p align="justify">      Формированием дела называется группирование исполненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

      После того как документы исполнены, они  помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

      Правильное  распределение документов в дела имеет огромное значение, так как  обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

      Формирование  начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

      Работа  по формированию дел состоит из следующих  операций: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

      Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того, в какой  последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

      Документы систематизируются в делах в  соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически  наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

      Чаще  других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов. [3, c.22]

      При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".

      В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

      Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

      Наряду  с принципами систематизации документов при формировании дел следует  придерживаться основных правил, общих  для всех категорий документов:

      в дела подшиваются только исполненные  документы. Неисполненные, а также  подлежащие возврату документы подшивать  в дело запрещается;

      каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

      в дело включаются документы в одном  экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

      документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные  дела;

      в дела группируются документы одного календарного года, за исключением  переходящих дел. Кроме того, отдельные  категории дел имеют свои особенности  формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

      документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

      Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

      Правильная  группировка документов в дела и  их систематизация в деле значительно  облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к  последующему хранению и использованию.

      Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего  хранения и использования. Обработка  дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

      Экспертиза  ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

      В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

      отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

      отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

      выделение к уничтожению документов, не имеющих  научной ценности и утративших практическое значение;

      установление  или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,

      системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

      Экспертные  комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

      Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

      ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они  работают в постоянном контакте с  экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

      Проведение  экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

      В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения: [5, c.49]

      1) постоянного хранения в государственных  архивах;

      2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

      3) временного хранения (до 10 лет);

      4) подлежащие уничтожению в связи  с истечением срока хранения.

      В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

      После утверждения описей на дела постоянного  хранения архивное учреждение разрешает  учреждению уничтожить документы с  временными сроками хранения. Уничтожение  документов оформляется актами. Акт  о выделении к уничтожению  документов и дел подписывают  председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

 

       Задание 2

 

      Составьте бланк письма организации с угловым  и продольным вариантами расположения реквизитов на форматах А4. Данные об организации  укажите самостоятельно 

      Рис. 1. Общий бланк организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов

      Рис. 2. Общий бланк с продольным расположением реквизитов 

 

       Задание 3

 

      Оформите  следующие реквизиты с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003:

      Справочные  данные об организации

      Виза  согласования

      Ссылка  на регистрационный номер и дату документа

      Отметка об исполнителе

      Рис. 3. Справочные данные об организации

      Согласование  документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

      Руководитель  юридического отдела

      Личная  подпись А.С. Орлов

      Дата

      При наличии замечаний к документу  визу оформляют следующим образом:

      Замечания прилагаются

      Руководитель  юридического отдела

      Личная  подпись А.С. Орлов

      Дата

      Замечания излагают на отдельном листе, подписывают  и прилагают к документу.

      Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют  в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

      Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в  нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

      Возможно  оформление виз документа на отдельном  листе согласования.

      Допускается, по усмотрению организации, полистное  визирование документа и его  приложения. 

      Рис. 4. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

      Рис. 5. Отметка об исполнителе 
 
 
 
 

 

       Задание 4

 

      Составьте письмо о задержке поставки мебели, в котором генеральный директор ООО «Гранд-проект» О.С. Рудницкая напоминает о невыполнении обязательств директору ЗАО «Алекс» А.Н. Соколову

 

      28.10.2011 № 111

      О выполнении условий договора

      Уважаемый Анатолий Николаевич!

      В соответствии с договором поставки от 01.10.2011 № 5/08 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес офисную мебель различного ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2010 года, однако партия мебели, предназначенная для поставки в октябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.