Документационное обеспечение управления

       Порядок работы с документами, составляющими  коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому  делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации  работы с конфиденциальными документами, включающей следующие разделы: "Общие  положения" – на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются люди или  подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну; "Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну" – определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы  ограничения доступа к документам; "Организация работы с документами" – устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну .

       Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями "жизненного" цикла документа. Этими стадиями являются следующие.

       1. Получение (отправка) документа.  Документ, поступающий в фирму  и содержащий гриф конфиденциальной  информации, должен быть передан  только секретарю-референту или  инспектору закрытого делопроизводства  и зарегистрирован. Далее, он  передается руководителю, а последний  определяет непосредственного исполнителя  по данному документу, имеющему  допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный  порядок при отправлении документа  – подготовка документа, подпись  руководителя, регистрация в специальном  журнале секретарем-референтом и  отправка.

       2. Хранение документа. Все документы,  содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально  отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или  ящиках. Документы же составляющие  коммерческую тайну – только  в металлических сейфах, оборудованных  сигнализацией. Все помещения  должны опечатываться. Следует  иметь в виду, что при определении  степени конфиденциальности документа  производится также определение  срока в течение которого она  действует По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.

       3. Использование документа. Система  доступа сотрудников, не имеющих  соответствующих прав по должности,  к конфиденциальным документам  должна иметь разрешительный  характер. Каждая выдача таких  документов регистрируется (расписываются  оба сотрудника – и тот,  кто берет документ и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).

       4. Уничтожение документа. Конфиденциальные  документы, утратившие практическое  значение и не имеющие какой-либо  правовой, исторической или научной  ценности, срок хранения которых  истек (либо не истек), подлежат  уничтожению. Для этого создается  комиссия (не менее 3 человек) в  присутствии которой производится  уничтожение. Затем члены комиссии  подписывают акт об уничтожении.  Бумажные документы уничтожаются  путем сожжения, дробления, превращения  в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

       5. Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

       Следует контролировать не только документы, содержащие конфиденциальную информацию, но и  бумаги с печатями, штампами, бланки. Бланк – лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа, либо с напечатанным любым способом текстом (или рисунком), используемый для составления документа. Особое внимание следует уделять охране так называемых бланков строгой  отчетности, содержащих номер (серию), зарегистрированных одним из установленных  способов и имеющих специальный  режим использования. 
 

       III. Составить справку. 

       Справка – это документ, содержащий подтверждение  событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия  обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.

       Для удобства оформления можно подготовить  справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.

       Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности.

       В правом верхнем углу указывается  место представления справки.

       На  справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки  рядом с датой.

       Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства  и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал.

       Справки, составленные по запросу внешних  организаций, должны быть подписаны  руководителем предприятия.

       Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых  направляется адресату, второй – подшивается  в дело. 

       Реквизиты справки следующие:

место представления  справки (допустимо указывать в  тексте справки),

название и  координаты организации, выдавшей справку,

штамп организации, выдавшей справку,

наименование  вида документа,

дата,

текст справки,

подпись должностного лица,

печать организации.

        

       Пример:

       

         ОАО «Заря»                                                   В Налоговую инспекцию

       123000, Москва,                                            г. Москвы

       ул. Ак. Павлова, д. 20                 

                                                                                                

       СПРАВКА

       29.09.2002 

       Петухов Игорь Иванович работает директором отдела сбыта ОАО «ЗАРЯ» с окладом 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей.  

       Директор                                             (Подпись)   И. А. Петров

       Главный бухгалтер                         (Подпись) Н. В. Николаева

Список используемой литературы: 

1. А.А. Раздорожный , Документирование управленческой деятельности.

 

 

Задание: В правой части таблицы написать правильный вариант фразы  с учетом особенностей официально-делового стиля.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы:

1. А.А. Раздорожный , Документирование управленческой деятельности.
2. Делопроизводство : Образцы,документы .Организация и технология работы.Более 120 документов,- 2-е изд., перераб.т доп./ И.К. Корнеева, Кудряева. -М.,ТК Велби,Изд-во Проспект, 2004.- 456с.
3. http://www.vuzlib.net
4. http://www.roskonsalt.ru
5. http://blanker.ru
6. http://www.langrus.ru
7. http://dic.academic.ru