Экспертиза ценности документов

8. ЭК и ЦЭК ведут исследование ценности различных групп документов. Они рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами. Затем принимается решение о представлении предложений на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения.

9. ЭК и ЦЭК рассматривают перечни и описи особо ценных дел и представляют предложения ЭПК.

10. ЭК и ЦЭК рассматривают предложения о замене подлинников отдельных категорий документов микрофильмами и представляют предложения ЭПК.

11. ЭК и ЦЭК осуществляют методическое руководство деятельностью ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций, контролируют их работу, консультируют членов их ЦЭК совместно с центральными архивами министерства и делопроизводственной службой участвует в проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводства и архивов, членов ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций.

12. ЭК и ЦЭК оказывают методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете в архивных учреждениях, по вопросам работы с документами (составление номенклатур, организация хранения и учета документов, экспертиза их ценности, составление описей дел долговременного хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, и др.).

 Деятельность ЭК и ЦЭК оформляется протоколами (решениями), утверждаемыми руководителем учреждения. По ряду вопросов, как говорилось выше, решения ЦЭК (ЭК) утверждаются или согласовываются с ЭПК учреждения государственной архивной службы. К ним относятся: решения об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу; акты о выделении к уничтожению дел с отметкой ЭПК, акты о неисправимом повреждении и об утере дел постоянного хранения, методические пособия по экспертизе ценности и обработке дел; сводная номенклатура дел учреждения; проекты типовых и примерных номенклатур для структурных подразделений и подведомственных учреждений; предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов или утвержденными ранее типовыми и примерными номенклатурами дел; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел; перечни и описи особо ценных документов и дел; предложения о замене подлинников документов микрофильмами.

 Экземпляр текста решения,  принятого по каждому из этих  вопросов, визируется руководителем  организации и направляется в  ЭПК архивного учреждения. После  его утверждения ЭПК решение  утверждается руководителем организации. 

 ЦЭК как орган центрального  учреждения отрасли имеет специфические  функции; 

1. Методическая работа  в области экспертизы является  одной из важнейших функций  ЦЭК. Она рассматривает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты ведомственных перечней со сроками хранения и перечней документов, подлежащих передаче в госархивы; перечней документов, подлинники которых могут быть заменены микрофотокопиями, имеющими юридическую силу подлинников; классификаторов, примерных и типовых номенклатур, инструкций по делопроизводству и других нормативно-методических пособий (ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении этих пособий).

2. ЦЭК рассматривает проекты  следующих документов: рекомендаций  по организационным и методическим  вопросам экспертизы ценности  документов; списков учреждений, организаций  и предприятий отрасли, документы  которых подлежат или не подлежат  передаче на государственное  хранение; типовых положений об  ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций и других нормативно-методических пособий. Проекты этих документов после одобрения ЦЭК и визирования руководителем учреждения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.

3. ЦЭК по согласованию  с архивным учреждением может  вынести решение о предоставлении  ЭК структурных подразделений министерства (ведомства) и подведомственных ему организаций права самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения и по личному составу за соответствующие годы. Такое решение может приниматься при условии, если имеется утвержденный ведомственный перечень документов со сроками хранения.

 Таким образом, ЦЭК  ведомства выполняет и функции,  присущие ЭК учреждений, и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства.

 Экспертно-методические  комиссии государственных архивов  с постоянным составом документов  ведут работу по нескольким  направлениям.

1. Экспертиза ценности  документов внутри архива (рассмотрение  описей после переработки и  актов о выделении к уничтожению  документов, определение порядка  проведения экспертизы сложных  фондов и комплексов фондов  для обеспечения комплексной  оценки документов и др.).

2. Рассмотрение разработанных  в архиве методических пособий,  в том числе и по экспертизе  ценности документов (перечни категорий  дел постоянного срока хранения, перечни особо ценных дел и  документов, рабочие инструкции  и др.).

3. Работа по комплектованию  госархива (изучение состава документов в учреждениях, сдающих дела в госархив, участие в разработке списков учреждений, сдающих и не сдающих материалы на государственное хранение на соответствующей территории, перечней документов, подлежащих постоянному хранению, и т.п.).

 Решения ЭМК утверждаются  руководством архива, но по ряду  вопросов требуют утверждения  и ЭПК. 

 В федеральных государственных  архивах и центрах хранения  документации, комплектующихся современными  документами, организованы экспертно-проверочные  комиссии. ЭПК РГА выполняет функции ЭК по работе с документами внутри архива, но в работе с учреждениями ей предоставлены права ЭПК архивного органа,

 Экспертно-проверочные  комиссии (ЭПК) органов управления  архивным делом и российских  государственных архивов занимаются  широким кругом вопросов экспертизы  ценности документов и комплектования  ими госархивов (в пределах своей компетенции). Для всестороннего и квалифицированного обсуждения часто весьма сложных вопросов в состав комиссии включают представителей разных профессий: юристов, экономистов, представителей научных и культурных учреждений и дВ функции ЭПК входит рассмотрение:

 списков учреждений, организаций  и предприятий, документов, которые  подлежат или не подлежат приему  на государственное хранение;

 перечней документов, подлежащих приему в государственные  архивы;

 проектов типовых и  примерных номенклатур дел для  учреждений, согласование конкретных  номенклатур дел; 

 предложении об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами (с последующим внесением предложений в ЦЭПК);

 описей дел постоянного  хранения и по личному составу,  представляемых учреждениями;

 вопроса о комплектовании  госархива документами личного происхождения;

 методических пособий  по вопросам экспертизы ценности  и обработки документов.

 ЭПК проводит согласование  актов о выделении к уничтожению  дел с отметкой ЭПК, об утере  дел, о неисправимых повреждениях  дел; заслушивание ЭК учреждений и оказание им помощи, организацию обмена опытом ЭК учреждений и обобщение этого опыта.

 В функции ЭПК архивных  органов входит также вынесение  рекомендаций по методическим  вопросам экспертизы ценности  документов и комплектованию  госархивов; утверждение переработанных описей особо ценных дел, а также актов о выделении документов для уничтожения, составленных в государственных архивах, рассмотрение подготовленных госархивами перечней особо ценных дел и документов и др. •

 Центральная экспертно-проверочная  комиссия (ЦЭПК) является высшей  инстанцией по вопросам экспертизы  ценности документов. ЦЭПК Росархива рассматривает эти вопросы на общефедеральном уровне.

 ЦЭПК Росархива разрабатывает принципы комплектования АФ РФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения;

 разрабатывает принципы  экспертизы научной и практической  ценности документов АФ РФ  и определяет категории учреждений, организаций и предприятий, от  которых производится прием документов  в госархивы;

 разрабатывает типовые  перечни документов и рассматривает  ведомственные перечни документов  со сроками хранения;

 определяет категории  особо ценных и уникальных  дел по предложениям федеральных  министерств и ведомств, а также  РГА; 

 определяет состав  документов, подлежащих хранению  в государственных архивах и  архивах министерств и ведомств;

 рассматривает предложения  об изменении в отдельных случаях  сроков ведомственного' хранения  документов в архивах министерств  и ведомств и об изменении  сроков хранения отдельных категорий  документов, предусмотренных ведомственным  перечнем, а также об установлении  сроков хранения документов, не  предусмотренных ведомственными  и типовыми перечнями; 

 разрешает отдельным  министерствам и ведомствам, имеющим  утвержденный перечень документов  со сроками хранения, самостоятельно  решать вопрос об уничтожении  документов (при условии правильно  поставленного делопроизводства  и хорошей организации работы  по экспертизе ценности документов);

 выносит решения по  предложению министерств и ведомств  о возможной замене подлинников  некоторых категорий документов  и дел микрофильмами. 

 ЦЭПК, как и все экспертные  комиссии, — совещательный орган,  поэтому все ее решения приобретают  силу после утверждения их  руководством Росархива.

 Многие вопросы, рассматриваемые  ЦЭПК, возникают в учреждениях:  ЭК участвуют в подготовке и обсуждении проектов ведомственных перечней, типовых и примерных номенклатур, а также в разработке предложений по изменению сроков хранения документов и установлению сроков, не предусмотренных перечнем. ЦЭК рассматривают эти вопросы на уровне министерств и выносят решения о представлении разработанных проектов на согласование ЭПК РГА, которая выносит свои мнения ЦЭПК, а ЦЭПК принимает окончательное решение (представляемое на утверждение руководству Росархива).

 Объединение усилий  специалистов отрасли, историков  и архивистов создает условия  для реальной объективной оценки  документов. Ведь огромный поток  документной информации затрудняет  их выявление. Погоня за обобщенной  информацией порой приводит к  выхолащиванию ценных документов, отходящих от привычных стереотипов,  содержащих информацию о новаторских  начинаниях, творческих поисках,  нестандартных решениях проблем.  Особенно характерно содержание  такой информации в документах  определенных исторических периодов, связанных с различными переменами  в жизни общества — политическими,  экономическими, социальными, культурными.  Задача экспертной службы —  сохранить наиболее ценные документы  из тех, что освещают ход  перестройки и экономических  реформ.

5. Комплекс нормативно-методических  пособий по экспертизе ценности  документов 

 Важнейшим справочным  пособием при работе по экспертизе  ценности документов служат различные  перечни документов. Перечни, утвержденные  Главархивом СССР, Росархивом, являются также и нормативными документами при определении сроков хранения конкретных категорий дел и документов, т.е. указанные в них сроки хранения обязательны. Главное назначение перечней состоит в обеспечении сохранности ценных документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и их поступление на государственное хранение.

 Существуют два вида  перечней документов: с указанием  сроков хранения и подлежащих  передаче на государственное  хранение. Перечни документов по  срокам хранения делятся на  две группы: перечни типовых документов, называемые обычно типовые перечни,  и ведомственные перечни. Перечни  документов, подлежащих передаче  на государственное хранение, являются  типовыми, но охватывают только  документы постоянного хранения.

 В типовые перечни,  как правило, не включаются  документы специфические, характерные  для какой-то определенной отрасли  народного хозяйства (например, документы  медицинские, военные, судебные  и т.п.). На основании типовых  перечней министерства и ведомства  разрабатывают ведомственные перечни,  включающие и типовые документы,  и документы, специфические для  данной отрасли, т.е. охватывающие  всю документацию учреждений  данной отрасли от высшего  органа до низовой организации.  Сроки хранения типовых документов  соответствуют срокам, указанным  в типовых перечнях (включая отметку  ЭПК). Сроки хранения специфических  документов, создаваемых в результате  выполнения учреждениями и предприятиями  отрасли специальных отраслевых  функций, определяются путем тщательного  изучения состава и содержания  этих документов на основе  принципов и критериев экспертизы  ценности документов. После прохождения  всех стадий обсуждения и согласования  ведомственные перечни утверждаются  руководством соответствующего  ведомства и ведущим учреждением  государственной архивной службы.

 В 1967 г. был издан  перечень типовых документальных  материалов, образующихся в деятельности  министерств, ведомств и других  учреждений, организаций и предприятий,  с указанием сроков хранения  материалов. Этот перечень, а также  два перечня документов по  личному составу (с указанием  сроков хранения, издания 1963 г.  и подлежащих приему на госхранение, издания 1976 г.).