Понятие документа, Документооборот

Понятие документа.

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления). Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью  документа обеспечивается воздействие  на коллективы людей для организации  и координации их деятельности. Внешние  связи предприятий и организаций  обеспечивает коммуникативная функция  документов.

Документ несет  юридическую функцию, поскольку  его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных  вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и  прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет  воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный  юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в  установленном порядке, называется официальным документом. Официальный  документ, используемый в текущей  деятельности организации, называют служебным документом. 
Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим  и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения  и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные  записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными;

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками  данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу)

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа  имеет свои особенности (например, докладные  записки), трафаретные, когда часть  документа отпечатана, а часть  заполняется при составлении, и  типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые  и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в  определенный срок, и несрочные, для  которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы  и т.д.

Подлинник — это  подписанный и надлежащим образом  оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия  — повторное, абсолютно точное воспроизведение  подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное  в установленном порядке соответствующим  должностным лицом. На копиях служебных  документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или  иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки  подтверждается подписями должностных  лиц и печатью. Предприятиям и  организациям предоставлено право  в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий  дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий  одинаковую юридическую силу с подлинником.

Документооборот.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

•          входящие (поступающие) документы;

•          исходящие (отправляемые) документы;

•          внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым  понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной  формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших  функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация  работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные  части делопроизводства (или ДОУ):

документирование  деятельности;

организация работы с официальными документами.

Эти составные части  взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они  обе, причем функционирующие в тандеме.

В технологической  цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

•          прием и первичная обработка документов;

•          предварительное рассмотрение и распределение документов;

•          регистрация;

•          контроль за исполнением;

•          информационно-справочная работа;

•          исполнение документов и отправка.

Не много об этих этапах:

1) Операция в основном техническая. Проводится централизованно секретарем-референтом, а в крупных учреждениях -экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором).

Документы могут  быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

Передача документов с использованием электронной почты  значительно сокращает время  на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная система и полученные документы  вводятся в память машины, то электронная  почта позволяет исключить процедуру  последующего ввода входящих бумажных документов в память машины (вручную  или путем сканирования).

При получении  документов, прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы  поступили по почте, вскрываются  все конверты, за исключением имеющих  надпись "лично". Конверты после  вскрытия уничтожаются, за исключением  писем частных граждан, так как  обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже  с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством  дня получения документа. Кроме  того, при получении по почте просроченного  финансового документа надо составить  акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты.

На всех входящих документах должна быть проставлена  отметка о поступлении документа  в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового  номера. Кроме того, в ней может  быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного  в текущем году, показывает общее  количество поступивших документов.

Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих документов, является проставление отметки  о поступлении только на документах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные  документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении  было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может  потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком  случае указывается значительно  уменьшенным, а время на обработку  неучтенной корреспонденции невозможно просчитать.

Отметка о поступлении  обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как  правило, выводится на светочувствительную  бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают  ксерокопию.

В последнее  время появились факсимильные аппараты, позволяющие получить документ на обычной  бумаге и, следовательно, не нуждающийся  в копировании. Аналогично проблема решается при получении факсимильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом, и последующей, при  необходимости, распечатке факсов на обычном принтере.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и  нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы  сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В  организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения конструкции  по делопроизводству.

2) ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ СЛУЖБОЙ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)

После этапа экспедиционной обработки  документов проводится предварительное  рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.¹