Городские и районные архивы по личным составам: функции, состав документов, особенности работы

Поэтому в ряде случаев дополнительной инстанцией в поиске документов ликвидированной  негосударственной организации  может стать государственный  архив, расположенный на соответствующей  территории, причем для г. Минска им не обязательно будет Государственный  архив Минской области.

Таким образом, документы по личному составу  негосударственной организации  могут находиться на хранении:

• в самой организации, если она продолжает действовать до настоящего времени;
• в территориальном (районном или городском) архиве местного исполнительного и распорядительного органа;
• в местном исполнительном и распорядительном органе;
• в государственном архиве.

 

Заключение

 

В связи  с созданием городских и районных архивов произошли определенные изменения в порядке хранения документов по личному составу ликвидированных  государственных организаций: наряду с другими документами временного хранения они стали передаваться не в архив вышестоящей организации, а в соответствующий районный (городской) архив. Более того, передана на хранение в районные и городские  архивы также часть документов по личному составу, принятых ранее  на хранение в государственные архивы и остававшихся там после введения в действие Положения о Государственном  архивном фонде СССР 1980 г.

Стала практиковаться также передача на хранение в районные и городские архивы документов по личному составу от действующих  государственных организаций в  случае, если условия для хранения этих документов не соответствуют требованиям  нормативных актов. Главным образом  это касается Витебской области.

Таким образом, для того чтобы определить организацию, в которую необходимо обращаться с социально-правовым запросом за получением архивной справки, необходимо достаточно хорошо разбираться в существующей и существовавшей ранее системах хранения документов ликвидированных организаций. Попробуем определить порядок действий гражданина в этой ситуации.

Прежде  всего, необходимо определить форму  собственности организации, а также  ее местонахождение.

В случае если форма собственности организации  государственная, то ее документы по личному составу следует искать в архивах в следующей последовательности:

1) в архиве этой организации;

2) в архиве правопреемника, если правопреемник был определен при ликвидации;

3) в архиве вышестоящей организации, если организация ликвидирована без правопреемника;

4) в государственном архиве соответствующей зоны обслуживания;

5) в территориальном (районном или городском) архиве местного исполнительного и распорядительного органа.

В случае если форма собственности организации  негосударственная, то ее документы  по личному составу следует искать в архивах в следующей последовательности:

1) в архиве этой организации;

2) в территориальном (районном или городском) архиве местного исполнительного и распорядительного органа;

3) в местном исполнительном или распорядительном органе, зарегистрировавшем организацию в качестве субъекта хозяйствования;

4) в государственном архиве, расположенном на соответствующей территории (главным образом для организаций, зарегистрированных в г. Минске, и некоторое время для организаций Брестской области).

В случае если поиск необходимых документов вызывает затруднения, следует обратиться за консультацией в органы Государственной  архивной службы Республики Беларусь, в которых ведется тщательный учет документов, поступивших на государственное  хранение. Главное, чтобы необходимые  документы сохранились в организациях до поступления на государственное  хранение.

 

Список использованных источников

 

1. Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе: Практ. Пособие с образцами документов. / В. И. Андреева. - Москва: Бизнес - школа, 2000.-224с.
2. Андреева, В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / В.И.Андреева. – Москва: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. - 143 с.
3. Быкова, Т.А. Делопроизводство. Учебник / Т.А. Быкова.- Москва: МЦФЭР,2006. – 560 с.
4. Давыдова, Э.Н., Рыбаков, А.Е. Делопроизводство. / Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. – Минск: Тетра Системс, 2005. – 288 с
5. Декрет Президента Республики Беларусь от 17 декабря 2002 г. № 29 «О внесении изменений и дополнений в Декреты Президента Республики Беларусь от 16 марта 1999 г. № 11 и от 16 ноября 2000 г. № 22» // Официальный интернет-портал Президента Республики Беларусь [Электронный источник]. - Режим доступа: http://president.gov.by/press67128.html - Дата доступа: 17.09.2011.
6. Закон Республики Беларусь от 6 января 1999 г. № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» (в редакции Закона от 25 октября 2000 г. № 438-3)» // Право. Законодательство Республики Беларусь [Электронный источник]. - Режим доступа: http://pravo.kulichki.com/dop/otdk/otdk0967.html - Дата доступа: 15.09.2011.
7. Кирсанова, М.В., Кобук, С.П. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: практическое пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук. - Москва: "Омега-Л", 2008. – 327 с.
8. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство :Учебное пособие/М.В.Кирсанова . – Москва: ИНФРА, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000 . - 282 с.
9. Кудрякова, Г.А. Архив с нуля / Г.А. Кудрякова.– Минск: Тетра Системс, 2008. – 315 с.
10. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство : Учебник для вузов / Т.В.Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А.Быкова, под ред. Т.В. Кузнецовой. – Москва: ЮНИТИ – ДАНА, 2001. – 403 с.
11. Микушина, М.Н. Делопроизводство в кадровой службе/ М.Н.Микушина, - Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2004. – 284 с.
12. О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь от 6 октября 1994 г. №3277- Хll с изм.20.06.2008г. // Национальный правовой Интернет -портал Республики Беларусь [Электронный источник]. Режим доступа: http://www.pravo.by/main.aspx?guid=3871&p0=V19403277 - Дата доступа: 15.09.2011.
13. О правилах составления и оформления архивных справок // «Отдел кадров» - 2003 - № 3 -  90–96.
14. О правилах составления и оформления архивных справок // «Отдел кадров» - 2003 - № 4 - с. 64–70.
15. О правилах составления и оформления архивных справок // «Отдел кадров» - 2003 - № 5 - с. 66–74.
16. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь: утверждено Коллегией государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 30.04.1997. – Минск. 2008.
17. Паневчик, В.В. Делопроизводство и машинопись. / В.В.  Паневчик. – Минск: Вышейшая школа, 1999. – 216с.
18. Постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 // Министерство юстиции Республики Беларусь [Электронный источник]. - Режим доступа: http://www.minjust.by/ru/site_menu/egr_fag/Voproci_3 - Дата доступа: 21.09.2011.
19. Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27 сентября 2000 г. № 16 «Об утверждении Инструкции по заполнению форм документов персонифицированного учета» с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты от 23 мая 2002 г. № 80 // Право. Законодательство Республики Беларусь [Электронный источник]. - Режим доступа: http://www.levonevski.net/pravo/razdelb/text233/index.html - Дата доступа: 11.09.2011.
20. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 23 апреля 1997 г. «О внесении изменения и дополнения в постановление Председателя Госкомархива от 22 мая 1997 г. № 13» // Право. Законодательство Республики Беларусь [Электронный источник]. - Режим доступа: http://pravo.kulichki.com/dop/otdk/otdk0967.htm  - Дата доступа: 11.09.2011.
21. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 31 января 2000 г. № 125 «О порядке участия организаций в возмещении издержек по хранению документов в государственных архивах». // KAZNACHEY. Законодательство Республики Беларусь [Электронный источник]. - Режим доступа: http://www.kaznachey.com/doc/5STa6XWkGlm/ - Дата доступа: 27.09.2011.
22. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 13 апреля 2000 г. № 502 «О внесении изменений и дополнений в Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования» // Новости Беларуси [Электронный источник]. - Режим доступа: http://laws.newsby.org/documents/sovetm/pos05/sovmin05369.htm - Дата доступа: 23.09.2011.
23. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 26 марта 1998 г. № 464 «Об основных направлениях развития архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь» // KAZNACHEY. Законодательство Республики Беларусь [Электронный источник]. - Режим доступа: http://www.kaznachey.com/doc/63Mf3OapNww/  - Дата доступа: 15.09.2011.
24. Приказ Председателя Госкомархива от 22 мая 1997 г. № 13 «Об утверждении порядка хранения архивных документов ликвидированных субъектов хозяйствования» // PravoBy.info Законодательство Республики Беларусь [Электронный источник]. - Режим доступа: http://www.pravoby.info/docum09/part31/akt31373.htm   - Дата доступа: 16.09.2011.
25. Решение Мингорисполкома № 1792 «О создании и регистрации государственного учреждения “Минский городской архив”» // Право. Законодательство Республики Беларусь [Электронный источник]. - Режим доступа: http://pravo.kulichki.com/dop/otdk/otdk0967.htm  - Дата доступа: 21.09.2011.
26. Указ Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373// LawBelarus.com Белорусское законодательство [Электронный источник]. - Режим доступа: http://www.lawbelarus.com/repub/sub25/texe9808.htm - Дата доступа: 25.09.2011.

 

 

 

Приложение А. Форма ведомственной отчетности по основной деятельности городских  и районных архивов по личному  составу

 

ВЕДОМСТВЕННАЯ ОТЧЕТНОСТЬ

 

СВЕДЕНИЯ по  основной деятельности городских и  районных архивов по личному составу за (на)_________________ 20____г.

 

Кто представляет отчетность	Кому представляется отчетность	Срок  представления	Периодичность представления
Городские и районные архивы по личному составу  при Гродненском и городском  и районных исполнительных комитетах	отделу по архивам и делопроизводству главного управления юстиции Гродненского областного исполнительного комитета	до 01.01. года, следующего за отчетным	один раз в год

 

Наименование отчитывающейся организации (заполняет организация, которая  предоставляет отчет) ____________________________________________________________________________________________________________________________

 

Основные показатели	Единица измерения	План	Фактически	%	Примечание
1	2	3	4	5	6
1. Прием документов:
1.1. фондов	фонд
1.2. дел	ед.хр.
1.2.1. постоянного хранения	ед.хр.
1.2.2. временного (свыше 10 лет) хранения	ед.хр.
1	2	3	4	5	6
1.2.3. временного (до 10 лет) хранения	ед.хр.
1.2.4. по личному составу	ед.хр.
2. Всего находится на хранении
2.1. фондов	фондов
2.2. дел	ед.хр.
2.2.1. постоянного хранения	ед.хр.
2.2.2. временного (свыше 10 лет) хранения	ед.хр.
2.2.3. временного (до 10 лет) хранения	ед.хр.
2.2.4. по личному составу	ед.хр.
3. Исполнение  запросов
3.1. социально-правовых	запрос
3.1.1. с положительным ответом	запрос
3.1.2. с отрицательным ответом	запрос
4. Проведено  проверок	проверка

 

Примечание:

при необходимости в материалы  отчета может быть включена дополнительная информация по направлениям основной деятельности городских и районных архивов по личному составу.

 

Заведующий  архивом  _________________               ________________

                                             (подпись)                        (инициалы и фамилия)

 

Дата составления  отчета «____»__________20___г.