Кадрове діловодство

КАДРОВЕ ДІЛОВОДСТВО”

Виконала:

Перевірив:

РІВНЕ – 2004

Кадрове діловодство.

Для того щоб в умовах, що спостерігаються  в Україні сьогодні, організація  вижила, потрібно в першу чергу  провести аналіз справжньої діяльності організації, розробити методики необхідних змін усередині неї, визначити реальні цілі і напрямки, у яких вона буде працювати, створити згуртовану групу людей і т.д.

До набуття  самостійності в Україні і  колишньому СРСР науці управління практично  не надавалося значення, на керівних посадах  дотепер залишаються люди, незнайомі зі світовою практикою і теорією управління організацією.

В даний  момент поступово зростає розуміння  необхідності у фахівцях- керівниках. Вузи вже готують таких фахівців, і вже існує маса прикладів  успішного впровадження нових для нас методик управління, що показали величезну різницю між управлінням “лівою ногою” і використанням накопиченого світового досвіду.

Реалізація  цілей і задач управління персоналом здійснюється через кадрову політику. Кадрова політика – головний напрямок у роботі з кадрами, набір основних принципів, що реалізуються кадровою службою підприємства. У цьому відношенні кадрова політика являє собою стратегічну лінію поведінки в роботі з персоналом. Кадрова політика – це цілеспрямована діяльність по створенню трудового колективу, що щонайкраще сприяв би сполученню цілей і пріоритетів підприємства і його працівників.

Менеджер  по персоналу повинен виконувати наступні функції (див. рис. 
1):

Рис. 1. Управління трудовими ресурсами.

Планування  майбутніх потреб у кваліфікованому персоналі. Планування здійснюється в три етапи.

При плануванні спочатку доцільно оцінити існуючих працівників. Потрібно з'ясувати, який обсяг робіт виконує один працівник, з якою якістю? Які міри треба  почати, щоб змінити при необхідності положення справ, зробити перестановки, перерозподілити обов’язки і повноваження, тобто оптимізувати роботу вже наявного персоналу. Для оцінки якості праці працівників іноді застосовуються спеціальні системи інвентаризації, що реєструють інформацію, стосовно набуття працівниками нових навичок.

Далі  важливим етапом планування є прогнозування. Які фахівці будуть потрібні і  коли? Відповідно до цілей і задач  організації визначаються майбутні потреби в працівниках. Якщо організація  збирається незабаром відкривати ще один підрозділ, то доцільно задуматися про набір потенційних кандидатів уже зараз. Обов'язково враховуються зміни в зовнішньому середовищі, тому що зовнішнє середовище впливає на організацію, на її роботу.

Визначивши  з потребами, можна розробляти план їх задоволення. План повинен містити всі заходи, необхідні для набору, наймання, навчання, просування для досягнення поставлених цілей і задоволення прогнозованих потреб.

При плануванні, крім цілей організації і програм  по їх виконанню, необхідно враховувати  ще такий фактор, як Законодавство. Воно обумовлює умови наймання і звільнення, умови праці (техніка безпеки), мінімальний розмір оплати праці і т.д.

Перед тим як почати процес набору, потрібно чітко визначити майбутні обов'язки працівника. У противному випадку є ризик найняти працівника, особисті і професійні якості якого не зовсім або зовсім не відповідають необхідним. Керівник повинен детально вивчити, які функції працівнику прийдеться виконувати, яку освіту потрібно для цього мати, які навички? 
Важливими також є і психологічні характеристики потенційного працівника.

Аналіз  може бути проведений за допомогою  спостережень за працівником і реєстрації усіх виконуваних ним функцій, можна  просто провести співбесіду з працівником (нехай він сам розповість про  свою роботу) чи попросити працівника заповнити анкету, у якій він опише свої основні обов'язки і права, функції, що він виконує.

Після проведення аналізу змісту роботи майбутнього  працівника, створюється посадова інструкція, у якій вказуються основні обов'язки, які потрібно виконувати, навички й уміння, якими потрібно володіти, а також права, якими володіє працівник.

