Классификация документов

8.  На всех  входящих документах проставляется  регистрационный штамп, фиксирующий  факт и время поступления документа  в организацию. В штампе указывается  наименование организации, дата поступления, при необходимости - часы и минуты. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

9.  Сортировка  документов на регистрируемые  и нерегистрируемые в соответствии  с перечнем нерегистрируемых документов. Сразу по назначению передаются документы с пометкой «лично». Затем откладываются нерегистрируемые, и, наконец, документы, подлежащие регистрации.

Предварительное рассмотрение документов проводится квалифицированным  работником службы ДОУ или секретарем-референтом руководителя.

Документы, не подлежащие предварительному рассмотрению, передаются по назначению:

- структурным  подразделениям;

- должностным  лицам.

Документы, адресованные руководству организации или  без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.¹¹.

Передача документов руководству или непосредственным исполнителям должна быть осуществлена в день их поступления.

Документы, поступившие  по каналам электронной почты, должны подлежать следующей обработке:

1. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки;
2. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе;
3. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти ящики;
4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации.

Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».

Документы, поступившие  по каналам факсимильной связи, обрабатываются следующим образом:

1. Объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4;
2. Документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. (Заявки хранятся в течении 1 года);
3. Ответственность за содержание информации, передаваемой по факсу, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя соответствующего подразделения;
4. Запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
5. Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передается адресатам под расписку в день их приема, срочные -немедленно;
6. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Регистрация - это  запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующей  факт его создания, отправления или  получения¹².

Цели регистрации:

1)  учет документов;

2)  контроль за их исполнением;

3)  справочная работа по документам.

Формы регистрации документов:

1. централизованная;
2. децентрализованная;
3. смешанная.

Централизованная  система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная  система предполагает проведение регистрационных  операций в структурных подразделениях.

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части  документов, другая же часть регистрируется в структурных подразделениях¹³.

На входящих документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Отметка заключается в присвоении порядкового номера документу и записи его в регистрационный штамп.

Факсимильное изображение  имеет уже дату получения, поэтому  в нем проставляется лишь порядковый номер.

Документы, подлежащие регистрации, вносятся регистрационную форму, установленную  в организации (журнал, карточка, электронная  карточка).

Документы регистрируются в организации 1 раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения¹⁴.

Существует 3 вида регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

1. Журнальная регистрация. Эта форма используется в тех организациях, куда поступает небольшое количество документов (500-600 документов в год).

Для каждой категории  документов разрабатывается свой журнал с разной степенью дробности сведений о документе.

Форма регистрационного журнала обычных входящих документов имеет следующие графы:

- дата получения;

- наименование  документа;

- регистрационный  номер;

- корреспондент;

- номер и  дата документа;

- содержание;

- резолюция;

- исполнитель;

- срок исполнения;

- отметка об  исполнении;

- номер дела¹⁵.

2. Карточная  регистрация. Форма регистрационно-контрольной карточки РКК и расположение на ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкции по делопроизводству. Она может иметь формат А5 (148*210) или А6 (105*148).

3. Автоматизированные системы регистрации. При использовании данной формы регистрации одна из двух форм, журнальная или карточная, заполняется на компьютере.

Руководство, ознакомившись  с документом, должно составить резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция  должна содержать ясное и исчерпывающее  указание о порядке и характере  исполнения документов и исполнителе.

На документе  должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей  необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа¹⁶.

Рассмотрение  документов должно производиться в  день поступления документа.

После рассмотрения, документ возвращается в канцелярию для перенесения текста резолюции на регистрационную карточку, затем доставляется по назначению. Документ передается исполнителю в день его получения и регистрации.

Цель контроля исполнения документов - обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.

Контроль осуществляют:

1. руководители;
2. заместители руководителя;
3. специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);
4. работники службы делопроизводства;
5. секретари-референты.

Сроки исполнения документов делятся на:

- типовые;

- индивидуальные.

Типовые сроки  устанавливаются нормативными актами высших органов государственной  власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.

Индивидуальные  сроки устанавливаются руководителем  организации. Дата исполнения указывается  в резолюции или в тексте распорядительного  документа.

Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.

Изменение сроков исполнения документов проводится:

1. типовых - введением нового нормативного акта;
2. индивидуальных - руководителем, поставившем документ на контроль.

Срок исполнения входящих документов считается с  даты его поступления в организацию¹⁷.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя. На документе исполнителем проставляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Затем поступивший документ подшивается в дело.¹⁸

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

 

Исходящие документы - официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.

Исходящие документы  могут быть отправлены:

1. по почте;
2. курьером;
3. электронной почтой;
4. по факсу.

Основные этапы  обработки исходящих документов:

1. Составление проекта документа;
2. Согласование проекта документа;
3. Проверка правильности оформления проекта документа;
4. Регистрация документа;
5. Отправка документа адресату;
6. Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Составление проекта осуществляется в два этапа:

1. Составление чернового варианта - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора.
2. Составление исполнителем проекта документа после необходимых

рекомендаций, оформленного на бланке письма¹⁹.

При необходимости  проект документа проходит процедуру  внешнего согласования. Так же существует внутреннее согласование - неизбежный этап подготовки внутреннего документа.

Подготовленный  проект исходящего документа предоставляется  на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены  другие документы, на основании которых  составлен проект исходящего документа. Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения. Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров  документ передается секретарю-референту  или работнику службы ДОУ для  регистрации в «Журнале регистрации  исходящих документов».

Журнал содержит следующие графы:

1. номер документа, включающий номер дела;
2. дата документа;
3. адресат (корреспондент);
4. краткое содержание или заголовок к тексту;
5. отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);
6. исполнитель;
7. примечание²⁰.

При регистрации  исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документами.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа.

Исходящие документы  составляются в двух экземплярах, за исключением факсов.

Отправка документов включает:

1.  Проверку  правильности оформления документов;

2. Наличие приложений, указанных в отправляемом документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

3.  Проверка  правильности адресования;

4.  Составление описи рассылки на заказную корреспонденцию;

5.  Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке при наличии сопроводительного письма;

6.  Документы,  направляемые в один адрес,  могут быть вложены в один  конверт;

7.  Сроки отправки - все документы, исходящие из  учреждения, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

8.  Телеграммы, составляемые в организации, принимаются  сотрудниками службы ДОУ завизированными,  подписанными, датированными, зарегистрированными  с отметкой о категории и  виде отправления.

9.  Передача  информации с помощью телефонограммы  осуществляется устно по каналам  телефонной связи и записывается  получателем²¹.

На сегодняшний  день широкое развитие отправления  документов получила электронная связь. Этот вид передачи информации значительно сокращает время, затрачиваемое на передачу документа другими видами, например почтовое отправление.