Документирование распорядительной деятельности в учреждениях и организациях Российской Федерации

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Января 2012 в 17:01, курсовая работа

Краткое описание

Актуальность работы обусловлена возрастанием роли документов, образующихся в деятельности предприятий, учреждений, организаций на современном этапе. Документы составляются для утверждения решений руководства, с целью информирования сотрудников, партнеров, клиентов, для подтверждения и согласования условий контрактов и договоров и для многих других целей. В настоящее время в связи с техническим прогрессом документы можно создавать не только на бумажных носителях, но и в электронном виде.
Основная проблема современного документирования деятельности – это стандартизация и унификация документов, обучение квалифицированных кадров, несовершенство законодательства в области делопроизводства.
Научная значимость исследования состоит в том, что оно сочетает в себе теорию и практику процесса документирования распорядительной деятельности. Данное исследование интересно еще и тем, что автор дает свою оценку и рекомендации по решению основных проблем документирования распорядительной деятельности, основанные на личном практическом опыте документирования и теоретических знаниях автора. Также рассматривались и учитывались мнения специалистов в данной сфере (работники делопроизводственных отделов) и мнения сторонних наблюдателей (студенты кафедры документоведения). Практически представленное исследование может использоваться как основа для последующего изучения данной темы.
Объектом исследования является процесс документирования распорядительной деятельности предприятий и организаций в Российской Федерации. Предметом исследования выступают распорядительные документы.
Целью исследования является изучение процесса документирования распорядительной деятельности на предприятиях, в учреждениях и организациях.
В соответствии с поставленной целью в работе решаются следующие задачи:
- изучить распорядительную документацию: оформление, виды;
- осветить нормативно-методическую базу делопроизводства;
- рассмотреть процесс распорядительной деятельности в организациях России;
- определить основные проблемы документирования распорядительной деятельности организации;
- выявить пути совершенствования документирования деятельности.
При проведении исследования применялись следующие методы:
• логический - теоретическое воспроизведение развивающегося объекта во всех его существенных закономерных связях и отношениях.
• сравнительного анализа – позволяющий раскрыть сущность исследуемого объекта.
• системно-структурного анализа – исследуемый объект рассматривался как система, с выделением элементов, составляющих ее структуру.

Скачать целиком (61.35 Кб) Сколько стоит заказать работу?
Содержимое работы - 1 файл

КУРСОВАЯ Универ.doc

— 261.50 Кб (Скачать файл)

     К сфере делопроизводства можно отнести  следующие классификаторы:

     •Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

     •Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

     •Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). 20

     Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ – «упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления». 21

     ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов. 22

     1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие: состав управленческих документов; порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов; оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых; общие требования к составлению текстов управленческих документов.

     2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок: документооборота организации; построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам; контроля исполнения документов; подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

     3. Механизация и автоматизация работы с документами.

     4. Организация службы документационного обеспечения управления.

     Основные  цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления. 23

     На  практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления. 24

     На  основе единых федеральных, местных и ведомственных требований к документационному обеспечению предприятия разрабатывают следующие внутренние организационно-распорядительные и иные документы, регламентирующие организацию ДОУ с учетом специфики деятельности предприятий:

     1) инструкцию по документационному обеспечению управления предприятием;

     2) положение о структурном подразделении,  в ведении которого находятся  вопросы ДОУ;

     3) инструкции для должностных лиц  предприятия, к компетенции которых  отнесены отдельные вопросы ДОУ  (должностные инструкции);

     4) нормы времени и выработки  для процессов и операций, осуществляемых  работниками предприятия по ДОУ.25

     Разработка  указанных документов имеет целью:

     1) упорядочить и оптимизировать  документооборот предприятия;

     2) сократить количество и одновременно повысить качество документов, разрабатываемых предприятием;

     3) создать требуемые условия для  внедрения и последующего применения  технологий документирования управленческих  решений;

     4) исключить ошибки в процессе  осуществления деятельности по  ДОУ.26

     Таким образом, мы рассмотрели правовые аспекты процесса документирования. Ко всему вышеперечисленному необходимо добавить, что помимо федеральных законов, обязательных для исполнения, внедренный             ГОСТ Р 6.30-2003 носит всего лишь рекомендательный характер. Типовые инструкции же призваны показать пример составления конкретной инструкции по делопроизводству на предприятии. В итоге, каждое предприятие имеет право составлять нормативные документы в соответствии с федеральными и местными законами, но по своему усмотрению. Таким образом, рекомендательный характер некоторых нормативных документов вносит некоторую сумятицу в разработку конкретных нормативных документов организации. Исходя из всего вышесказанного можно сделать вывод, что законодательство в области делопроизводства, хоть и обширно, но не совершенно. 

     1.2. Назначение распорядительных документов

     Распорядительные  документы – это документы, в  которых фиксируются решения  административных и организационных  вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

     Независимо  от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

     Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

     Распорядительные  документы играют важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Посредством распорядительных документов осуществляется администрирование любым предприятием.27

     Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования  организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.28

     Основанием  для издания распорядительного  документа может быть:

  • необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
  • необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. 29

     Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления. 30

     С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

  • документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
  • документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.31

     В первом случае распорядительные документы  издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. 32

     На  основе коллегиальности действуют  федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др. 33

     В системе коллегиальных органов  особое место занимают совещательные  по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа. 34

     В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. 35

     Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность  управления, повышает персональную ответственность  руководителей за принятые решения. 36

     На  основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). 37

     Руководители  органов управления, действующих  на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других. 38

     В условиях коллегиального принятия решений  издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания. 

     1.3. Состав и оформление распорядительных документов

     Одна  из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий — издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.39

     В соответствии с действующим законодательством и компетенцией руководство организации издает следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, решения и постановления. Отдельно можно выделить такой вид распорядительных документов как выписка из приказа (распоряжения, указания, решения, постановления). Эти документы отличаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями текста.

     Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. 40

     Распорядительные  документы вступают в силу с момента  их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

     Особое  значение придается доведению распорядительного  документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

     Рассмотрим  подробнее особенности оформления распорядительных документов их сходство и отличия.

     Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.41

     Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности. 42

     Различаются постановления организационные и адресуемые. Первые – позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана и т.д. Вторые – предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами. 43

     Постановления оформляются на бланках и имеют  следующие реквизиты: Государственный  герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.44

     Особенностью  постановления является текст самого документа.

Информация о работе Документирование распорядительной деятельности в учреждениях и организациях Российской Федерации