Классификация документов

Второй экземпляр  отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в  дело.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

 

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и  оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление  черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние  документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

• проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
• протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Структурные подразделения  некоторых организаций могут  находиться в разных зданиях или  районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально  привлечь секретаря, который может  забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических  средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки  документов. Ускорился процесс составления  документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы  должны передаваться с отметками  о факте передачи в соответствующих  регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения  в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006 - 187с.

2. Басаков М.И. Делопроизводство. - М.: «Тандем», 2006 – 168с.

3. ГОСТ РФ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» от 27.02.1998.

4. ГСДОУ. Общие требования к документам и службам ДОУ. - М., 1991.
5. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2005 - 271с.
6. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.: «Тандем», 1999
7. Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие. Ростов н/Д: 2001.
8. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва - Новосибирск. Инфа -М - Сибирское соглашение,2006.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008 - 818 с.
10. Кудряев В.А. Организация работы с документами. М., 2006. – 254с.
11. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии // Делопроизводитель – 2005 - №2.
12. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2007.
13. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные прави<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_