Документирование управленческой деятельности

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

Глава 1. Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства 4

1. Понятие конфиденциального делопроизводства 4

1.2. Конфиденциальное делопроизводство и его сфера действия 9

Глава 2. Работа с документами, содержащими информацию ограниченного доступа 12

2.1. Порядок оформления документов, содержащих информацию ограниченного доступа 12

2.2. Грифы ограничения доступа к документам, содержащим государственную тайну 15

2.3. Грифы ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию 16

Заключение 20

Библиографический список 22

Приложение 23 
 

ВВЕДЕНИЕ

     В настоящее время в ходе функционирования любой организации возникает  та или иная документация, доступ к  которой ограничен. Именно в таких случаях информацию, содержащуюся в таких документах, можно классифицировать как коммерческую тайну.

     Коммерческая  тайна – это вид тайны, включающий информацию, устанавливаемую и защищаемую ее обладателем в любой сфере его коммерческой деятельности, доступ к которой ограничивается в интересах обладателя информации. Однако также есть понятие служебной тайны. В данном случае это вид тайны, которая распространяется на поступившую в органы государственной и муниципальной власти информацию, составляющую коммерческую тайну других юридических лиц, которая получена в результате осуществления служебной деятельности этих органов.

     Таким образом, под конфиденциальной информацией следует понимать обобщающее понятие зафиксированной на материальном носителе информации, содержащей коммерческую или служебную тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается законодательством, а также ее обладателем. В таких случаях обладатель секретной информации на основе законодательных актов, касающихся информации и норм ее хранения, специальным образом оформляет секретную документацию. 

     Цель данной контрольно-курсовой работы состоит в определении порядка оформления документов, имеющие информацию ограниченного доступа. Для этого необходимо решить ряд задач:

1. определить понятие и сферу деятельности конфиденциального делопроизводства;
2. выявить порядок оформления документов, содержащих информацию ограниченного доступа, а также обозначить грифы ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию.

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И СФЕРА ДЕЙСТВИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2. ПОНЯТИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

     Основными задачами учета носителей конфиденциальной информации (или, как часто их называют в научной литературе, документов предварительного учета) являются:

• закрепление факта присвоения носителю (например, обычным листам бумаги, дискете и др.) категории конфиденциальности, ограниченного доступа;
• присвоение носителю учетного номера и включение его в справочно-информационный банк для обеспечения контроля за использованием и проверки наличия;
• документирование фактов перемещения носителя между сотрудниками организации, закрепление персональной ответственности за его сохранность;
• контроль работы исполнителя над документом и своевременного уничтожения носителя или его частей, потерявших практическое значение.¹

     Все типы носителей конфиденциальной документированной  информации должны быть учтены до начала составления проектов черновика, различных вариантов и наконец оригинала будущего документа.

     При этом соблюдаются следующие условия защиты информации:

• формирование основы для последующей персональной ответственности сотрудника за сохранность носителя, повышенного внимания к нему;
• предупреждение возможности нецелевого использования носителя или его неправильного хранения;
• формирование грифа конфиденциальности будущего документа;
• предупреждение возможности тайной подмены носителя, изъятия из него или включения в него отдельных частей (листов, кусков фото-, видео- или магнитной пленки), для чего фиксируются технические характеристики носителя (количество листов, длина ленты, наличие склеек и др.);
• предупреждение технической возможности тайной разборки кассет, пеналов, футляров, конвертов и иных оболочек, содержащих технические носители информации;
• включение носителя в сферу регулярного контроля сохранности и местонахождения.

     В службах конфиденциального делопроизводства коммерческих фирм бумажные носители текстовой и технической информации ставятся на инвентарный (перечневый) учет. В этих структурах учет носителей целесообразен только на уровне руководства фирмы, так как именно здесь концентрируется вся действительно ценная информация. На уровне исполнителей документирование элементов конфиденциальной информации ведется на носителях, не учитываемых предварительно.

     Обязательному инвентарному учету и маркировке на всех уровнях управления подлежат магнитные носители информации, для  которых любые угрозы представляют значительно большую опасность, чем для бумажных, а обнаружение  реализации этих угроз возможно только на основе сложных аналитических наблюдений. Маркировка предусматривает нанесение на носитель инвентарного номера, даты регистрации, наименования структурного подразделения и фамилии исполнителя.²

     Надписи делаются механическим путем, стойким  красителем, которым одновременно окрашиваются винты и другие детали, скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляра с целью сигнализирования об их несанкционированном вскрытии.

