Использование новых современных технологий в документировании деятельности организации (предприятия, фирмы)

Системы электронного документооборота предназначались исключительно  для обеспечения оперативной  деятельности соответствующей категории  персонала, отвечающего за учет документов и контроль исполнения.

Но в последнее время  отношение организаций к документированию своей деятельности меняется: об этом свидетельствует все большее  число проектов внедрения СЭД, учитывающих  вовлечение в работу с документами  по электронным регламентам большинства  сотрудников предприятия. Все чаще внедрения носят ярко выраженный корпоративный характер с организацией «сквозного» электронного обмена документами между головным офисом и филиалами, дочерними структурами, производственными площадками и т. п. Изменение отношения к СЭД – это во многом следствие осознания необходимости перманентного анализа своей деятельности на основе документированных свидетельств, с одной стороны, и тех возможностей, которые предоставляет для этого СЭД, – с другой [12, С. 93].

Мы обратились к деятельности ООО «ЛП» Ангара». На примере рассматриваемой организации мы убедились, в том, что введение новых современных технологий в документирование деятельности – важный аспект успешного функционирования и развития организации. Но вместе с тем, внедрение новых технологий требует немалых финансовых и временных затрат.

Современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном  использовании различных видов  информационных процессов на базе единого  технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

Существует  два подхода к совершенствован6ию документационного обеспечения  управленческой деятельности на основе современных информационных технологий:

1. Совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий.
2. Комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления.

Каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный  путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. – М.,. 1991.
2. ГОСТ Р 51141- 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.,1998.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов. УТВ. ПОСТ. Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-СТ.
4. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве/ В.И. Андреева // Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез». – 2005. – 144 с.
5. Багриновский, К.А. Новые информационные технологии / К.А. Багриновский, Е.Ю. Хрусталев. – М.: ЭКО, 2008. – 229 с.
6. Баронов, В.В. Информационные технологии и управление предприятием / В.В. Баронов, Г.Н., Калянов, Ю.Н. Попов и др. – М.: Компания Айти, 2009. – 328 с.
7. Ватолина, М.В. Организация работы с документами / М.В. Ватолина. – Ростов н/Д: Феникс, 2006. – 320 с.
8. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: учеб. / под ред. проф. В.А. Кудряева. – М.: ИНФА-М, 2009. – 592 с.
9. Кузнецова,  Т.В. Документы и делопроизводство / Т.В. Кузнецова. – М.: Экономика. – 2010. – 271 с.
10. Ларин, М. В. Управление документацией в организациях / М. В. Ларин. – М.: Научная книга, 2008. – 260 с.
11. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: учеб. пособие для студ. учр. сред. проф. образ. / А.В. Пшенко. – М.: Мастерство, 2006. – 176 с.
12. Титоренко, Г.А. Информационные технологии управления: уч. пособие для вузов / под ред. Г. А. Титоренко. – 2-е изд., доп. – М.: Юнита-Дана, 2009. – 439 с.
13. Организация работы с документами. Учебник для вузов / Под ред. В.А. Кудряева. – М.: Апсект-Пресс, 2009. – 216 с.
14. Артамонова, И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации/ И.Л. Артамонова // Секретарское дело. – 2009. – №3. – С 23-26.
15. Бадьина, А.В. Электронный документооборот фирмы / А.В. Бадьина // Делопроизводство. - 2010. - №1. - С 34-39.
16. Максимович, Г.Ю. Автоматизация информационного обеспечения управления / Г.Ю. Максимович, В.И Берестова // Секретарское дело. – 2010. – №11. – С. 25-27
17. Янковая,  В.Ф. Служба ДОУ: цели и задачи деятельности в современных условиях / В.Ф. Янковая // Современные технологии делопроизводства и документооборота // www. mcfr.ru 27.05.2011.
18. Новая эра // журнал «Бюджет» // www. bujet.ru 11.04.2012.