Использование архивных документов

Архив выдает архивные справки, архивные выписки и архивные копии под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Получатель архивной справки расписывается на копии справки, архивной выписки или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения.

Заверенная апостилем  архивная справка, архивная выписка  или архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, выдается при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, входящие в СНГ, а также ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются непосредственно в адрес заявителю. В случае, если запрос данной категории поступил из Департамента консульской службы (ДКС) МИД России, архив направляет ему ответ с указанием номера и даты исходящего из ДКС МИД России запроса.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления за рубеж (кроме указанных выше), включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в Федеральную архивную службу России для пересылки заявителю через ДКС МИД России.

Выдача подлинных  личных документов

Подлинные личные документы  могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива.

Выдача подлинных документов об актах гражданского состояния (рождения, смерти, регистрации брака и др.) проводится по согласованию с органами ЗАГСа.

Реабилитированные лица, проходившие в качестве обвиняемых (подсудимых, осужденных) или их родственники, а также лица, в отношении которых осуществлялись фильтрационно-проверочные мероприятия, или их родственники имеют право на получение подлинников сохранившихся в делах документов творческого характера, в том числе рукописей, фотографий, писем и других личных документов.

С изымаемых документов, дел, как правило, делаются копии  и приобщаются к делам, фондам. Изъятие подлинных личных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях дел, в описях.

Выдача подлинных личных документов оформляется распиской  заявителя, актом об изъятии из дел подлинных документов которые вместе с документами, на основании которых произведены изъятия, включаются в дело фонда.

Изменения объема фондов при выдаче подлинных дел без замены их копиями учитываются в установленном порядке.

Не подлежат изъятию  из архивных дел находящиеся в  них паспорта, военные билеты, служебные  удостоверения.

Подлинные личные документы  могут быть высланы гражданам ценными письмами.

 

Заключение

Использование документов - одна из важнейших функций архивов  всех уровней.

Все формы использования  документов в совокупности позволяют  обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры. Федеральная Целевая Программа «Культура России (2001-2005 гг) подпрограмма «Архивы России»»

ВНИИДАД в настоящее  время завершает разработку нормативного акта "Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими".

В подготовленном проекте  сделана попытка урегулировать  следующие вопросы:

1. Обязанности государственных  и муниципальных архивов при  организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;

2. Ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;

3. Права государственных  архивов при организации доступа  пользователей к архивным документам;

4. Порядок доступа  к документам, хранящимся в государственных  архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых, передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);

5. Права и ответственность  пользователя при работе архивными  документами;

6. Организацию копирования  архивных документов и поисковых  архивных средств.

В целях оптимизации  использования архивных документов ВНИИДАД с участием Рекомендаций Министров стран - членов Совета Европы по европейской политике в области доступа к архивам (одобрены Комитетом Министров 13.07.2000 г.) разработал проект нормативного документа, а также вариант методических рекомендаций по их внедрению. После принятия этих документов должен появиться инструментарий, который поможет как архивисту, так и пользователю найти правовые пути решения возникающих вопросов, прежде всего в части доступа к документам, содержащим персонифицированную информацию. Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.

 

Список использованной литературы

1. Архивоведение: Учебник  для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2006;

2. Головкина Т.А., Шапошникова  А.С. Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в РГАНТД//Отечественные архивы.2003.№ 6;

3. Елисеева Н.В., Нагаев  И.М. Как использовались документы  ЦГАСА в 1981-1990 гг.//Отечественные архивы.2007-2011.№ 1;

4. Капустина Н.И.Бобровский  архив Воронежской области: использование документов//Отечественные архивы.2000.№ 2;

5. Наумов О.В. Вопросы  доступа, пользования и использования  документов РЦХИДНИ//Отечественные архивы. 2005. № 2;

6. Организация использования  документов ГАФ СССР. Пособие  для архивистов. М., 2007;

7. Павлова Т.Ф. Пользователи  в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

 

Типовой состав структурных подразделений  управления делами

 

 

ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА 

 

ПРИКАЗ  
от 18 октября 2004 г. N 160 

 

О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ  

 

(в ред. Приказов  ФТС РФ от 30.03.2007 N 383, от 15.11.2007 N 1412) 

 
    В целях улучшения организации  документационного обеспечения и работы архивов в таможенных органах, реализации положений новой редакции Таможенного кодекса Российской Федерации и выполнения мероприятий по преобразованию ГТК России в Федеральную таможенную службу приказываю:  
    1. Утвердить согласованную с Росархивом "Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)" (приложение).  
    2. Начальникам региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов:  
    обеспечить организацию делопроизводства и работу архивов в соответствии с утвержденной Типовой инструкцией;  
    усилить внимание к вопросам соблюдения таможенными постами порядка подписания и регистрации документов, контроля за их исполнением.  
    3. Считать утратившими силу Приказы ГТК России от 09.03.99 N 150 "О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах",10.04.2000 N 290 "О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах" и 15.09.2003 N 1006 "О порядке регистрации и подписания документов в таможенных органах".  
    4. Контроль за исполнением настоящего Приказа осуществлять заместителю руководителя ФТС России Ю.Ф. Азарову.  
 

Руководитель  службы  
генерал-полковник  
таможенной службы  
А.Е.ЖЕРИХОВ 

 
  
 

Приложение  
к Приказу ФТС России  
от 18.10.2004 N 160 

 

 

Русь и Орда. Великая империя средних веков

 

 

Штамп аппастиль 

 

 

 

 

Рукописи 19 века главного архива

 

 

 

 

¹ см. приложение № 1

² МИД- министерство иностранных дел

³ СМИ- Средства Массовой Информации