Документирование управленческой деятельности. Организационно-правовое обеспечение делопроизводства

Определяющим моментом в работе кадровой службы является ориентированность на потребности предприятия, запросы и нужды руководства и сотрудников. Кроме того, в процессе формирования внутреннего кадрового резерва персонал проходит оценку по определенным критериям, основными из них являются следующие:

- качество работы:

работа выполняется без ошибок (встречаются лишь небольшие погрешности), практически без помощи руководителя, аккуратно и тщательно, не требует дополнительной проверки, в работе небольшое количество ошибок, аккуратность и точность, четкое выполнение инструкций, незначительная помощь руководителя, качество работы соответствует предъявляемым требованиям, допускаются ошибки, работа выполняется небрежно, требуется контроль со стороны руководителя, низкое качество работы, постоянные ошибки, требуется постоянный контроль;

- объем работы:

энергичный работник, с легкостью выполняющий гораздо больший объем работы, чем запланировано, работник, быстро выполняющий большой объем работы, работник, стабильно работающий и выполняющий плановые показатели, работник, медленно работающий, требующий постоянного подталкивания, работник, медленно работающий, теряющий много времени впустую, не справляющийся с запланированным объемом работ;

- присутствие на работе (дисциплина):

надежный человек, всегда вовремя приходит на работу и всегда на рабочем месте, надежный работник, редко (по уважительной причине) отсутствующий,  предупреждающий заранее о своем отсутствии, работник ненадежный, непунктуальный, не предупреждающий о своем отсутствии, работник, часто отсутствующий или опаздывающий без предупреждения, ненадежный;

- степень лояльности к предприятию:

работник, хорошо знающий предприятие и преданный ему, который на первое место ставит интересы организации, не допускающий негативных отзывов о предприятии ни в какой ситуации, позитивно отзывающийся о руководстве, коллегах, как на работе, так и за ее пределами, человек, который гордится своим предприятием, работник, позитивно воспринимающий предприятие, не допускающий неконструктивной критики, довольный своей работой, работник, в общем удовлетворенный своей работой на данном предприятии, избегающий публично выражать недовольство организацией, коллегами и начальником, работник, не ощущающий себя частью предприятия, иногда не сдерживающий негативные эмоции по отношению к предприятию, работник, негативно относящийся к предприятию, преследующий свои личные цели.

При работе с кадрами, тем более при формировании кадрового резерва, необходимо помнить следующее: наивысшую ценность представляет не тот, кто обладает уникальными знаниями, а тот, кто способен постоянно обучаться новому и применять свои знания на практике. Кроме того, уникальные специалисты часто замыкают весь процесс на себе, и в случае, если им приходится покинуть предприятие, работа существенно осложняется. Поэтому нельзя строить работу в расчете на конкретного специалиста, иначе есть опасность стать его заложником.

Работа в данном направлении должна вестись систематически, целенаправленно и регулироваться положением о кадровом резерве предприятия. Данный документ может состоять из следующих разделов.

Общие положения. В этом разделе указывается, какие вопросы регулируются Положением о кадровом резерве, определяются основные направления работы с резервом кадров. Затем приводятся разъяснения основных вопросов системы работы с резервом кадров, а именно:

- что такое резерв кадров;

- что такое система работы с резервом кадров;

- какие вопросы решает наличие резерва кадров;

- для чего необходимо планирование резерва кадров;

- каковы источники формирования резерва кадров.

Порядок формирования резерва кадров. Данный раздел определяет, каким образом и на основании какого подхода формируется резерв кадров на предприятии.

Организация работы с резервом кадров. Регламентируются следующие вопросы:

- расчет резерва кадров;

- определение кандидатов в резерв кадров;

- оценка кандидатов в резерв кадров;

- анализ результатов оценки кандидатов в резерв кадров;

- формирование резерва кадров и утверждение списка резерва руководством предприятия;

- формирование программ подготовки резерва;

- реализация программ подготовки резерва;

- оценка резерва кадров:

характеристика, отчеты о выполнении заданий, экспертная оценка;

- анализ результатов оценки резерва кадров;

- выводы:

отрицательная оценка - исключение из резерва кадров, требуется дополнительная подготовка - планирование индивидуальной подготовки, положительная оценка - принятие решения о выдвижении на вышестоящую должность.

