Экспертиза ценности документов. Правила подготовки документов к сдаче в архив

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

Новокузнецкий филиал-институт

государственного  образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Кемеровский  государственный университет» 
 
 

Контрольная работа

По  дисциплине «Документационное обеспечение управления»

По  теме:   Экспертиза ценности документов. Правила подготовки документов к сдаче в архив. 

Выполнил:

Студент гр. ЭФКЗС-11

Барсукова М.Г. 

Проверил:

Ст. преподаватель 

Потапушкина О.В 
 

Новокузнецк 2011г. 

Содержание: 

1. Экспертиза  ценности документов.
2. Правила подготовки документов к сдаче в архив.

 

Введение 

       Документационное  обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

       Документирование  управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой  для осуществления управленческих действий информации на различных носителях  по установленным правилам.

       Деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым правилам, которые регулируются комплексом нормативных документов.

       В целях типизации форм документов, снижения трудоемкости составления и обработки, сокращения количества, проводится унификация документов, заключающаяся в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

       Постановлением  Госстандарта России в 1994 г. принят и  введен в действие Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД-93), включающий унифицированные системы  документации (УСД), обязательные для  документационного общения юридических  лиц.

       В состав УСД входят:

1. УС организационно-распорядительной документации (УС ОРД);
2. УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
3. УС банковской документации;
4. УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
5. УС отчетно-статистической документации;
6. УС документации по труду;
7. УС документации пенсионного фонда;
8. УС внешнеторговой документации.

     Формой  юридического закрепления проводимой унификации и уровня ее обязательности является государственная стандартизация.

     Постановлением  Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

     Общие требования к оформлению документов распространяются на системы документации органов государственного управления РФ, суда, прокуратуры, арбитража, а  также учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

 

1. Экспертиза  ценности документов

     Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой  различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое  значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов.

     Экспертиза  ценности документа - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

     Состав  документов, подлежащих постоянному  хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

     Экспертиза  ценности проводится обязательно в  следующих случаях:

1.     при составлении номенклатуры дел;
2. при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
3. при подготовке дел к последующему хранению в архиве;

     Экспертиза  ценности документов проводится в несколько  этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

     Первым  этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

     Второй  раз экспертиза ценности уже самих  документов проводится через два  года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

     И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный  архив.

     Экспертиза  ценности документов в учреждениях  проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений, подчиненных или подведомственных учреждений.

     Экспертная  комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных  работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии.

     В состав ЦЭК входит также представитель  учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

     Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

     ♦  основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

     ♦ оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

     ♦ документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится долговременно (75 лет).

     В пределах каждого подразделения  просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и  отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих  основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии  этих документов.

     Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для  сведения в различные структурные  подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется  только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

     Конкретные  сроки хранения документов устанавливаются  с помощью специально разработанных  и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с  указанием сроков хранения различных  категорий документов.

     Если  организация передает свои документы  на государственное или муниципальное  хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно  является.

 

2. Правила подготовки документов к сдаче в архив.

     Архив - это специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

     Сдача документов в архив является завершающим  этапом процесса делопроизводства. Дела хранятся вместе их формирования до сдачи документов в архив организации.

     Подготовка  исполненных документов перед сдачей документов в архив включает:

       • экспертизу (оценку) научной и  практической ценности документов;

       • оформление дел;

       • описание документов постоянного  и долговременного хранения;

       • обеспечение их сохранности;

       • сдачу документов в архив  учреждения.

     Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до сдачи их на государственное хранение. Дела для сдачи документов в архив  готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в нормативных  документах. В архив организации  сдаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных  подразделений. Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется  сотрудником архива предварительно, на стадии подготовке к сдаче документов в архив.

     Специалистами установлен оптимальный срок использования  документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока  документы передаются в архив, уничтожаются или остаются для использования в делопроизводстве. Подготовку дел к сдаче в архив проводят сотрудники, ответственные за их формирование и хранение. 

     Дела  временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат упрощенному оформлению: остаются в скоросшивателях и не нумеруются, проверяется их наличие, и сдаются  в архив.

     Дела  постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу  подлежат полному оформлению: переплет или подшивка дела, нумерация листов, оформление всех реквизитов обложки. До подшивки дела удаляют металлические  крепления, в конце дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Затем  дело подшивают в твердую папку в 4 прокола или в переплет.