Контрольная работа по «Организация делопроизводства и персональный менеджмент»

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

Кафедра «Экономики, менеджмента и маркетинга» 
 
 

Контрольная работа.

по  дисциплине «Организация делопроизводства и персональный менеджмент»

Вариант № 20. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2010

 

Оглавление 

1. Реклама. Способы распространения рекламы……………………..3
2. Согласование документа. Реквизиты: «Гриф согласования документа», «Визы согласования документа»………………….....9
3. Заполнение титульного листа трудовой книжки………………....13
4. Список использованной литературы……………………………...20
 

1. Реклама. Способы распространения рекламы

    Реклама – это убеждающее средство информации о товаре или фирме (предприятии), коммерческая пропаганда потребительских свойств товара и достоинств деятельности фирмы, подготавливающая активного и потенциального покупателя к покупке.

    Реклама – самый действенный инструмент в попытках фирмы (предприятия) привлечь внимание покупателей к товарам, создать положительный образ самой фирмы (предприятия), показать ее общественную значимость и полезность.

    Корни рекламы уходят в глубокую старину  и связаны с тем, что производителям (ремесленникам) и торговцам всегда требовалось сообщать людям о  продаваемых ими товарах, о проводимых ярмарках и т.п. Слово «реклама» латинского происхождения (от reclaтare – кричать). Приведем несколько определений.

    « Реклама – любая платная форма неличного представления и продвижения идей или услуг от имени известного спонсора» - это определение Американской маркетинговой ассоциации.

    Профессор маркетинга Ф. Котлер считает, что реклама  представляет неличные формы коммуникации, осуществляемые через посредство платных  средств распространения информации с четко указанным источником финансирования.

    Согласно  определению Федерального Закона от 13 марта 2006г. № 38-ФЗ «О рекламе», реклама – это информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке.

    Реклама – это информация, несущая в себе активный элемент новизны, без которой не может существовать коммерческая деятельность. Стимулируя спрос на товары и услуги, реклама способствует повышению культуры потребления, обновлению ассортимента выпускаемой продукции и росту ее качества. Умело организованная реклама позволяет быстрее преодолеть барьер между производителем и потребителем, создать положительный имидж фирмы в окружающем мире.

    Специалист  ПР, разрабатывающий конкретный рекламный  материал, должен обладать общей профессиональной культурой, включающей в себя знания в области психологии, этики и  эстетики.

    Объем содержащейся в рекламе информации – важный общественный вопрос. В рыночной экономике информационная функция рекламы в той или иной степени регулируется законодательством. В табл. 1 перечислены информационные категории, или «подсказки», встречающиеся в рекламных обращениях.

    Категории информационного содержания рекламы Таблица 1.

    Если учесть, что реклама – это источник информации, в котором доминирует производитель, в глазах потребителей она обладает иной ценностью, нежели информация из других источников. Фактически это коммерческое обращение, информационное содержание которого подчеркивает положительные аспекты товара.

    Тем не менее, с точки зрения потребителя, информация такого типа полезна вдвойне:

• с одной стороны, он может ознакомиться с заявленными производителем отличительными качествами и узнать, соответствуют ли «обещания» товара тому, что ему, потребителю, необходимо;
• с другой стороны, реклама экономит время потребителя, так как информация поступает к нему сама, без усилий с его стороны.

    Г. Лепейдж подчеркивает следующий факт: потребителям более выгодно получить информацию из ориентированного на них рекламного сообщения, чем собирать ту же информацию другими средствами, например посещая разные магазины. Благодаря своим функциям реклама помогает потребителям минимизировать затраты на восприятие альтернативных вариантов покупки и новых потенциальных форм удовлетворения.

    Выбор способа распространения рекламы во многом зависит от того, какие задачи ставит и какие цели преследует рекламодатель. О любом товаре или услуге можно сообщить по-разному, учитывая специфику воздействия того или иного СМИ на аудиторию, так, например, телевидение и радио воздействуют на эмоциональное сознание человека благодаря «картинке» и озвученной информации. Печать имеет больше возможностей сконцентрировать внимание потребителя на тех деталях, которые с трудом воспринимаются на телеэкране. Однако в любом случае реклама в СМИ может быть эффективной при условии, что она:

• несет в себе запоминающуюся идею;
• подчеркивает преимущество, качество своего товара (услуги);
• имеет четкую содержательную направленность;
• обращается непосредственно к потребителю;
• привлекает внимание оригинальной формой обращения.

