Деловой разговор требует краткости, поскольку  от длительных разговоров по служебному телефону обычно страдают интересы дела. Поэтому по служебному телефону надо говорить, не отнимая много времени у себя и вашего собеседника. Обычная норма продолжительности такого разговора — 3 минуты. Полезно на листе бумаги предварительно наметить, какие вопросы будут поставлены на обсуждение, какие аргументы будут привлечены, какие предложения целесообразны.

     Многие  телефонные разговоры часто длятся очень долго потому, что оба  партнера имеют трудности с их завершением. Когда приходит время заканчивать разговор и прощаться, следуют правилу: кто первый начал разговор, т. е. кто позвонил, тот и должен его заканчивать.

     После разговора следует уяснить, все  ли нужное было сказано, и не стоит  ли кому-либо передать полученные сведения. Желательно точно записать итог разговора, а также то, что вы обещали сделать.

     Не  забудьте еще раз поблагодарить  собеседника, если он поздравил вас с чем-то или сообщил приятные сведения. Если считаете нужным, заверьте собеседника, что вы всегда рады его звонку и личной встрече, или просто попрощайтесь и пожелайте всего хорошего. 
 
 

4. Опишите правила придания факсу юридической силы

        В современном гражданском обороте передача документов посредством факсимильной связи (факса) получает все большее распространение как при заключении договоров, так и в процессе их реализации. Это обусловливает необходимость адекватной правовой оценки полученных таким образом документов, решения вопроса об их юридической силе и возможности использования в качестве средства доказывания при рассмотрении споров в суде.

      Зачастую  контрагенты в договоре прописывают  условия о придании юридической  силы соглашению, заключенному посредством  факсимильной связи, либо о совершении таким образом юридически значимых действий в процессе исполнения сделки. Вместе с тем при возникновении спора стороны могут столкнуться с определенными неблагоприятными последствиями.

      Для придания факсимильному документу  юридической силы необходимо одновременное  соблюдение следующих условий.

      Во-первых, использование для совершения сделки факса допускается в случаях, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Одновременно возникает вопрос о форме такого соглашения. Поскольку использование факсимильных документов становится возможным только после достижения указанного соглашения, то данное соглашение не может быть заключено иначе как путем собственноручного подписания уполномоченным лицом контрагента. Соглашение может быть оформлено составлением одного документа, в том числе включением данных условий в текст договора, или обменом письмами в оригинале, подтверждающими придание юридической силы факсимильным сообщениям. Встречающиеся в коммерческом обороте при совершении сделок случаи взаимного обмена по факсу договорами, содержащими подписи, печати сторон и включающими условие о придании юридической силы переданным таким образом документам, нельзя признать надлежащим соблюдением письменной формы, так как, любое соглашение, в том числе указанная оговорка в тексте договора, становится юридически значимым лишь при наличии уже заключенного соглашения об использовании факса.

      Во-вторых, наличие возможности достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ). В частности, данное условие достигается при отправке по факсу оригинала документа через почтамт (подобная услуга имеется в большинстве отделений).

      Безусловно, факсимильный документооборот имеет  существенное значение в современной  коммерческой практике, требующей максимальной оперативности. Вместе с тем использование подобного рода документов должно осуществляться с соблюдением предусмотренных законодательством требований, необходимых для придания им юридической силы, либо сопровождаться одновременной почтовой отправкой оригиналов документов. В противном случае стороны рискуют при возникновении спора остаться без надлежащих письменных доказательств. 
 
 

Список литературы

1. Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. — СПб., изд. «Питер», 2004. — 256 с.
2. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности. - Москва: ИНФРА-М, 2001г.
3. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. - Москва; Новосибирск: ИНФРА-М, 2001.
4. Кошелева Е.А. Формирование дел и подготовка их к архивному хранению // «Секретарь-референт», № 2 2008.
5. Кузин Ф. А. Культура делового общения: Практическое пособие. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2002.- 320 с.
6. Павлюк Л. В. Справочник по делопроизводству. - 10-е изд. - СПб: ИД Герда, 2006. -384 с.