ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение...............................................................................................................................................3

Глава I

 Общая характеристика экспертизы ценности документов..................................................5

1.1.Понятие экспертизы ценности документов..........................................................5

     1.2.Экспертиза ценности документов в делопроизводстве...................................7

Глава II

Порядок проведения экспертизы ценности экспертной комиссией.................................12

     2.1.Функции, права и организация работы экспертной комиссии.....................12

     2.2.Этапы экспертизы ценности документов.............................................................15

Глава III

Понятие и содержание комплектования архива…………………………………………..22

      3.1.Определение источников комплектования……………………………………22

     3.2. Организация комплектования…………………………………………………….24

Заключение…………………………………………………………………………………………30

Список литературы……………………………………………………………………………….32 
 
 
 
 

            ВВЕДЕНИЕ

        В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно.

    Комплектование  – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

    Под профилем архива следует понимать установленный  для архива состав документов, который  определяется признаками классификации  документов Архивного фонда РФ. Комплектование архива не существует изолированно и, решая свои задачи, тесно взаимодействуют с гуманитарными и естественными науками и научными дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и техники, историей литературы и искусства, историей государственных учреждений, источниковедением, вспомогательными историческими дисциплинами, документоведением, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физикой, химией, биологией и др.

    Информационный  подход дает возможность обрабатывать информацию в целях введения ее в  механические и автоматические читающие устройства.

    Достижения  физики, химии, биологии и других наук помогают архивистам решать вопросы сохранности документов.

    Таким образом, комплектование архивов, тесно  связанное с рядом наук и научных  дисциплин, широко использует их достижения, и само способствует развитию соответствующих отраслей науки.

    Целью данной работы является – изучить экспертизу ценности документов и описать основные моменты комплектования архивных фондов. Задачами курсовой работы являются:

1) Рассмотреть понятие экспертизы ценности документов

2) Охарактеризовать процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве

3) Определить функции, права и организацию работы экспертной комиссии

4) Определить  порядок проведения экспертизы  ценности документов и проблемы, возникающие в нем

5)  Раскрыть понятие и содержание комплектования архива

6)  Раскрыть определение источников комплектования

7)  Описать организацию комплектования 
 
 
 
 
 

     Глава I

       Общая характеристика экспертизы ценности документов

                     1.1 Понятие экспертизы ценности документов

     Экспертиза  ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

     Экспертизе  ценности документов подлежат все документы  на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается .

     Основные  правила работы архивов организаций (2002) являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

     Право и обязанность создания архивов  организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральном архивном агентстве (2004), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

     Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а  также обязательны для всех негосударственных  организаций в части обеспечения  сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

     Архивы  организаций, хранящие кинофотофоно- и  видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические  документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами[2].

     Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом  Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации  от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

     Государственные организации, не отнесенные к составу  источников комплектования государственных  архивов, а также негосударственные  организации могут руководствоваться  настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

     Закон РФ «Об архивном деле в РФ» определяет понятие «экспертиза ценности документов», как изучение документов на основании  критериев их ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

     Для того чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК) из числа заинтересованных работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер и возглавить ее должен один из руководителей (председатель комиссии). Комиссия создается приказом руководителя и руководствуется в своей деятельности нормативно-методическими документами и Положением о ней, утвержденным в установленном порядке. Решения комиссии оформляются в протоколах, подписываются председателем и секретарем и обязательны для исполнения всеми сотрудниками учреждения. Основной задачей ЭК является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

     Экспертиза  ценности в учреждении должна быть организована правильно и проводится ежегодно. Условно можно определить следующие этапы этой работы:

     1 этап. Первоначально экспертиза  ценности документов проводится  при составлении номенклатуры  дел, когда дело еще не родилось, т.е. составляется прогноз ценности документов дела (как правило – IV квартал текущего года).

     2 этап. При завершении дел в  делопроизводстве (обычно – I квартал  следующего года) документы, образовавшиеся  в течение прошлого года, делятся на группы в соответствии со сроками их хранения.

     3 этап. На основном этапе экспертизы  ценности проводится полистный  просмотр документов перед формированием  их в дело. Проводит эту работу  делопроизводитель учреждения и  это очень важный момент, так  как делопроизводитель – единственный специалист своей сферы, кто может правильно оценить значимость и ценность каждого документа.

       1.2 Экспертиза ценности документов  в делопроизводстве

     При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения.

     В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении  номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. На третьем этапе, при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов.

     Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам.

     При создании экспертной комиссии разрабатывается  положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим:

     - ведущий специалист (юрист, работник  службы делопроизводства, отдела  кадров, архива);

     - главный бухгалтер организации;

     - секретарь-референт.

     Экспертная  комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия. Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий. В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.

     Экспертная  комиссия предприятия рассматривает  каждое дело, находит в перечне  срок хранения и проставляет его  на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел. Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.

     Если  какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в  крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями. В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы:

• документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив;

 

• документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет);