Использование новых современных технологий в документировании деятельности организации (предприятия, фирмы)

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФГБОУ ВПО «ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» В Филиал в г. Братске

 

Кафедра социальной философии и социально-культурных технологий

 

 

 

Курсовая работа

 

По дисциплине: Документоведение

 

Тема: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НОВЫХ СОВРЕМЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДОКУМЕНТИРОВАНИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ, ФИРМЫ)

 

 

 

Выполнила:

Студентка 2 курса

группы ДиДОУз-10:             А.О. Чиган

 

Руководитель:

ст. преподаватель                                                          Т.А. Варюхина          

 

 

 

Братск 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………......3

 

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ   УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ………………......5

1.1 Документационное  обеспечение управления как основа  деятельности    

современной организации……………………..…………………………………5

1.2 Цели и  задачи деятельности службы ДОУ  в современных организациях

 ……………………………………………………………………………………..8

 

2. СОВРЕМЕННЫЕ  ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В  

ДОУ СОВРЕМЕННОЙ  ОРГАНИЗАЦИИ……………………….……………14

2.1 Современные методы  совершенствования документооборота в

организации………………………………………………………………………14

2.2 Характеристика  современных информационных технологий  и стратегии 

их использования……………………………………...…………………………21

 

3. ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО  ДОКУМЕНТООБОРОТА……………………………………………………….26

3.1 Характеристика ДОУ ООО «ЛП «Ангара»………………………………...26 3.2 Развитие системы электронного документооборота в ООО «ЛП «Ангара»………………………………………………………………………….31

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….....34

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………37

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Увеличение объемов  информации предъявляет новые требования к организации информационно-документационного  обслуживания в организации. Соответственно стали изменяться требования к службам, которые занимаются информационно-документационным обеспечением.

Главным направлением усовершенствования процесса документирования, приспособления ее к современным условиям стало  использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами.

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений [4, С. 39].

С другой стороны информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования  информационных ресурсов. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, которые определялись главным образом развитием научно-технического прогресса. Как следствие, в ее названии произошли некоторые изменения за счет присоединении одного из синонимов: новая, компьютерная или современная.

Актуальность исследования данной курсовой работы заключается  в осмысление значимости и необходимости  совершенствования документирования управленческой деятельности организации в условиях современной России.

Объектом данного исследования выступает документирование деятельности современной организации. Предмет работы составляет всесторонний анализ роли использования новых современных технологий в документировании деятельности организации на примере ООО «ЛП «Ангара». Целью настоящей курсовой работы является – комплексный анализ значимости внедрения новых современных технологий в документирование деятельности организации. Выдвинутая цель достигается последовательным решением следующих поставленных задач:

-проанализировать цели и задачи документационного обеспечения управления в современных условиях;

-рассмотреть классификацию современных информационных технологий в документировании деятельности организации;

-проанализировать деятельность ООО «ЛП» Ангара» в плане внедрения современных технологий в процесс ДОУ.

В числе доминирующих методов мы выделяем такие, как структурно-функциональный, системный, метод комплексного анализа.

Теоретической основой  для исследования послужили труды  отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области  теории и практики документоведения, а также справочные  нормативные материалы по исследуемой проблематике.

Источниковой базойкурсовой работы являются нормативные акты федерального и регионального уровней, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий и интернет.

Кроме того, значимыми  в исследовании данной темы стали  труды следующих авторов: Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Пшенко А.В., Артамоновой И.Л., Титоренко Г.А., Максимович Г.Ю., Берестовой В.И и др.

 

 

 

 

 

 

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

 

1.1 Документационное  обеспечение управления как основа  деятельности современной организации

 

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Технология управления документооборотом предполагает ведение  регистрационно-контрольных форм в  виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом – практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители [4, С. 16].

Статус службы ДОУ, ее цели, задачи, функциональные обязанности  закрепляются в положении о подразделении, поэтому важно, переходя на современные  технологии работы с документами, внедряя  новые подходы и используя  новые методы организации работы с документами, периодически пересматривать положение о службе ДОУ, отражая в нем те изменения, которые важны с организационной точки зрения. Функция управления документами в организации выполняется службой документационного обеспечения управления, или службой делопроизводства (в нормативных документах последнего времени используется именно это название).