     Этап  оформления и учета носителей  конфиденциальной информации, выдачи их исполнителям и приема от исполнителей выполняется в службе КД как в традиционном, так и автоматизированном режимах и включает в себя следующие процедуры:

• первичное оформление носителя, в процессе которого выполняются специализированные операции, позволяющие в дальнейшем контролировать подлинность носителя и сохранность всех его элементов
• традиционный или автоматизированный учет носителя, при котором документируется факт его включения в категорию носителей ограниченного доступа с присвоением ему инвентарного номера;
• окончательное оформление носителя, в процессе которого учетные данные переносятся на носитель и его составные части для их идентификации;
• выдача учтенного, укомплектованного носителя информации исполнителю, закрепление за исполнителем персональной ответственности за сохранность носителя, его целостность и целевое использование;
• выдача исполнителю при необходимости дополнительных учтенных листов, форм и бланков
• прием от исполнителя носителя информации, в процессе которого проверяются комплектность носителя, наличие оправдательных отметок за отсутствующие элементы и документирование факта передачи носителя в службу КД;
• ежедневная проверка правильности учета носителей и их наличия.³

     При работе с исполнителями работник службы КД педантично решает следующие  задачи защиты информации:

1. предотвращение выдачи носителя лицу, не связанному с составлением конкретного документа или исключенному из состава лиц, допускаемых к данному носителю (составляемому документу);
2. выявление факта утраты носителя или его частей, организация поиска носителя и проведения служебного расследования;
3. предотвращение нарушения принципа персональной ответственности за сохранность носителя и фиксируемой в нем информации;
4. обнаружение факта подмены носителя другим, фальсификации части носителя;
5. обнаружение фактов случайной или умышленной порчи носителя (изменения формата, нумерации листов, вырывания листов, их загрязнения, склеивания и т. п.);
6. предотвращение несанкционированной и не оправданной деловой необходимостью передачи носителя между руководителями и исполнителями;
7. предотвращение несанкционированного ознакомления посторонних лиц с содержанием информации, зафиксированной на носителе, в процессе его выдачи исполнителю и приема от исполнителя.

     Следовательно, до начала составления черновика  конфиденциального документа должен быть выполнен ряд принципиально важных технологических этапов обеспечения сохранности тайны фирмы, которые дают возможность в будущем свести к минимуму риск утраты ценной информации, документирование которой пока только предполагается.

     Этап  составления текста конфиденциального документа методически мало отличается от аналогичной творческой, формально-логической и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа.

     Однако  исполнитель должен помнить, что  конфиденциальная информация документируется только при наличии серьезных объективных потребностей, а не субъективного желания сотрудника фирмы.⁴

     Кроме того, с точки зрения защиты информации важно учитывать, что процесс  ее документирования предполагает распространение  информации во времени и пространстве, которое объективно увеличивает число опасных источников и каналов ее утраты. Уязвимость информации резко возрастает.

     Передача  конфиденциальной информации по заранее  установленной нормами права  или договорами деловой необходимости партнерам, учредителям, клиентам и другим юридическим и физическим лицам допускается только по их письменному запросу с указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений.

     Информация  всегда передается в письменном виде за подписью полномочного руководителя фирмы с соблюдением порядка обращения с отправляемыми конфиденциальными документами. Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разрешается.

     Составление текстов особо ценных конфиденциальных документов обычно относится к компетенции руководства фирмы. Менее значимые конфиденциальные документы по отдельным функциональным вопросам составляются децентрализовано руководителями структурных подразделений (направлений деятельности) фирмы и иногда допущенными к этой работе исполнителями (опытными менеджерами, экспертами).

     Объединение конфиденциальных документов, содержащих и коммерческую, и служебную тайну, одним делопроизводством обусловлено  тем, что эти документы почти  полностью идентичны по технологическим  процедурам их составления, обработки, обращения, хранения и защиты.

     Если  технология секретного и различных  типов специального делопроизводства в основном регламентирована государственными нормативными актами, то порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну, вообще не установлен. Его должен определять обладатель конфиденциальных документов с учетом специфики деятельности предприятия. При этом необходимо обеспечивать нужных уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. Что касается порядка работы с документами, содержащими служебную тайну, то он лишь в части собственной информации (и то слишком общо и далеко не в полном объеме) изложен в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.

     Поскольку ведение делопроизводства по служебным  документам ограниченного распространения  указанным постановлением Правительства возложено на подразделения открытого делопроизводства, а делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну, на многих предприятиях осуществляют секретари, в журнале планируется опубликовать серию статей, посвященных организации и технологии конфиденциального делопроизводства. 

1.2. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

И ЕГО  СФЕРА ДЕЙСТВИЯ

     Конфиденциальное  делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но имеет существенные отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются как сферы конфиденциального делопроизводства, так и видов и содержания работ с документами⁵.