Кроме того, в данный документ могут включаться приложения, состоящие из образцов документов, необходимых для составления личного дела работника, включенного в резерв кадров, схемы функциональных связей в процессе организации работы с резервом, перечней обязанностей стажера и руководителя стажировки, иных необходимых документов.

Если предприятие не очень маленькое, рекомендуется иметь в кадровой службе подразделение или специально подготовленного работника, отвечающих за организацию и контроль работы с резервом кадров.

5.2.Подбор персонала

Для того чтобы подобрать специалиста, необходимо ответить на следующие вопросы:

- какая работа будет ему поручена;

- работа будет временная или постоянная;

- каких результатов и через какое время ожидают от работника;

- кто выполняет эту работу сейчас и что не устраивает в настоящем положении дел;

- когда специалист должен приступить к работе;

- есть ли для него оборудованное рабочее место (если нет, то в какой момент появится и сколько будет стоить)?

Такие вопросы помогут понять, нужен специалист на постоянную работу или можно нанять его временно; сформулировать требования к специалисту (какими изменениями и навыками должен владеть, в какой области специализироваться) и определить сроки, в которые должен быть подобран соответствующий работник.

Существует несколько вариантов поиска нужного работника.

1. Через знакомых. Это надежный и дешевый источник, но не всегда объективный. Здесь лучше всего, учитывая рекомендации знакомых, рассматривать кандидатов на общих основаниях.

2. Воспользоваться услугами кадровых агентств. Это будет быстро, достаточно профессионально, но дорого. Агентства помогут сформулировать требования к работнику проведут предварительный отбор и представят на рассмотрение не одну кандидатуру. Если все кандидатуры в той или иной мере подходят, значит, работа рекрутеров выполнена профессионально. Если соискатели не подходят, лучше отказаться от услуг такого агентства.

Однако успех сотрудничества не может быть гарантирован ни продолжительностью работы на рынке данного агентства, ни объемом базы данных, ни перечнем солидных клиентов, ни стоимостью услуг. В таком случае стоит поискать другое кадровое агентство.

3. Самый простой и дешевый способ поиска специалиста - Интернет (размещение объявления на одном из сайтов по трудоустройству). По электронной почте можно провести первое интервью, попросив кандидата ответить на некоторые вопросы. Кроме того, необходимые кандидатуры можно подобрать, просмотрев размещенные на сайтах резюме.

4. Размещение объявлений в газетах по трудоустройству позволит охватить широкую и разнообразную аудиторию соискателей. Это могут быть как местные периодические издания, так и бизнес-издания, гарантированно попадающие на стол большей части руководителей.

Задействование профессиональных изданий и деловой прессы дает возможность подобрать нужного специалиста, подумывающего о смене места работы. Объявление об открытой вакансии должно содержать название должности, предъявляемые требования и круг обязанностей. Хорошо, если это будет модуль, содержащий название и логотип предприятия. Одновременно объявления можно давать по радио и телевидению.

5. Охотно идут на сотрудничество учебные заведения, предоставляя информацию о лучших студентах и выпускниках. С тренинговыми компаниями работать сложно, так как они не имеют права разглашать информацию о людях, посещающих тренинги, без их согласия. Но если кадровый работник сам будет посещать различные тренинги и знакомиться там с потенциальными кандидатами, то и этот способ подбора специалистов может быть использован.

6. Найти нужных специалистов можно также на специализированных выставках, обычно на второй-третий день у экспозиций работают хорошие менеджеры и специалисты. Выдавая себя за клиента, можно посмотреть их в процессе работы.

7. Можно связаться с представителями других предприятий, подбирающих персонал для себя, и предложить обмениваться сведениями о кандидатах.

Таким образом, в зависимости от потребностей и направления деятельности предприятия кадровая служба выбирает наиболее приемлемые для себя.

