Документооборот управленческой деятельности

Министерство  образование и науки РФ

Волгоградский Государственный Технический Университет

  

Кафедра «Менеджмент, маркетинг и организация  производства» 
 
 
 

Контрольная работа

По дисциплине: «Документооборот управленческой деятельности»

Вариант №15 
 
 
 

                                                                         Выполнила: ст-ка гр ЭУ-33во

                                                                                               Волгуцкова А. А.

                                                                              Проверил: доц. Цыганкова В. Н. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Волгоград 2011

Содержание 

1. Распорядительные  документы

Введение…………………………………………………………………...3

     1.1 Распорядительные документы, их  состав, назначение……………..4

     1.2 Правила оформления реквизитов «гриф утверждения», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»…………………………….7

     Заключение………………………………………………………………..13 

2. Организация службы делопроизводства на предприятии

Введение…………………………………………………………………..14

1. Организационные структуры службы делопроизводства………….15

2. Задачи  и функции службы делопроизводства………………………17

Заключение………………………………………………………………..19 

Список литературы……………………………………………………….20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Распорядительные  документы 

     Введение 

     Всякое  управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

     К информации, помимо достоверности и  точности, предъявляются два жестких  требования: во-первых, она должна быть своевременной; во-вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

     В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это  связано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей, тем  больше надо школ, больниц, клубов, магазинов  и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны - иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

     Поэтому организации работы с информацией  и с документами как ее носителями в экономически развитых странах  уделяют большое внимание.

     Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

     По  мнению специалистов - документоведов, документ представляет содой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создает посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале.

     1.1 Распорядительные документы, их  состав, назначение 

     Независимо  от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации  наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

     Основное  назначение распорядительных документов - регулирование и координация  деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

     Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

     Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

     В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания  субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется  в том, что: с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

     С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.); правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований, правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

     Распорядительные  документы, издаваемые органами федеральной  исполнительной власти, относятся к  категории ведомственных нормативных  актов. Их можно разделить следующим образом: акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации; акты межведомственного характера; акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

     Подготовка  нормативных правовых актов федеральных  органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и  их государственной регистрации, утвержденными  постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997г, № 1009.

     Основанием  для издания распорядительного  документа может быть: необходимость  исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и  иных решений вышестоящих органов  и ранее принятых решений данной организации; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

     Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления.

     С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

     В первом случае распорядительные документы  издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности; действуют федеральное правительство, представительные органы правительства субъектов федерации и органов местного caмоуправления, Комитеты и комиссии, коллегии министерств.

     В системе коллегиальных органов  особое место занимают совещательные  по своему статусу органы, например коллегии министерств дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

     В условиях единоличного принятия решений  власть по всем вопросам управления в  организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

     Руководители  органов управления, действующих  на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения  по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

     В условиях коллегиального принятия решений  издаются постановления и решения.

     В условиях единоличного принятия решений  издаются приказы, распоряжения, указания 
 

     1.2 Правила оформления реквизитов «гриф утверждения», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» 

     «Гриф утверждения» - Реквизит официального документа, придающий нормативный  или правовой характер его содержанию.

     Документ  утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

     При утверждении документа должностным  лицом гриф утверждения документа  должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности  лица, утверждающего документ, его  подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.3

     Например:

     УТВЕРЖДАЮ

     Генеральный директор ЗАО "Термика"

     Личная  подпись             А.Г. Цицин 

     15.09.2004  

     Допускается в реквизите "Гриф утверждения  документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.4

     Например:

     УТВЕРЖДАЮ

     Генеральный директор ЗАО "Термика"

     Личная  подпись          А.Г. Цицин 

     15.09.2004

     При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

     Например:

     УТВЕРЖДЕН

     решением  общего собрания акционеров от 10.09.2004 № 561  

     Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

     Перечень  документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных  форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для  составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.