    Для получения желаемого результата от размещения рекламы в СМИ следует  придерживаться определенных правил. Так, при публикации рекламы в  прессе большое значение придают  месту размещения рекламного объявления в газете или журнале. Если рекламное объявление находится в центре страницы, необходимо сделать его более объемным, чтобы оно выделялось на фоне соседних. Заголовок должен быть ярким, так как большинство читателей концентрирует внимание именно на нем. Наряду с этим заголовок должен быть простым и понятным. Текст объявления также воспринимается лучше, если он прост по форме, доступен по содержанию, правдив и подчеркивает отличительные свойства товара (услуги). В тексте должны отсутствовать общие фразы. Можно использовать такие притягательные слова, как «новинка», «бесплатно». Необходимо указывать точное название фирмы и не употреблять маловыразительное слово «организация». Следует помнить, что рисунки и фотографии делают рекламу более выразительной.

    Преимуществом рекламы на радио является значительно более широкая аудитория (даже по сравнению с самой популярной газетой). Особенности рекламирования по радио таковы:

• чтобы сохранилось внимание слушателей, обращение должно длиться не более 45-50 секунд;
• обращение четко отвечает на вопросы «что?», «где?», «когда?» и т.п.;
• устная информация сопровождается знакомой мелодией, что делает ее более привлекательной;
• в конце сообщения необходимо дать координаты фирмы (адрес, телефон и т.п.).

    Возможности рекламы по телевидению значительно  шире, чем в прессе или по радио, за счет наличия «картинки», которая играет более важную роль, чем текст. Однако телереклама должна создавать запоминающийся образ, способный убедить, а текст должен наполнить сам образ дополнительным содержанием. Умелое воплощение идеи зависит от режиссерского и операторского искусства, мастерства художника-декоратора.

    При создании телерекламы следует соблюдать  следующие условия:

• больше показывать людей, довольных приобретением товара, а не сам товар;
• дать возможность зрителю видеть товарный знак фирмы-рекламодателя ;
• создавать реальную ситуацию, а не вымышленную;
• обещать только то, что возможно выполнить.

    Преимуществом наружной рекламы по сравнению с  другими видами рекламной деятельности является одновременный охват многих групп потребителей. Эта реклама размещается в витринах, на афишах, стендах, установленных в самых оживленных местах: на площадях, перекрестках и т.п. Для повышения действенности наружной рекламы – необходимо, чтобы она была краткой, эстетически оформленной, содержала в себе простую идею.

    При почтовой рекламе (директ-мэйл) составляется личное обращение к покупателю в  виде письма, которое отправляется по конкретному адресу. Оно должно быть кратким, не более одной страницы текста. В его правом верхнем углу должны быть указаны имя и адрес отправителя.

    Существуют  и другие виды рекламы: по телефону, на месте продажи (упаковка, этикетки и т.д.).

    При выборе того или иного вида рекламы  необходимо провести анализ эффективности  ее применения в данных условиях, сопоставить  прибыль, которую можно получить от использования этого вида рекламы с затратами на ее организацию. 

 

2. Согласование  документа. Реквизиты: «Гриф согласования документа», «Визы согласования документа»

    Согласование  проекта текста документа со специалистами  соответствующего профиля – это процедура, сопровождающая подготовку почти каждого организационно-распорядительного документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа – одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений.

    Круг  должностных лиц, привлекаемых к  согласованию документов, определяется, как правило, индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации. Однако при документировании типовых, повторяющихся ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определенных видов, целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов и разновидностей. Эта информация в дальнейшем должна быть внесена в должностные инструкции сотрудников, в раздел «Должностные обязанности».

    Согласование  осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).

    Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего – оформляется гриф согласования.

    Гриф  согласования документа

    Гриф  согласования – это реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

    Гриф  согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования, например: