После того
как обязанность по сохранности
документов по личному составу в
течение всего срока их хранения
(75 лет) была возложена на организации,
в деятельности которых они образовались,
в некоторых случаях был осуществлен
возврат ранее принятых документов
по личному составу из государственных
архивов в ведомственные. Подобная
процедура была осуществлена прежде всего
в тех государственных архивах, которые
не имели свободных площадей для комплектования
документами постоянного хранения.
1.3 Структура
архивов, хранящих документы по личному составу
Таким образом,
документы по личному составу
государственной организации могут
находиться на хранении:
- в самой организации, если она продолжает действовать до настоящего времени;
- в архиве вышестоящей организации, если государственная организация была ликвидирована;
- в государственном архиве, обслуживающем соответствующую зону, если речь идет о документах, образовавшихся до 1980 г.
В этой связи
возникает вопрос: в каком государственном
архиве могут находиться на хранении документы
конкретной организации?
Согласно
Закону о НАФ все государственные
архивы делятся на три основные категории:
республиканские, областные и зональные.
Республиканские государственные
архивы принимают на хранение документы
от организаций республиканского значения,
областные и зональные – от
организаций областного, районного
и городского подчинения. За каждым
областным и зональным государственным
архивом закреплена так называемая
зона обслуживания: он принимает на
хранение документы от организаций,
расположенных на соответствующей
территории. Сеть государственных архивных
учреждений Беларуси и состав обслуживаемых
ими зон закреплены в Указе
Президента Республики Беларусь от 20 сентября
1996 г. № 373 [25]. По областям они распределяются
следующим образом:
Брестская
область
- Государственный архив Брестской области – г. Брест, Брестский, Жабинковский, Каменецкий, Малоритский районы;
- Зональный государственный архив в г. Барановичи – г. Барановичи, Барановичский, Ганцевичский, Ивацевичский, Ляховичский районы;
- ·Зональный государственный архив в г. Кобрине – гг. Береза, Кобрин, Березовский, Кобринский, Пружанский районы;
- Зональный государственный архив в г. Пинске – гг. Лунинец, Пинск, Дрогичинский, Ивановский, Лунинецкий, Пинский, Столинский районы;
Витебская
область
- Государственный архив Витебской области – г. Витебск, Бешенковичский, Витебский, Городокский, Лиозненский, Чашникский, Шумилинский районы;
- Зональный государственный архив в г. Глубокое – г. Глубокое, Браславский, Глубокский, Докшицкий, Миорский, Поставский, Шарковщинский районы;
- Зональный государственный архив в г. Орше – г. Орша, Дубровенский, Оршанский, Сенненский, Толочинский районы;
- Зональный государственный архив в г. Полоцке – гг. Лепель, Новополоцк, Полоцк, Верхнедвинский, Лепельский, Полоцкий, Россонский, Ушачский районы;
Гомельская
область
- Государственный архив Гомельской области – гг. Гомель, Добруш, Буда-Кошелевский, Ветковский, Гомельский, Добрушский, Кормянский, Чечерский районы;
- Зональный государственный архив в г. Жлобине – гг. Жлобин, Рогачев, Светлогорск, Жлобинский, Октябрьский, Рогачевский, Светлогорский районы;
- Зональный государственный архив в г. Мозыре – гг. Калинковичи, Мозырь, Ельский, Житковичский, Калинковичский, Лельчицкий, Лоевский, Мозырский, Наровлянский, Петриковский районы;
- Зональный государственный архив в г. Речице – г. Речица, Брагинский, Речицкий, Хойникский районы;
Гродненская
область
- Государственный архив Гродненской области – гг. Волковысск, Гродно, Берестовицкий, Волковысский, Гродненский, Зельвенский, Мостовский, Свислочский, Щучинский районы;
- Зональный государственный архив в г. Лиде – гг. Лида, Сморгонь, Вороновский, Ивьевский, Лидский, Островецкий, Ошмянский, Сморгонский районы;
- Зональный государственный архив в г. Новогрудке – гг. Новогрудок, Слоним, Дятловский, Кореличский, Новогрудский, Слонимский районы;
Минская
область
- Государственный архив Минской области – гг. Дзержинск, Заславль, Минск, Березинский, Дзержинский, Клецкий, Минский, Несвижский, Пуховичский, Смолевичский, Столбцовский, Узденский, Червенский районы;
- Зональный государственный архив в г. Борисове – гг. Борисов, Жодино, Борисовский, Крупский, Логойский районы;
- Зональный государственный архив в г. Молодечно – гг. Вилейка, Молодечно, Вилейский, Воложинский, Молодечненский, Мядельский районы;
- Зональный государственный архив в г. Слуцке – гг. Слуцк, Солигорск, Копыльский, Любанский, Слуцкий, Солигорский, Стародорожский районы;
Могилевская
область
- Государственный архив Могилевской области – гг. Горки, Могилев, Белыничский, Быховский, Горецкий, Дрибинский, Круглянский, Могилевский, Славгородский, Чаусский, Шкловский районы;
- Зональный государственный архив в г. Бобруйске – гг. Бобруйск, Осиповичи, Бобруйский, Глусский, Кировский, Кличевский, Осиповичский районы;
- Зональный государственный архив в г. Кричеве – г. Кричев, Климовичский, Костюковичский, Краснопольский, Кричевский, Мстиславльский, Хотимский, Чериковский районы.
