Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта

 

5.   Методы, технические  средства, применяемые для обработки  информации.

 

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный  аппарат. Секретарь-референт максимально  использует имеющиеся средства для  повышения оперативности и эффективности  своего труда.

1) Компьютер стал незаменимым  в практике секретаря и по  праву занимает место «номер  один» на его рабочем столе.  Секретарю он помогает выполнять  широкий круг задач:

- составление и редактирование  документов;

- регистрация и контроль  исполнения документов;

- хранение и поиск документов, другой полезной информации;

- прием и передача документов  по каналам связи;

- архивное хранение документов;

- организация своего рабочего  времени и времени руководителя.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности.

Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дисплей  и клавиатура.

Главный элемент системного блока – процессор. Рынок завоевали  следующие виды процессоров: Pentium III, Pentium IV,  AMD Athlon, Duron. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем  выше номер, тем выше возможности  компьютера. Марка компьютера на рабочем  столе секретаря является показателем  уровня технической  оснащенности фирмы.

2) Принтер предназначен  для вывода информации из памяти  компьютера на бумажный носитель. Наилучшее качество печати обеспечивает  лазерный принтер, где для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из компьютера.

3) Сканер осуществляет  ввод информации с бумажного  носителя в память компьютера. В практике секретаря используется  планшетный сканер для сканирования  книг и других сброшюрированных  или переплетенных документов.

4) Устройство архивации  осуществляет хранение большого  объема информации и доступ  к ней с большой пропускной  способностью. Устройство подключается  к компьютеру через порт. Запись  информации производится на магнитнооптические  диски.

5) Телефон. В настоящее  время внедрена система связи,  передающая с сотового телефона  не только звуковую информацию, но и цифровую, электронную.

6) Факс – это копировальный  аппарат, который предоставляет  возможность копировать любой  документ на расстоянии, задействуя  телефонные каналы. Сигналы, поступившие  на приемник факса по телефонной  линии, несут информацию о передаваемом  документе. После обработки сигнала  формируется копия документа  и посредством точечного нагрева  специальной термочувствительной  бумаги происходит распечатка  полученного документа.

7) В своей работе секретарь-референт  использует портативный копировальный  аппарат «CANON». Он не требует  предварительного нагрева и имеет  автоматическое отключение. Максимальный  формат копируемого документа  – А4. Скорость работы – 4 копии  в минуту.

8) Шредер – уничтожитель  документов, имеющий малошумный  двигатель и режущий механизм

 

6.   Правовое обеспечение  деятельности секретаря-референта.

 

Значительная часть информации, с которой работает секретарь-референт, является конфиденциальной и представляет большой интерес для конкурентов.

Коммерческая тайна - научно-техническая, коммерческая, организационная или  иная используемая в предпринимательской  деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической  ценностью в силу того, что она  не является общеизвестной и не может  быть легко получена законным образом  другими лицами, которые  могли  бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить  ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и коммерческих секретов других организаций. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- установление правил  отнесения информации к конфиденциальным  сведениям;

- разработку инструкций  по соблюдению режима конфиденциальности  для лиц, допущенных к конфиденциальным  сведениям;

- ограничение доступа  к носителям информации, содержащим  конфиденциальную информацию;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет  и сохранность документов, содержащих  конфиденциальную информацию;

- осуществление контроля  за соблюдением установленного  режима охраны конфиденциальной  информации.

Секретарь-референт при поступлении  на работу, наряду с должностной  инструкцией, должен подписать договор  о неразглашении коммерческой тайны  и об ответственности за ее сохранность.

 

7.   Организационная  деятельность секретаря-референта.

 

Секретарь-референт является лицом, наиболее приближенным к руководителю. Секретарь не только упорядочивает  рабочий день руководителя, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений  или ограждает руководителя от нежелательных  посетителей или ненужной ему  информации.

