Функции делопроизводства

                                                                                       

Содержание 
 
 

1. Порядок регистрации  внутренней

и внешней  документации. Журналы……………………………………2 

2. Функции работников службы делопроизводства……………………..4

 

3. Докладные записки………………………………………………………5

 

4. Акты………………………………………………………………………9

 

5. Литература………………………………………………………………13

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Порядок регистрации внутренней и внешней документации.     Журналы.

            Регистрация документов - важнейший этап работы с документами  и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".

     Как вытекает из определения, регистрация  прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. 1 полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

     Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

     Регистрации подлежат все документы, требующие  специального учета, исполнения и использования  в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

     Документы регистрируются один раз. В небольшом  учреждении, фирме все документы  регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится централизованно по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие в день поступления, исходящие - в день отправки.

• Из документа в процессе регистрации выписываются, как правило, следующие сведения:
• дата получения;

• входящий № (индекс);

• дата документа,       
• индекс документа;

• автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения;
• исполнитель (кто с ним работает);

• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);

• № дела (куда документ помещен после исполнения).

     При регистрации отдельных видов  документов, например, обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес

     Учреждение  имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

     Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ),

     Журнальная  система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

     Можно оставить журнальную систему и в  том случае, когда поступает очень  незначительное количество документов.

     Во  всех остальных случаях эта форма  регистрации устарела, так как  затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

     Более удобной является карточная система  регистрации документов. Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

     Можно предложить следующую форму регистрационной  карточки на формате А5 (148x210) или  А6 (105x148):Вычертив на формате А5 или  А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

     Для ведения карточной системы регистрации  в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

     Количество  экземпляров заполняемых регистрационных  карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

     Наиболее  рациональной является сегодня регистрация  документов на компьютере. Но и в  этом случае на экран выводится форма  карточки. 

2.Функции работников службы делопроизводства.

      Обеспечивает  своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

      Осуществляет  контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

Организует  работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующее  структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.

     Организует  работу по формированию дел и их сдаче на хранение.

     Разрабатывает инструкцию по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

     Принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем , оборудованием, средствами механизации и автоматизации  управленческого труда.

     Осуществляет  методическое руководство за организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

     Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание.

     Организует  оформление командировочных  документов, регистрацию работников, прибывающих  в командировку в организацию.

Должностные обязанности.

      Осуществляет  работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

     Принимаем поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные  подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.

     Ведет делопроизводство, выполняет различные  операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

     Принимаем документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

     Подготавливает  документы и материалы, необходимые  для работы руководителя

     Следит  за своевременным рассмотрением  и представлением структурными подразделениями  и конкретными исполнителями  документов, поступивших на исполнение.

     Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

     Организует  проведение телефонных переговоров  руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание , передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам .

     По  поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.

          

3.  Докладные и объяснительные записки. 

      Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

     Тексту  докладной записки обязательно  предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем. 

Пример  оформления внутренней докладной записки: 
 

Общий отдел                                     

Генеральному  директору объединения

10.05.98 №36 Иванову Н.К.

г. Новосибирск

О замене пишущих машин

     Довожу  до Вашего сведения, что машбюро  в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образна, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

     Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.

Зав. машбюро Подпись Г.Н.Колбипа 

Пример  оформления внешней  докладной записки:

Министерство  общего Генеральному директору

и профессионального Заводу точного

образования РФ               машиностроения

                                                Петрову И.И. 

Новосибирское областное 

управление  народного

  образования

  Октябрьский отдел

  народного образования 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 

19.05.98    № 15 

г. Новосибирск

                               О проверке технического

                               состояния жилых помещений

                              базы отдыха для детей 

     Согласно  поручения главы администрации  Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения  количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 1997 г. мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

     Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте. Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.