Экспертиза ценности документов и комплектование архива организации

     Сроки хранения документов, указанных в  Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, подлежат их документы  к передаче на государственное или  муниципальное хранение или нет. Но применяют эти сроки организации по-разному.

     Временный срок хранения документов обязателен для всех. Причем занижать срок хранения документов не допускается, а увеличивать  его можно. Постоянный же срок хранения применяется теми организациями, чьи  документы поступают на хранение в государственные или муниципальные архивы.

     Если  организация не является источником комплектования соответствующего архивного учреждения, то она хранит документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет, негосударственные - не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения этих документов определяет сама организация в соответствии с действующим законодательством и исходя из необходимости их практического использования в своей деятельности.

     Применяя  Перечень в процессе работы по определению сроков хранения документов, не следует забывать и о графе «Примечание».

Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом  окончания их делопроизводством. Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).

     Отбор документов на дальнейшее хранение и  уничтожение проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается определение ценности и значения документов, включенных в дело, только лишь по их заголовкам, указанным в номенклатурах дел или на обложках дел, без просмотра самих дел и изучения содержащейся информации в документах.

     При полистном просмотре дел изымаются  копийные, дублетные, черновые документы, а также документы с временными сроками хранения, которые подлежат выделению к уничтожению.

     По  итогам проведения экспертизы ценности, помимо описей на дела, отобранные для дальнейшего длительного хранения, составляется акт о выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли и практическая надобность в которых отпала.

     Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится только после составления описей дел постоянного или длительного хранения.

     Описи и акт рассматриваются на заседании  экспертной комиссии организации одновременно. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то согласованные экспертной комиссией организации описи и акты утверждаются руководителем организации только после утверждения и согласования описей на дела постоянного и долговременного хранения по личному составу. Только после этого разрешается проводить уничтожение дел, включенных в акт.

     Организации, документы которых приему в архивные учреждения не подлежат, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае экспертным комиссиям организаций дано право согласовывать описи на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации.

     И только после этого отобранные к  уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

     Отобранные  к уничтожению и включенные в  акт документы передаются в организации для их утилизации. Передача дел для их уничтожения производится на основании приемо-сдаточной накладной.

     Погрузка  и вывоз документов для переработки (утилизации) осуществляется под контролем сотрудника архива организации (или ответственного за архив).

     Научно-техническая  обработка предусматривает целый  комплекс работ по оформлению дела:

     1.Полистный  просмотр документов дела;

     2.Формирование  дела в соответствии с правилами;

     3.Удаление  копий, дубликатов, металлических  скреплений, черновиков, ремонт поврежденных документов;

     4.Вложение  чистого бланка листа-заверителя  в конец дела;

     5.Переплет  дела типографским способом или  подшивка дела (формата А 4 –  на 4 прокола);

     Дела  постоянного хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед  за обложкой, верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая (1,5 - 2 см) картонная полоска, через которую прошивается дело. Дела по личному составу можно прошивать насквозь, включая верхнюю и нижнюю части обложки.

     6.Нумерация  листов в деле;

     В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов дела, все листы, кроме листа-заверителя нумеруются порядковой нумерацией. Нумеровать необходимо простым  карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на его оборотной стороне. В случае, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно.

     7.Составление  листа-заверителя;

     В листе-заверителе оформляется итоговая запись о количестве пронумерованных  листов в деле цифрами и прописью. Ошибки в нумерации устраняются  несколькими способами: пропущен номер - допускается отметка о пропущенном  номере; не пронумерован лист – допускается употребление литерных номеров (например: 15, 15а, 15б); продублирован номер – допускается зачеркнуть ошибочный номер и рядом поставить правильный.

     Лист-заверитель подшивается в конце дела (в  случае, если дело уже прошито или переплетено, лист-заверитель можно наклеить на внутреннюю сторону обложки).

     8.Оформление  обложки дела.

     Обложка дела при оформлении дела должна соответствовать  установленной форме:

• полное название учреждения – в именительном падеже (в скобках указывается сокращенное название);
• индекс дела – переносится из номенклатуры дел;
• заголовок дела – переносится из номенклатуры дел и может уточняться;
• срок хранения - переносится из номенклатуры дел;
• крайние даты определяются по первому и последнему документам в деле;
• номера документов в деле;
• номер тома (части), если дело состоит из нескольких томов (частей);
• количество листов в деле – переносится с листа-заверителя.

     Результаты  проведенной экспертизы ценности документов подлежат оформлению. Включенные в  акт документы, уничтожаются централизованно в установленном порядке, под контролем делопроизводителя или специалиста, ответственного за архив.

По результатам  экспертизы ценности документов в организации  составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения  и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

     В архиве организации в зависимости  от состава и объема электронных  документов (ЭД), отнесенных к составу  Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи ЭД постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.

     ЭПК архивного учреждения утверждает описи  дел постоянного хранения и согласовывает  описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД).

     Указанные описи и акты рассматриваются  на заседании Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) либо экспертной комиссии организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

     Дела  включаются в акт, если предусмотренный  для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1995 г.

     Акт о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе[14].

     Архивные  учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют  право потребовать включить в  опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

     Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел  оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес  бумажной макулатуры.

     Погрузка  и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

     Оперативное хранение дел – это хранение дел  в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

     Во  время оперативного хранения дела могут выдаваться для временной работы, как сотрудникам предприятия, так и сторонним организациям.

     Сотрудникам предприятия дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения, где находятся на оперативном  хранении дела. При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца.

     На  дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту –  заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.

     Сторонним организациям дела выдаются по их письменному  запросу и указанию руководителя предприятия - владельца документов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительно наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела.

     За  сохранность документов несут ответственность  руководители структурных подразделений  и работники службы делопроизводства.

     Срок  оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками  хранения 5 и 10 лет. Эти документы  не передаются на архивное хранение, а  продолжают храниться в структурных  подразделениях.

     Дела  постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архив.

       Глава III.

    Понятие и содержание комплектования архива

    Комплектование  архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

    Государственные архивы комплектуются архивными  документами, образующимися в деятельности  органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

    Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа  по комплектованию архива документами складывается:

• Из установления профиля архива;
• Определения источников комплектования;
• Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
• Организации комплектования.

 

     3.1.Определение  источников комплектования 

    Источник  комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования». 
 

    Критериями  источников комплектования являются:

• Функционально-целевое назначение учреждения;
• Масштаб его деятельности;
• Вид организации;
• Полнота отражения в ее документах ценной информации.