Помимо вышеперечисленного, секретарь-референт выполняет функции  пресс-секретаря по связям с коллективом  фирмы. Секретарь доводит распоряжения или поручения руководителя до подчиненных, а также запоминает и знакомит руководителя с той частью информации, которую директор сам не может  заметить.

В ряде случаев секретарь  выступает от имени руководителя. Секретарю зачастую приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителем  и сотрудниками. Секретарю необходимо проявить гибкость в сложных ситуациях, умение владеть своими эмоциями. Секретарю-референту  необходимо поддерживать нормальные деловые  отношения с сотрудниками фирмы:

- искренне интересоваться  сотрудником;

- указывать на ошибки  не прямо, а косвенно;

- уметь внимательно выслушивать  сотрудника;

- внушать сотрудникам  сознание их значимости, создавать  людям хорошую репутацию, которую  они будут стараться поддерживать;

- уметь добиваться, чтобы  сотрудники были готовы сделать  то, что предлагает секретарь.

 

8.   Использование программ  в процессе обработки информации.

 

В организации «Издательский  дом «Урал» компьютеры всех сотрудников  организации объединены в локальную  сеть.

Компьютерная сеть позволяет  использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства. В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных. Остальные  компьютеры являются рабочими местами  локальной сети.

Обмен электронными документами  осуществляется при помощи электронной  почты (пересылка сообщений с  компьютера на компьютер на электронный  адрес, включенный в компьютерную сеть).

В организации компьютер  секретаря-референта подключен к  сети Интернет. Сеть состоит из огромного  количества серверов, подключенных к  сети. Информация хранится в виде графических  документов (Web-site).

WWW – всемирная информационная  сеть, которая позволяет находить  любую информацию на различных  серверах и использовать гипертекстовые  документы, имеющие ссылки на  другие связанные с ним документы.

Хорошим помощником для секретаря-референта  при планировании рабочего дня служит программа Microsoft Outlook

Информационная система Microsoft Outlook предоставляет множество возможностей для эффективной организации  рабочего времени секретаря-референта  и его руководителя.

Эта программа помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать  встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Входящие – поддерживает несколько систем электронной почты, дает возможность посылать и получать сообщения, получать запросы на выполнение задач.

Календарь – контролирует расписание и планирует встречи  с другими людьми. Можно просмотреть  отчеты, обзоры за день, неделю, месяц.

Контакты – хранит и  постоянно обновляет сведения о  деловых контактах. Можно сразу  перейти на страницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом, послать электронную почту.Задачи – содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно расставлять  по приоритетам и поручать другим исполнителям. Дневник – ведет  учет важных событий, действий и контролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, чтобы Дневник показывал, когда проводилась работа с документами  и как долго. Эта функция применяется  для контроля исполнения документов.

Заметки – электронный  заменитель блокнота, куда заносятся  оперативные вопросы, ценные указания и др.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Арсеньев Ю.И., Шелобаев  С.И., Давыдова Т.Ю. Интегрированные  интеллектуальные системы принятия  решений. М.: ЮНИТИ, 2002.

2. Балдин К.В., Уткин В.Б.  Теоретические основы автоматизации  управленческой деятельности в  экономике. Воронеж: МОДЭК, 2003.

3. Гергенов А.С. Информационные  технологии в управлении: Учебное  пособие. – Улан-Удэ: Изд-во  ВСГТУ, 2005.

4. Дейт К. Введение в  системы баз данных. М.: Диалектика, 1998.

5. Дрогобыцкий И.Н. проектирование  автоматизированных информационных  систем: организация и управление. – М.: Финансы и статистика, 1992.

6. Елинова Г.Г. Информационные  технологии в профессиональной  деятельности: Краткий курс лекций.- Оренбург: ГОУ ОГУ, 2004.

7. Информационные технологии  управления: Учебно-практическое пособие  / Под ред. Ю.М. Черкасова. –  М.: ИНФРА-М, 2001. – 216 с.