После того как у кадровой службы окажется резюме как минимум нескольких человек, необходимо провести интервью по телефону для отсева неподходящих кандидатур. Иногда разница между резюме и телефонным разговором настолько значительна, что личной встречи для принятия решения не требуется.

Грамотно проведенное телефонное интервью позволяет сэкономить время на личных встречах с кандидатами. В процессе проведения такого интервью устанавливаются определенные факты, которые потом потребуют проверки (знание определенной сферы деятельности, необходимых программ и др.). Возможно также выяснить ожидания кандидата относительно заработной платы и обсудить это. Если его требования значительно отличаются от предложения, то скорее всего нет смысла приглашать соискателя на встречу.

В процессе проведения телефонного интервью удобно использовать заранее составленный бланк, в который будут занесены следующие сведения: имя кандидата, номер его телефона, несколько четких вопросов по имеющемуся опыту работы.

Для телефонного интервью, как правило, используются закрытые вопросы, предполагающие ответы "да", "нет", указание конкретных дат, сроков. В интервью целесообразно продублировать наиболее важную и принципиальную для предприятия часть информации (условия работы, график и т.п.). Очень важно предоставить потенциальному сотруднику информацию о предприятии (сколько лет существует, чем занимается, почему возникла вакансия).

Если при заполнении бланка на большинство вопросов получен отрицательный ответ, то такого кандидата не стоит приглашать на собеседование. Необходимо поблагодарить человека за проведенное интервью и объяснить, что предприятию требуется сотрудник с другим опытом работы. Если же разговор по телефону имеет положительный результат, то согласовывается время и место проведения собеседования.

При проведении собеседования решаются две задачи: выясняется профессиональная компетентность кандидата и определяется, насколько кандидат подходит работодателю как личность.

Перед проведением собеседования необходимо определить:

- что предприятие ожидает от соискателя как от профессионала;

- какие обязанности сотрудник будет выполнять;

- как можно проверить компетентность кандидата (кто и как это сделает).

Оценка может быть проведена как специалистом предприятия, заинтересованным в привлечении нового сотрудника, так и приглашенным экспертом. Кроме того, можно использовать профессиональное задание или тест, требующие определенных знаний и навыков. Тестирование целесообразно проводить для тех специальностей, где требуются конкретные знания и умения, которые можно объективно оценить: бухгалтеры, менеджеры по продажам, маркетологи и т.д.

Важное требование при проведении собеседования - использование открытых вопросов, предполагающих развернутые ответы. В таких вопросах используются вопросительные слова "почему", "зачем", "где", "что" и т.д. без предложения вариантов ответа.

Существует несколько видов интервью, которые можно использовать в процессе проведения собеседования.

Биографическое интервью предполагает несложную технику проведения. Начать разговор можно фразой "Я ознакомился с вашим резюме, и у меня возникло несколько вопросов...". Люди любят рассказывать о себе заинтересованному человеку, но делать выводы о профессиональной компетенции соискателя рано, этот разговор - подготовка к проведению поведенческого интервью.

Поведенческое интервью называют глубинным, структурированным или интервью по компетенциям. Этот вид интервью один из самых сложных, позволяет получить от кандидата подробное описание реальных рабочих ситуаций, с которыми он сталкивался в прошлом. Для этого задаются вопросы, например, об опыте командной работы с уточнением деталей: где именно работал, какие решал задачи, как это происходило, оказывалась ли помощь коллегам и как они к этому относились. Основываясь на полученной информации, можно просчитать, как человек поведет себя в той или иной ситуации, и выяснить, насколько личные качества и профессиональные навыки кандидата подходят для открытой вакансии. Обязательно нужно следить за невербальным поведением: мимикой, жестами и темпом речи, чтобы заметить малейшие признаки неискренности и хитрости:

- полностью закрытая поза, руки в карманах, взгляд исподлобья (нежелание  разговаривать, стремление защититься);

- легкое прикосновение к кончику носа в процессе рассказа о себе (свернутый жест прикрытия рта);

- отведение взгляда, частые моргания, а также потирание глаз (трудно смотреть в глаза и лгать);

- дернулись зрачки (обдумывает правдоподобный ответ);