Документирование управленческой деятельности. Организационно-правовое обеспечение делопроизводства

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности. Организационно-правовое обеспечение делопроизводства.

1.       ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Выбор организационной формы кадровой службы определяется размером предприятия и численностью работников, порядком подбора кадров и объемом обрабатываемой информации.

Если предприятие небольшое, то кадровая служба не создается, а назначается специальный работник (инспектор по кадрам, менеджер), который отвечает за всю кадровую работу.

Существуют следующие организационные формы кадровой службы:

- управление кадров;

- департамент;

- отдел кадров;

- служба персонала;

- кадровый центр и т.д.

Задачи, которые приходится решать кадровой службе, не зависят от направления деятельности предприятия и достаточно разнообразны, например:

- прогнозирование и планирование потребности предприятия в кадрах;

- комплектование предприятия необходимыми кадрами;

- обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение;

- повышение квалификации работников;

- проведение регулярной аттестации;

- учет и анализ личного состава предприятия и др.

В процессе решения поставленных задач кадровая служба выполняет следующие виды работ:

- составление планов работ по труду и кадрам (квартальные, годовые, перспективные);

- создание и ведение банка данных о персонале (количественный и качественный состав);

- подбор кандидатов на различные позиции и создание резерва кадров предприятия;

- отбор кандидатов на вакантные должности;

- участие в проведении аттестации;

- оформление документов о приеме, переводе, увольнениях, поощрениях и взысканиях, командировках и отпусках работников;

- оформление и ведение личных дел и трудовых книжек;

- ведение установленной отчетности, подготовка справок и других документов, касающихся трудовой деятельности работников;

- ведение учета личного состава и табельного учета;

- проведение работы по анализу текучести кадров;

- контроль за соблюдением трудовой дисциплины на предприятии и т.д.

2.      Положение об отделе кадров

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

-         общие положения;

-         задачи;

-         структура;

-         функции;

-         взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

-         права;

-         ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

-       разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

-       оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

-  учет личного состава предприятия;

-       хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

-       контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

-       изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

-       анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

-       создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

-       работа по созданию резерва на выдвижение;

-       подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

-       подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

-       подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

-       принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

-       осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

-       организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

-  ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному составу.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

-       право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;

-       право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

-       право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;

-       право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

3.      Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

Любая должностная инструкция работника предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

-         руководство работой отдела;

-         обеспечение выполнения работ;

-       разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

-       обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

-       проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

-       обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

-       создание условий для роста и повышения квалификации персонала;

-       контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;

-       внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

-       обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

-       постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

-       нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;

-         основы экономики, организации труда и управления;

-         правила внутреннего трудового распорядка;

-       правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.

4.      Планирование и организация работы по обеспечению кадрами

Любое предприятие, имеющее планы развития на длительную перспективу, сталкивается с проблемой рационального использования человеческих ресурсов, их развития и  пополнения. Достаточно часто руководители предприятий долгое время игнорируют эту потребность. В такой ситуации роль кадровых служб ограничивается деятельностью по ведению документации и решению кадровых проблем, возникающих в процессе работы без учета задач и перспектив развития предприятия. В результате образуется разрыв между текущей деятельностью предприятия и его стратегическими целями.

Факторами, влияющими на эффективность работы кадровой службы, являются:

- поддержка высшего руководства;

- авторитет кадровых служб и их руководителей;

- высокая квалификация подготовленности работников кадровых служб и руководителей, задействованных в системе работы с резервом кадров.

Отсутствие или слабость даже одного из перечисленных факторов значительно снижает эффективность системы работы кадровой службы.

5.1.Кадровый резерв

Для того чтобы на предприятии не возникало проблем из-за нехватки специалистов, кадровая служба изучает потребности отделов и подразделений в кадрах. На основе такого анализа ведется работа по формированию кадрового резерва предприятия, т.е. определяются:

- подразделения, направления, отделы, нуждающиеся в кадровом резерве;

- должности, для которых целесообразно готовить кадровый резерв.

Работа по формированию кадрового резерва предполагает:

- определение критериев для кандидатов в резерв;

- предварительное формирование списка (беседа с руководителями отделов, наблюдение, анализ имеющейся информации и документов);

- проведение оценки кандидатов для зачисления в кадровый резерв;

- корректировку и утверждение списка;

- реализацию программы кадрового резерва.

Кадровый резерв может быть как внутренний, так и внешний. Внутренний кадровый резерв составляют сотрудники предприятия. Данный резерв делится на оперативный и перспективный.

Оперативный резерв - это сотрудники, которые уже замещают вышестоящих руководителей и готовы без какого-либо дополнительного обучения занять вышестоящие должности.

Перспективный резерв - это сотрудники, имеющие высокий потенциал, но нуждающиеся в дополнительном обучении.

Внешний кадровый резерв может формироваться по желанию администрации, т.е. на вакантные позиции предприятие будет сознательно привлекать кандидатов со стороны. Кроме того, внешний кадровый резерв может формироваться вынужденно, если на предприятии по каким-либо причинам высока текучесть кадров.

Формирование кадрового резерва предприятия способствует выявлению потенциала персонала, а также помогает в случае экстренной необходимости закрыть кадровые "дыры". Какой именно кадровый резерв будет формироваться на предприятии - внешний, внутренний или и тот и другой, - решает руководство предприятия. Необходимо учитывать следующее правило: работники при переводе на новую должность дают выработку 80%, а вновь принятые на первоначальном этапе только 20% (процесс адаптации, знакомство с предприятием, его культурой, правилами, коллективом и т.д.). Кроме того, нельзя упускать из виду факторы влияния внешнего рынка, представляющие интерес для сотрудников предприятия, особенно находящихся на ключевых позициях:

- востребованность конкретных специалистов на рынке труда;

- уровень заработной платы;

- кадровая политика предприятий-конкурентов;

- развитие технологий, оптимизация бизнес-процессов и т.д.