Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное агентство по образованию

 

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

Факультет менеджмента, повышения  квалификации и переподготовки кадров

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

по дисциплине «Информационные  технологии управления»

на тему «Информационное  обеспечение деятельности секретаря-референта»

 

 

 

 

 

 

 

                   Проверен                

Исполнитель: _____________

 студент группы №  ___, курса __

«____»____________ 200_ г.            

оценка _________________      

Руководитель: ______________     

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург 2008

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. Организация и ее организационная  структура

2. Распределение информационных  потоков в организации3

3. Основные функции и  задачи, выполняемые секретарем-референтом

в организации

4. Базы данных секретаря-референта

5. Методы, технические средства, применяемые для обработки

 информации

6. Правовое обеспечение  деятельности секретаря-референта

7. Организационная деятельность  секретаря-референта

8. Использование программ  в процессе обработки информации

Список литературы

1. Организация и ее организационная  структура.

 

Каждое предприятие имеет  определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между  руководством и структурными подразделениями  или сотрудниками, и внешние связи  с предприятиями-поставщиками, клиентами, государственными органами, предприятиями-конкурентами. Предлагаю Вашему вниманию рассмотреть  организационную структуру общества с ограниченной ответственностью «Издательский  дом «Урал», находящегося в г. Екатеринбурге, а также роль секретаря в этой организации. Во главе предприятия  – исполнительный директор. Его  заместителем является коммерческий директор. Юридическая служба в лице юрисконсульта функционирует в качестве структурного подразделения на одном уровне с такими структурными подразделениями как бухгалтерия и служба персонала. Служба персонала представлена менеджером по персоналу. Отдел маркетинга – маркетологом.

 

Организационная структура  ООО «Издательский дом «Урал»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Издательский дом «Урал» включает в себя следующие отделы:

1)   Цифровая типография  во главе с офис-менеджером;

2)   Офсетная типография  во главе с администратором;

3)   Отдел рассылки

В каждой из типографий работает группа менеджеров, дизайнеров (от 5 до 8 человек), а также по 2 листоподборщика-сортировщика, по 1 оператору-печатнику и 1 мастеру  предпечатной подготовки. Офис-менеджер и администратор являются непосредственными  руководителями сотрудников соответствующей  типографии. Отдел рассылки – курьерская служба.

 

2. Распределение информационных  потоков в организации.

 

Управление предприятием можно представить как процесс  получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения  его до исполнителя. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.

Деятельность предприятия  сопровождается составлением разных видов  документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики  предприятия можно выделить следующие  основные группы документов:

- организационные документы  предприятия (устав, учредительный  договор, структура, штатное расписание, должностные инструкции, правила  внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные документы  предприятия (приказы по основной  деятельности, распоряжения, решения);

- документы по личному  составу предприятия (приказы,  трудовые контракты (договоры), личные  дела, личные карточки ф.Т-2, лицевые  счета по зарплате, трудовые книжки);

- финансово-бухгалтерские  документы предприятия (главная  книга, годовые отчеты, бухгалтерские  балансы, счета прибылей и убытков,  акты ревизий, инвентаризаций, планы,  отчеты, сметы, счета, кассовые  книги и др.);

- информационно-справочные  документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы  и др.);

- нормативные документы  вышестоящих органов;

- контракты (договоры), которые  являются основными документами  предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы  относятся к управленческим или  организационно-распорядительным документам. Исключением являются финансово-бухгалтерские  документы, имеющие специфические  особенности составления и обработки.

Схема оформления большинства  организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того, как  ведется делопроизводство на фирме: традиционным способом или на основе современной информационной технологии.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- качественное и своевременное  составление и исполнение документов;

- организацию оперативного  поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи, которые называются реквизитами).

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор  реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления установлены государством.

При подготовке документов секретарь-референт  часто использует следующие реквизиты:

- эмблема организации  или товарный знак;

- код организации;

- наименование организации;

- справочные данные об  организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер  документа;

- ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

- гриф ограничения доступа  к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии  приложения;

- подпись;

- визы согласования документа;

- печать;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

- отметка о поступлении  документа в организацию;

- идентификатор электронной  копии документа.

Структура и штатная численность  предприятия определяются в соответствии с его Уставом и закрепляются специальным документом, в котором  указываются все структурные  подразделения фирмы, наименования должностей и количество штатных  единиц по каждой из должностей.

В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда  заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке фирмы и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Изменения в структуру  и штатную численность фирмы  вносятся приказом директора. Приказ должен иметь заголовок, содержать основание  для внесения изменения и сами изменения. Приказ визируется менеджером по персоналу, подписывается исполнительным директором. После внесения изменений  в структуру и штатную численность  менеджер по персоналу делает отметку  об исполнении.

Распоряжение – документ, издаваемый директором (заместителем директора) преимущественно по оперативным  вопросам повседневной производственно-хозяйственной  деятельности предприятия.

Распоряжения оформляются  на общем бланке предприятия и  подписываются директором или его  заместителем. Текст распоряжения должен содержать: конкретное задание (работу); ответственного исполнителя; срок исполнения.

Решение представляет собой  документ коллегиального органа (совета директоров), составляемый по производственным вопросам. Решения оформляются с  использованием слов «РЕШИЛИ» или «РЕШИЛ». Подписываются решения председателем  и всеми членами коллегиального органа.

Приказы об увольнении и приеме работников относятся к документам по личному составу предприятия  и ведутся отдельно от приказов по производственным вопросам.

Протокол составляется при  проведении важных заседаний, совещаний. Основная часть протокола состоит  из разделов, соответствующих пунктам  повестки дня. Текст каждого раздела  строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Основной частью протокола  является раздел «ПОСТАНОВИЛИ», который  составляется наиболее подробно.

Письма оформляются на бланке письма и содержат, наряду с  постоянными реквизитами бланка, следующие переменные реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку  о наличии приложений (если они  имеются), подпись должностного лица, фамилию, имя, отчество исполнителя  и его телефон. Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр  после регистрации в журнале  исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в  деле.

Гарантийные письма устанавливают  или подтверждают обязательства  партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего оплату. Этот документ должен иметь подписи руководителя и  главного бухгалтера, печать организации.

Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правил их составления. Реквизиты письма размещаются от границы левого поля (номер письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение). Адрес получателя состоит из расположенных в следующей последовательности:

- имени и фамилии получателя;

- наименования компании;

- номера дома, улицы;

- города;

- штата (графства), почтового  округа, указанного цифрами;

- страны.

Факсимильные сообщения, если это не конкретные виды документов (контракты, счета, прайс-листы), составляются на бланках письма. Оформление такого сообщения осуществляется аналогично оформлению делового письма. Факс составляется в одном экземпляре, который после  передачи подшивается в дело.

Претензия – документ о  нарушении контрактных обязательств и требований о возмещении убытков  стороной, нарушившей эти обязательства. Документы-доказательства оформляются  как приложения к претензии. Претензия  подписывается исполнительным директором, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Ответ на претензию может  содержать следующие варианты:

- о принятии претензии  к рассмотрению, если решение  по ней не принято;

- об удовлетворении претензии  полностью или частично с указанием  даты и номера платежного поручения  при оплате;

- об отклонении претензии  полностью или частично.

При составлении ответа на претензию должны быть представлены необходимые документы, оформленные  в виде приложения. Подписывается  ответ на претензию исполнительным директором и заверяется печатью.

Жалоба – документ, составляемый в случае нарушения имущественных  или иных прав и охраняемых законом  интересов физических или юридических  лиц. Жалобы направляются в государственные, коммерческие или общественные организации  и составляются в произвольной форме  с точным перечислением фактов, событий  и приложением подтверждающих их документов, которые оформляются  как приложения.

Доверенность - документ о  предоставлении права доверенному  лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя.

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных  условий для всех видов работ  с документами (с момента создания или получения документа до его  уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической  системы работы с документами  определяется оперативностью перемещения  и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия  документированной информацией.

В документационном обеспечении  предприятия можно выделить три  группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы  и внутренние документы.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов  руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивку документов  в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность  отправитель письма и делается отметка  на самом документе и в журнале  регистрации входящих документов в  графе «Примечание».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью  распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором  реквизит «Отметка о поступлении  документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления.

Секретарь-референт осуществляет «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю фирмы должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших  документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку  для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие  принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю  руководителя фирмы, в структурные  подразделения или сразу исполнителям.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в  правом верхнем углу первого листа  секретарем-референтом проставляется  условное обозначение структурного подразделения, например: «ОМ» - отдел  маркетинга.