Набір. Набір являє собою створення  певного резерву на плановані  посади, к із зовнішніх, так і з  внутрішніх джерел. Зовнішні джерела  – це і кадрові агентства, і центри зайнятості, також фірма може помістити оголошення в ЗМІ про свої потреби у фахівцях. Часто організації пропонують людям, що вже працюють на підприємстві порекомендувати своїх близьких і знайомих. Такий спосіб є не тільки дешевим, але і дає можливість працівникам приймати участь у вирішенні проблем фірми. Внутрішніми джерелами є люди, що вже працюють на певних посадах, але мають більші здібності, ніж можуть проявити в даний момент. Просування по службі сильно мотивує працівника, а організації не приходиться навчати нового фахівця багатьом нюансам роботи в організації. Ризик при внутрішній кадровій політиці може полягати в тім, що в організацію не надходять нові люди зі свіжими поглядами й ідеями і це може призвести до застою.

Основною  проблемою при наборі кандидатів є невідповідність майбутньої роботи очікуванням кандидата. Варто прикласти всі зусилля, щоб якнайближче ознайомити майбутнього працівника з його майбутньою роботою, як з її позитивними сторонами, так і з негативними. Завдяки заходам, спрямованим на вирішення цієї проблеми, спостерігається зниження плинності кадрів і збільшення задоволеності роботою в службовців.

При доборі кадрів керівництво відбирає зі створеного в ході набору резерву кандидатів, що найбільше підходять для роботи в організації. 
Використовують такі методи добору: співбесіди, тестування, іспити, створення центрів оцінки кандидатів, у яких застосовуються методи моделювання конкретних ситуацій. У таких центрах кандидати випробуються за допомогою ігор, їм пропонуються конкретні ситуації для виявлення в них здібностей до прийняття рішень і т.д. Центри оцінки є дорогим методом добору і тому вони створюються тільки на великих підприємствах. Найчастіше використовується співбесіда. При співбесіді є великий ризик неправильної оцінки кандидата. Керівник, що оцінює кандидата, може мимоволі занижувати або завищувати здатності людини, оцінювати її по першому враженню, порівнювати її якості зі своїми. Для мінімізації ризику неправильної оцінки варто готуватися до співбесіди. Потрібно вивчити детально обов'язки майбутнього працівника, створити список питань, єдиний для всіх кандидатів і ін. Такі співбесіди, вони називаються структурованими, приносять набагато більш точні результати.

Визначення  заробітної плати і пільг. Заробітна  плата являє собою винагороду працівника за виконану ним роботу. Заробітна плата має великий вплив на виконання працівником його обов'язків. Заробітна плата є важливим чинником при надходженні на роботу, вона впливає на задоволеність працівника своєю роботою, на плинність кадрів в організації, кількість прогулів і продуктивність праці. Оплата за працю працівникам повинна виплачуватися по конкурентноздатних ставках і містити різні винагороди за досягнення працівників. Розмір повинен визначатися не тільки виконаною роботою, але і повинен стимулювати працівника до поліпшення якості виконуваної роботи. Зарплата управлінському персоналу має більш складну структуру, у неї входять різні схеми участі в прибутках, оплата акціями й ін.

До додаткових пільг відносяться: оплата лікарняних, відпусток, страхування, дитячі сади, позички працівникам під маленькі відсотки, різні послуги.

Професійна  орієнтація і соціальна адаптація  в колективі.

Працівник, що приходить в організацію може вже має накопичений досвід, систему  поглядів і своє бачення роботи в даній організації. Починаючи трудову діяльність на новому місці, працівник поступово адаптується в організації. При прийомі на роботу керівник повинен проінформувати кандидата про прийняті норми поведінки, як професійної, так і неформальної. 
Далі в ході спілкування і співробітництва з колективом працівник бачить ставлення до роботи колег, неформальні зв'язки і впливи. Таким чином, він поступово переймає систему норм і звичаїв, починає розуміти, чого чекає від нього організація і яка його роль тут. Обов'язок керівника – допомогти працівнику адаптуватися на новому місці, здійснювати навчання необхідним навичкам, співбесіди на тему, що розуміється під ефективною роботою.

Підготовка  кадрів являє собою навчання працівників  навичкам, необхідним для більш ефективної роботи, підвищення продуктивності праці для досягнення цілей організації. Значення навчання персоналу загальновизнано. Навчання потрібно не тільки при надходженні людини в організацію, але і при переведенні на нову посаду чи просуванні, при дорученні працівнику нових видів роботи, а також, якщо при перевірці встановлено, що працівнику не вистачає певних навичок чи знань для роботи, що він виконує. Чим більшу кваліфікацію має персонал організації взагалі, тим вище загальна продуктивність праці.

