а писать свою фамилию разборчиво.

    Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впервые заполнялась  трудовая книжка, или печатью кадровой службы этой организации. Трудовая книжка без печати на титульном листе  является недействительной.

    Пример  заполнения титульного листа трудовой книжки

    Внесение  изменений в титульный  лист.

    При необходимости замены фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая (выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при замене личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой "Исправленному верить", как это иногда делают неопытные работники кадровых служб.

    Внесенные в титульный лист изменения обязательно  должны быть подтверждены ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство  о заключении брака, свидетельство  о расторжении брака и другие с указанием их серии, номера и даты. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы.

    Пример  внесения изменения в титульный лист трудовой книжки и пояснения на внутренней стороне обложки

    В ныне действующей Инструкции по заполнению трудовых книжек иначе, чем раньше, решается вопрос об указании на изменение уровня образования. Если ранее здесь также зачеркивалась предыдущая информация, то теперь вносится дополнение без зачеркивания уже внесенных записей (п. 2.4).