Например,
если организация местного значения
располагается (располагалась) в г.
Добруше, то ее документы должны храниться
в Государственном архиве Гомельской
области; если организация располагается
в Светлогорском районе, то ее документы
должны храниться в Зональном государственном
архиве в г. Жлобине и т.д.
2. Особенности
работы районных и городских
архивов по личному составу
2.1 Функции
районных и городских архивов
по личному составу
Осуществляет
хранение и государственный учет
документов и представляет ежегодно
в соответствующий государственный
архивный орган сведения по установленной
форме о хранящихся в архиве фондах.
Принимает
меры по созданию оптимальных условий
хранения документов и обеспечению
их физической сохранности.
Составляет
и по согласованию с соответствующим
государственным архивным органом
представляет один раз в пять лет
на утверждение рай(гор)исполкома списки
учреждений и организаций, документы которых
подлежат передаче в архив.
Архив ведет
работу по уточнению списков; организует
отбор и осуществляет прием документов
на хранение.
Проводит
в установленном порядке экспертизу
ценности документов, хранящихся в
архиве.
Осуществляет
прием на хранение документов по личному
составу, согласовывает описи на
дела по личному составу; осуществляет
прием документов постоянного хранения
и представляет на утверждение ЭПК
отдела по архивам и делопроизводству
облисполкома описи дел постоянного
хранения.
Создает
и совершенствует научно-справочный
аппарат к хранящимся в архиве
документам.
Осуществляет
использование принятых на хранение
документов, в установленном порядке
выдает архивные справки, копии документов
и выписки из них (социально-правового
характера по запросам учреждений и
заявлениям граждан).
Определяет
местонахождение документов по личному
составу, не принятых в архив.
Контролирует
обеспечение сохранности документов,
правильность оформления и формирования
дел в учреждениях, организациях
и на предприятиях района (города) независимо
от подчиненности и форм собственности
[13, c. 93].
Оказывает
методическую помощь и дает консультации
предприятиям и организациям района
(города) по вопросам подготовки документов
для передачи их в архив.
Проводит
в необходимых случаях научно-техническую
обработку документов по личному
составу по договорам с учреждениями
района (города).
Принимает
участие в разработке нормативно-методических
документов по вопросам организации
работы с документами, а также
их использованию в социально-правовых
интересах граждан.
Совместно
с государственными архивными учреждениями
проводит семинары для работников учреждений,
организаций, предприятий по вопросам
обеспечения сохранности документов
и их подготовке к передаче в районный
(городской) архив.
2.2 Состав
документов районных и городских
архивов по личному составу
Архив хранит:
- Документы ликвидируемых субъектов хозяйствования негосударственной формы собственности.
- Документы по личному составу ликвидируемых учреждений, организаций, предприятий независимо от форм собственности, не имеющих правопреемника.
- Документы по приватизации жилья, проводимых аукционов и другие документы, связанные с разгосударствлением, приватизацией государственной собственности.
- Медицинскую документацию.
- Похозяйственные книги.
- Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива: описи, каталоги, картотеки и др.
- Печатные и другие материалы, дополняющие фонды архива.
- Архив по согласованию с рай(гор)исполкомами и соответствующими государственными архивными органами на местах имеет право принимать на депозитарное хранение документы государственных учреждений, организаций, предприятий, а также общественных объединений и граждан.
2.3. Организация
работы районных и городских архивов
по личному составу
Основными
задачами архива являются:
- Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда, хранящихся в архиве.
- Комплектование архива документами государственной и негосударственной частей Национального архивного фонда республики, имеющими историческое, социальное, экономическое и другие значения.
- Информационное обеспечение местных советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов; обеспечение сохранности и использования документов по личному составу в целях обеспечения прав и законных интересов граждан.
- Контроль за соблюдением учреждениями - источниками комплектования архива действующего законодательства по вопросам организации работы с документами.
Архив имеет
право:
- Получать от учреждений - источников комплектования архива сведения по вопросам обеспечения сохранности документов по личному составу, хранящихся в них.
- Проверять выполнение учреждениями - источниками комплектования архива законодательных и других правовых актов в области архивного дела и делопроизводства.
- Давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе с документами по личному составу.
- Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов государственных архивов области.
- Информировать руководство рай(гор)исполкома, отдела по архивам и делопроизводству облисполкома о состоянии обеспечения сохранности документов по личному составу в учреждениях, организациях и на предприятиях района (города).
- Заключать договора и в установленном порядке производить расчеты с учреждениями, организациями, предприятиями за выполнение договорных работ по научно-технической обработке документов.
Архив возглавляет
заведующий. Заведующий архивом назначается
и освобождается от должности рай(гор)исполкомом
по согласованию с отделом по архивам
и делопроизводству облисполкома [14, c.
67].
Заведующий
архивом организует деятельность Архива
и несет персональную ответственность
за выполнение возложенных на архив задач,
отчитывается о работе архива перед рай(гор)исполкомом
и отделом по архивам и делопроизводству
облисполкома.
Архив организует
свою работу во взаимодействии с рай(гор)исполкомом,
местными государственными архивными
органами, общественными объединениями.