Щоб навчання приносило високі результати, ті, яких навчають, повинні бути мотивовані. Вони повинні розуміти, для чого вони навчаються, як це відіб'ється  на їхній подальшій роботі. Організація, у свою чергу, повинна створити сприятливі умови для тих, яких навчають, (заохочення, підтримка). 
Навчання повинне складатися не тільки з теоретичних знань, але і практичних навичок, які той, кого навчають, може набути на конкретному місці в організації.

Оцінка  трудової діяльності. Коли працівник  уже приступив до роботи, адаптувався в колективі, одержав належну професійну підготовку, потрібно час від часу оцінювати ефективність його праці. Найкраще це робити індивідуально з кожним працівником шляхом проведення співбесід. Спочатку потрібно повідомити працівнику, чого саме чекає від нього організація, визначитися, як саме потрібно поводитися працівнику, які нормативи він повинен виконувати, які навички набути. Найкраще, якомога конкретніше визначити поведінку працівника в організації.

Оцінка  трудової діяльності служить для таких цілей:

Адміністративні функції. Оцінка допомагає визначити  працівників, у яких є потенціал  для виконання більш складних і значних обов'язків, що звичайно зв'язано з переведенням на більш  високі посади. Якщо ж у результаті оцінки з'ясувалося, що працівник не справляється або недостатньо добре справляється зі своїми обов'язками, потрібно разом із працівником обговорити, у чому причина його незадовільної роботи, намітити з ним шляхи виходу з даної ситуації, а, якщо і після цього ситуація не змінилася, то перевести його на таку посаду, де його здатності будуть приносити користь, тобто понизити працівника в посаді. Коли ж усі вищеописані прийоми не працюють, працівник трудиться неефективно і всі можливості виправлення ситуації не приводять до поліпшення, такий працівник повинен бути звільнений.

Інформаційні  функції. Працівники довідуються в  процесі оцінки не тільки результати своєї праці, але і свої сильні і слабкі сторони, напрямки, у ких  їм потрібно працювати й удосконалювати свої навички.

Мотиваційні функції. У процесі оцінки виявляються працівники, що особливо добре справляються зі своїми обов'язками. Навіть якщо таких працівників неможливо перевести на більш привабливу посаду (у них немає такого потенціалу чи з іншої причини), вони все рівно заслуговують винагороду. Така винагорода додає працівнику впевненість у собі, стимулює самоповагу, підштовхує до ще більш ефективної праці, іншими словами сильно мотивує до позитивної поведінки.

Якщо  результати оцінки повідомляються працівнику не як критика, а як інформація, яку вони можуть обговорити з начальством, не приймаючи оборонної позиції, то ця інформація завжди впливає на роботу персоналу.

Підготовка  управлінських кадрів, управління просуванням  по службі.

Підготовка  означає навчання навичкам, які працівник повинен буде використовувати в майбутньому. Звичайно підготовка керівних кадрів здійснюється для просування працівника по службовим сходам. При підготовці керівних кадрів, як і іншому навчанні, дуже важливу роль грають аналіз і планування.

Перед початком навчання керівних кадрів потрібно проаналізувати можливості і здатності наявних менеджерів. Потрібно проаналізувати, якими навичками повинна володіти людина, займаючи те чи інше місце в організації. 
Потрібно визначити посадові обов'язки на кожнім місці. Потім уже підбираються кандидати, відповідно до їх відповідності.

Якщо  в процесі аналізу виявляються  недоліки підготовленості керівних кадрів для виконання своїх майбутніх  обов'язків, тоді розробляються плани  навчання і підвищення кваліфікації працівників.

До методів  навчання керівних кадрів відносяться: проведення лекцій, дискусій у складі невеликих груп, розбори конкретних ділових ситуацій, читання літератури, ділові ігри, рольовий тренінг, ротація  по службі.

У багатьох фірмах розробляються програми управління кар'єрою. Дані програми сприяють розкриттю в працівників усіх навичок, умінь і талантів і більш ефективному використанню їхнього потенціалу. Також це важливо і для самих працівників, тому що це сприяє більшій відданості організації, адже з просуванням по службі в працівника з'являється можливість задовольняти більш високі свої потреби у владі, більш творчій роботі, самореалізації й ін.

Формування  кадрового резерву.

Кадровий  резерв – це група фахівців, що відповідають вимогам, які пред'являються до тієї чи іншої посади. Ця група фахівців уже пройшла добір, цільову і кваліфікаційну підготовку.