Несмотря на то, что документационное обеспечение (делопроизводство) – достаточно консервативная область деятельности, в настоящее  время мы являемся свидетелями весьма серьезных изменений, которые происходят в документационном обеспечении. Эти изменения вызваны рядом факторов, среди которых наиболее значимыми являются:

1. Изменение законодательства в сфере информации и документации.
2. Изменение технологии создания, обработки, хранения и использования документов (применение в процессах управления документами компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и применение систем электронного документооборота и электронных документов).
3. Изменения в организации управленческих процессов, которые могут быть вызваны различными причинами – как изменением организационно-правовой формы организации или ее подведомственности, так и внедрением системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СМК, или иными причинами [4, С. 26].

Служба ДОУ. Это понятие в настоящее время  употребляется в двух значениях:

1. Структурное  подразделение организации, выполняющее  функции документационного обеспечения  управления.

2. Структурное  подразделение организации, осуществляющее функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях.

Во втором значении это понятие закреплено в правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: «служба делопроизводства – структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти».

Именно второе значение понятия «служба ДОУ» важно для организации делопроизводства в современных условиях. В любой организации в каждом структурном подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник, ответственный за организацию делопроизводства. Это может быть самостоятельная штатная единица – секретарь подразделения, делопроизводитель – или работник, совмещающий выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями по основной должности. Подчеркнем, что в последнем случае поручить работнику подразделения выполнение обязанностей по ведению делопроизводства можно только на основании приказа (распоряжения) руководителя организации. Однако применительно к положению о службе ДОУ мы будем иметь в виду конкретное подразделение, которое выполняет функции по организации работы с документами.

В действительности это положение чаще всего имеет  какое-то конкретное название: отдел  делопроизводства, канцелярия, общий отдел, отдел ДОУ и др. В организациях с большой численностью работников и сложной структурой это может быть департамент или управление соответственно делопроизводства, документационного обеспечения или управления документами.

Делопроизводство, документационное обеспечение, управление документами. Как известно, термин «делопроизводство» – старый термин, термин «документационное обеспечение (документационное обеспечение управления)», или сокращенно ДОУ, относительно новый, он употребляется наряду с термином «делопроизводство» в течение последних 30-35 лет. Специалисты в области ДОУ, как правило, употребляют их как синонимы и в том значении, которое закреплено ГОСТ Р 51141: «делопроизводство; документационное обеспечение (управления): отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» [2, С. 49].

Рассмотрим  основные цели и задачи документационного  обеспечения управления современной  организации.

 

1.2. Цели и  задачи деятельности службы ДОУ в современных организациях

 

В регламентации  деятельности службы ДОУ большое  значение имеет определение ее целей  и задач. В примерном положении  цель службы ДОУ сформулирована следующим образом: «основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления». На наш взгляд, данную формулировку («организация, руководство, координация, контроль и реализация работ») можно отнести практически к любой деятельности, тем более что это даже и не цель, а выполняемые подразделением управленческие функции [18].

Представляется, что при формулировании цели службы ДОУ нужно исходить из того, что  на практике является результатом документационного  обеспечения. В результате документационного обеспечения в каждой организации создается ее документальный фонд – совокупность всех документов, образовавшихся в деятельности организации, как созданных в ней, так и поступивших из других организаций. Документальный фонд создается по определенным правилам, формироваться он начинает еще на стадии регистрации документов, используется документальный фонд в текущей деятельности организации, являясь источником информации для принятия управленческих решений. Жизнь документа в делопроизводстве заканчивается тогда, когда документ по истечении срока хранения уничтожается или, если он подлежит длительному или постоянному хранению, передается из документального фонда в состав архивного фонда, т. е. в архив организации. Следовательно, цель деятельности службы ДОУ можно сформулировать таким образом: формирование полноценного документального фонда организации и создание условий для его эффективного использования в текущей деятельности организации [19].

Это утверждение  можно воспринять как вполне очевидное, однако нужно отметить, что само понятие «документального фонда» – это новое понятие. Ни в одном словаре или стандарте, содержащем делопроизводственную терминологию, оно не зафиксировано. До самого последнего времени оно использовалось без соответствующего четкого определения. Единственный нормативный документ, в котором этот термин употребляется с пояснениями, раскрывающими его содержание, – это правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением правительства РФ от 15.06.2009 № 447 [18].