Функции делопроизводства

Зав. районо Подпись Н.И.Пирогова 

     Объяснительная  записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.)* или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Приведем  образцы оформления объяснительных записок:

Объяснительная  записка     Директору центра

                         «Кадры* 
10.04.98 № 34             Иванову Н.И.

О срыве занятий в группе секретарей-референтов

 09,04.98 на занятия по делопроизводству  пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.

В результате этого замятия пришлось отменить.

Преподаватель         Подпись Г.И.Григорьева  

 Наименование организации      Генеральному директору

Производственный  отдел                объединения

                                                                 Зуеву А.А.

Объяснительная  записка 12.01.98   №46

 Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 1996 г. не был представлен в указанный  срок в связи с отсутствием  подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела Подпись     Ю.П.Елкин

Производственное  объединение   Начальнику шахты

по  добыче железной руды                Матвееву К.Е.

«Крымчермет»

  шахта «Юзовская»

Объяснительная  записка

24.01.98 № 87

О нарушении производственной

дисциплины

     11 января 3997 г. во второй смене  во время моего дежурства был  разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.

     Вследствие  плохой закрепленности передвижной  установки МА-45 произошел ее отрыв  от несущей конструкции и наезд  на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при эксплуатации передвижной установки — рабочий Егоров С.К.

     Егоров  С.К. ранее также нарушал правила  техники безопасности, за что имел взыскания.

     Считаю  необходимым принять строгие  меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К.

Горный  мастер                                                                                        Подпись   П.Г.Потапов

4.  Акты. 

      Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие*. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемые распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

      Поводы  для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число  разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

     Независимо  от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены  комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

     В акте отражаются только те факты, которые  точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

     Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые  в бланке акта, должны соответствовать  дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся  ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия*, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел** и т.п.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание»' ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

     Основание: приказ директора завода от 24.05.97 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».

     С новой строки прямо от полей с  прописной буквы пишется слово  «Составлен» и далее перечисляются  фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например: Составлен:

Председатель_________________

                            Должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии   I. 

                                Должность, фамилия, инициалы

                              2.

                            3.

Присутствовали:    1._____________________                     

                                   Должность, фамилия, инициалы

                               2.

     Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются  по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

     Констатирующая  часть начинается с абзаца. В ней  излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями  акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

     В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна — акт может заканчиваться и констатацией фактов.

     После текста перед подписями при необходимости  указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й  экз. направлен в Минэкономики  России

2-й  экз. направлен в МПС России

3-й  экз. — в дело 05-24.

     Завершают текст акта подписи. Акт подписывают  председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например: 
 

Председатель  комиссии 

                                                       Подпись        К.Я. Лакин

           Члены комиссии                   Подпись        В.Н. Кирилов

                                                     Подпись        И.Н. Потапов 

                                                        Подпись        Н.Н. Лам шипа 

     Как и во всяком документе, в акте перед  текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.

     Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел — руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Приведем  пример оформления акта:

                           УТВЕРЖДАЮ 
Комитет по культуре  председатель комитета

Администрации               Подпись Н.И.Петров

_____________________

Наименование  области Дата

АКТ

18.05.97 № 12

  г. Новосибирск

О проверке сохранности документов в комитете

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.98 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов». Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров  Г.В. Члены комиссии:

1. Зав. общим отделом Григорьева  Н.И.

2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.
3. Зам. главного бухгалтера Мышкина СИ.
4. Референт Прокудина М.В.

 В период с 16 по 18 мая 1998 года комиссия проверила  организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе. 

     Номенклатура  дел ежегодно согласовывается с  Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

     Комиссия  рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.

Составлен в 2 экземплярах:                   1-й — в дело № 1-23

                                                                  2-й — в областной архив 
 

Председатель  комиссии

Члены комиссии

                                                                          Подпись Г.В. Сидоров

                                                                         Подпись Н.И. Григорьева

                                                                        Подпись Г.Г. Михайлова

                                                                         Подпись СИ. Мышкина

                                                                          Подпись М.В. Прокудина