Документирование управленческой деятельности

     Конфиденциальное  делопроизводство  отличается от открытого, является самостоятельным видом  деятельности, мотивируя это тем, что оно:

     – распространяется как на управленческую, так и на производственную деятельность;

     – включает работу не только с документами, но и с их проектами, черновиками  и др.;

     – решает две задачи: документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности и защиту информации при работе с конфиденциальными документами;

     – конфиденциальные документы не регистрируются, а учитываются.

     Конфиденциальное  делопроизводство определяется как  деятельность, охватывающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

     Из  сферы действия конфиденциального  делопроизводства вытекают и его  задачи:

1. документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;
2. защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

     Первая  задача направлена на организацию и  бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов.

     Полноту документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности предприятия информации.

     Достоверность документной информации заключается, во-первых, в ее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления  соответствующих реквизитов.

     Своевременность документной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.

     Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов.

     Организация использования документов состоит в обеспечении текущего, оперативного, и последующего, ретроспективного, использования документной информации.⁶

     Вторая  задача конфиденциального делопроизводства регулирует обеспечение сохранности и конфиденциальности документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту как самих документов, так и содержащейся в них информации. Достигается это путем организации специального режима хранения конфиденциальных документов и обращения с ними, установления разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам, разработки жесткой регламентированной технологии издания и обработки конфиденциальных документов и другими мерами, направленными на предотвращение утраты и утечки документированной информации. 
 
 
 

 

ГЛАВА 2. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА

 2.1 ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА

     На  документах, содержащих информацию ограниченного  доступа (государственную тайну  или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять  гриф ограничения доступа к документу⁷.

     Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, — первый и основной элемент защиты документированной информации, позволяющий обеспечить относительно надежную безопасность тайны организации.

     Основу  присвоения документу грифа конфиденциальности должны составлять:

• перечень конфиденциальных сведений организации,
• требования партнеров,
• перечень конфиденциальных документов организации.

     Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако, позволяет четко организовать работу с документами, в частности сформировать систему доступа к документам персонала.

     Гриф  конфиденциальности, или гриф ограничения  доступа к традиционному, машиночитаемому  или электронному документу, представляет собой реквизит (элемент, служебную  отметку, помету, пометку) формуляра  документа, свидетельствующий о  конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему.

     Установить  гриф – значит добавить его к  учетному номеру документа, отразить в  номенклатуре дел, в учетных формах и т. п.

     Информация  и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации:

     первый, массовый уровень — грифы 

     "Конфиденциально",

     "Конфиденциальная  информация".

       Не следует ставить гриф "Коммерческая тайна", так как грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения доступа к документу;

     второй  уровень (достаточно редкий) — грифы 

     "Строго  конфиденциально",

     "Строго  конфиденциальная информация",

      "Конфиденциально. Особый контроль".⁸

     Они присваиваются документу лично  первым руководителем фирмы, им изменяются или отменяются. Использование и  хранение документов с графом второго  уровня также организуется первым руководителем  с возможным привлечением руководителя службы КД.

     На  документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф "Для служебного пользования".

     Написание грифа ограничения доступа, указываемого на документе, не сокращается.

     Под обозначением грифа указываются  номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия.

     Гриф  располагается в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003 на первом и титульном  листах документа, а также на обложке  дела (тома) в правом верхнем углу. На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах.

     Ниже  грифа или ниже адресата могут  обозначаться ограничительные пометы:

     "Лично",

     "Только  в руки",

     "Только  адресату",

     "Лично  в руки" и др.

     При регистрации конфиденциального  документа к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности, например: № 37к, 89ск, 97дсп.

     Документы и информация, конфиденциальные в  целом, в своей массе (например, документация службы персонала, службы безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне, и т. д.), как правило, не маркируются, потому что в полном объеме обладают строгим ограничением доступа к ним персонала.

     На  ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться помета (отметка, надпись, штамп), предполагающая особое внимание к сохранности таких документов:

     "Собственная  информация фирмы",

     "Информация  особого внимания",

     "Копии  не снимать",

     "Хранить  в сейфе" и др.

     Могут использоваться дополнительные цветовые идентификаторы ценных и конфиденциальных документов и дел для их быстрого визуального выделения и контроля использования в процессе работы персонала.

     Гриф  конфиденциальности присваивается  документу:

     — исполнителем при подготовке к составлению  проекта документа; руководителем  структурного подразделения (направления  деятельности) или руководителем организации при согласовании или подписании документа;

     — работником службы КД при первичной  обработке поступающих документов, если конфиденциальный для организации  документ не имеет грифа ограничения  доступа.

     Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности содержащихся в нем сведений.

     Другой  принципиально важный вопрос, решаемый руководством организации, службой  КД и исполнителями до начала составления  текста документа, — определение необходимости предварительной регистрации носителя (листов бумаги, специальных тетрадей и блокнотов с отрывными листами, листов ватмана, фотопленки, магнитных носителей и т. п.), на котором будут формироваться черновик и беловик документа.

     Назначение  такой регистрации — обеспечение  безопасности информации, контроль за ней не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалах, вариантах  и редакциях документа, отдельных  записях и подготовительных материалах.

2.2. ГРИФЫ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ, СОДЕРЖАЩИМ ГОСУДАРСТВЕННУЮ ТАЙНУ

     Законом РФ «О государственной тайне» установлены  грифы секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени  секретности сведений, проставляемые  на самом носителе и (или) в сопроводительной документации к нему⁹. Законом установлено три степени секретности и, соответственно, три грифа ограничения доступа к документам: «секретно», «совершенно секретно» и «особой важности». Закон устанавливает также, что наряду с  грифом секретности на носитель сведений, составляющих государственную тайну, наносится дополнительно следующая информация:

• о степени секретности  содержащихся в носителе сведений со ссылкой на соответствующий пункт перечня сведений, подлежащих засекречиванию, действующего в органе государственной власти, в организации;
• об органе государственной власти, организации, осуществивших засекречивание носителя;
• о регистрационном номере;
• о дате или условии рассекречивания сведений либо о событии, после наступления которого сведения будут рассекречены.

     При невозможности нанесения таких  реквизитов на носитель сведений, составляющих государственную тайну, эти данные указываются в сопроводительной документации на этот носитель. Если носитель содержит составные части с различными степенями секретности, каждой из этих частей присваивается соответствующий гриф секретности, а носителю в целом – гриф секретности, соответствующий тому грифу секретности, который присваивается его составной части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности сведений.

     Помимо  перечисленных реквизитов на носителе и (или) в сопроводительной документации могут проставляться дополнительные отметки, определяющие полномочия должностных  лиц по ознакомлению с содержащимися  в этом носителе сведениями.

     Закон также устанавливает, что использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.

2.3. ГРИФЫ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ, СОДЕРЖАЩИМ КОНФИДЕНЦИАЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ

     Порядок проставления грифов ограничения доступа на документах, содержащих конфиденциальную информацию, менее определен. Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и служебную тайну. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, гриф ограничения доступа определяется собственником или пользователем информации.