Документооборот управленческой деятельности

     • сокращение документооборота;

     • разработка и внедрение нормативных  и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства. 

     Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и  задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется  службой. Типовой состав функций следующий:

     1. Разработка, внедрение и ведение  табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

     2. Разработка и проектирование  бланков документов.

     3. Осуществление экспедиционной обработки  поступающих и отправляемых документов.

     4. Регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

     5. Организация своевременного рассмотрения  и подготовки к докладу руководству  поступающих документов.

     6. Контроль за правильностью оформления  документов, представляемых на подпись руководству.

     7. Регулирование хода исполнения  документов, контроль прохождения,  оформления и исполнения документов  в установленный срок.

     8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

     9. Разработка номенклатуры дел  организации, обеспечение хранения  дел и оперативного использования  документной информации.

     10. Организация и ведение делопроизводства  по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

     11. Организация контроля за работой  с документами в структурный подразделениях.

     12. Разработка (совместно с соответствующими  структурными подразделениями организации)  мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

     13. Контроль за правильностью оформления  и формирования дел в структурных подразделениях организации.

     14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

     15. Повышение квалификации работников  службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

     16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

     Этот  набор функций относится к  типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами.   
 

     Заключение

     Таким образом, служба делопроизводства берет  на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

     Нормативными  документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.

     По  мнению специалистов-документоведов и  практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  литературы

     1. ГОСТ Р.51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и архивное дело

     2. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. Учеб. Пособ.-М.: Инфра-М;Новосибирск: Сибирское соглашение, 2010. 312 с.

       3. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

     4. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. – Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. - 272 с. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Письмо-просьба  – образец http://delo-ved.ru 

Уважаемый Павел Алексеевич!

     25 августа 2011 г. состоится благотворительная акция «Соберем ребенка в школу», направленная на оказание помощи детям из многодетных и малоимущих семей нашего города по подготовке к школе. Акция будет проходить с 10-00 до 17-00 в помещении комплекса «Труд» по адресу: г. Воронеж, ул. Краснополянская, 42.

     Просим Вас принять участие в данном мероприятии и рассмотреть вопрос о выделении выпускаемых ОАО «Канцелярский мир» школьных принадлежностей для проведения благотворительной акции.

     Надеемся  на сотрудничество. В случае положительного решения просим сообщить о возможности предоставления канцелярской продукции в срок до 1 августа 2011 г.

     Спешите дарить радость! Дети имеют право  на счастливое детство! 
 
 

С уважением,

Директор           Д.Г. Стыркина 

Красильникова Анфиса Олеговна

68-56-93