В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько этапов:

Постановка документа  на контроль, оформление отметки о  контроле в документе (18) и в регистрационной  форме. Основанием для этого может  являться:

резолюция руководителя (16);

анализ содержания текста (19). Документ ставится на контроль в том случае, если в тексте указаны  или предполагаются конкретные сроки  исполнения.

Систематизация регистрационных  форм по срокам исполнения. Систематизация проводится с целью выявления  документов, срок исполнения которых  истекает «сегодня», «завтра», «послезавтра». 
При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей. 
При использовании РКК необходимо выбрать карточки с отметкой К или КОНТРОЛЬ и расставить их в отдельной рубрике в порядке прямой хронологии (..Рис. 01.09.99, 02.09.99...) по срокам исполнения. 
Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.

Сообщение и напоминание  исполнителю о сроках исполнения (во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения  контрольного срока, в день исполнения).

Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока  исполнения, в день исполнения).

Снятие документа  с контроля или перенесение контрольных  сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.

Составление периодической  справки или сводки об исполнительской  дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с  нарушением контрольного срока) документов и находящихся на исполнении (в  срок, с нарушением контрольного срока). Справка может содержать сведения об исполнительской дисциплине каждого  структурного подразделения, каждого  исполнителя или организации  в целом.

5) ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА ПО ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ

Одна  из главных целей регистрации  – создание базы данных о документах организации. Служба документационного  обеспечения управления (или секретарь  в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:

• у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
• в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. ¹

Владение  всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в  регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме. ²

Справочная  картотека строится из регистрационных  карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных  подразделений или направления  деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать  карточки по алфавиту корреспондентов  или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации  документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную  картотеку, другая в справочную. После  исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и  имеющая все отметки о решении  вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.

Говоря  об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ  использования автоматизированных систем документационного обеспечения  управления, по сравнению с традиционными  технологиями, является сокращение времени, затрачиваемого на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности  поиска и качества сводок и отчетов. Используя автоматизированную систему документационного обеспечения управления, можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки, так и по текстам самих документов (файлов).Использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень. Доступ к системе с рабочих мест всех сотрудников, работающих с документами, а не только службы документационного обеспечения управления, а также возможность оперативного поиска любых документов как текущего делопроизводства, так и за прошедшие годы позволяет значительно повысить качество составления документов, исключить повторное составление аналогичных документов или подготовку противоречащих друг другу документов разными сотрудниками или подразделениями и, в конечном итоге, приводит к существенному повышению эффективности работы управленческого аппарата в целом. 

6)