МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ  И  НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

  ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

  ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ 
 

ФИЛИАЛ  В Г.ИШИМЕ

 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 

          по предмету:  Документационное обеспечение управления   
 
 

 
 
 
 

Выполнил: студент 1 курса ОЗО

     Специальность «ГМУ»

Мастуненко  В.Б.    

                     

Проверил(а):     

                                                            

 
 
 
 

Ишим 2008

Содержание

 

1. Правила  формирования дел,  передаваемых на  архивное хранение

 

     Формирование  дел – это группирование исполненных  документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

     В организациях дела формируются централизованно в службе ДОУ или децентрализовано в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе ДОУ. Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, в планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

     Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Заведующий архивом организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь в формировании дел, а также руководит проведением этой работы.

     При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

     ● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы  в соответствии с заголовками  дел по номенклатуре;

     ● включать в дело по одному экземпляру документа;

     ● помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

     ● помещать приложения вместе с основными  документами;

     ● группировать в одно дело документы  одного календарного года, за исключением  переходящих дел;

     ● раздельно группировать в дела документы  постоянного и временного сроков хранения.

     В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

     Внутри  дела документы должны быть расположены  так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

     Дела  заводятся по хронологическому, тематическому  признаку или их сочетанию.  Входящие  документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

     Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с  относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в  одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и соответственно подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

     ■ Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

     ■ Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

     Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными  актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

     ■ Протоколы в деле располагаются  в хронологическом порядке по датам их составления.

     ■ Документы в личных делах располагаются  по мере их поступления.

     ■ Лицевые счета по заработной плате  сотрудников группируются в самостоятельные  дела и располагаются в них  в алфавитном порядке фамилий.

     ■ Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

     ■ Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется  в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении  переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

     ■ Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные  расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

     По  истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций в архив поступают документы не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

     В архив должны поступать документы  в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и  более лет.

     Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в  соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

     В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации» под упорядочением  архивных документов понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, устанавливаемыми специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной  власти.

     В течение установленных сроков организация  обязана обеспечивать сохранность дел и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

     Документы, оформленные в соответствии с  Основными правилами работы архивов  организаций, передаются в архив организации по описи.

     Подготовка  документов к длительному  хранению включает:

     ● проведение экспертизы ценности документов;

     ● оформление дел;

     ● составление описей и научно-справочного аппарата к нему (исторической справки, предисловия, указателей, оглавлений, списка сокращенных слов).  
 
 
 
 
 

Резюме

 

3. Правила ведения делового телефонного разговора, когда звоните вы

 
 

     Прежде  чем куда-либо звонить желательно ответить себе на три вопроса:

     1) имеется ли однозначная потребность  звонить?

     2) обязательно ли знать ответ  партнера?

     3) нельзя ли поговорить с партнером  при личной встрече?

     Набирая номер абонента, прежде всего, следует точно знать, с какой целью вы собираетесь звонить:

     1) хочу ли я просто поддержать  контакт и обменяться мнением с коллегой?

     2) хочу ли я кое-что вспомнить  или установить новую связь?

     3) хочу ли я получить информацию  или передать ее?

     4) хочу ли я поделиться идеей  и попросить ее оценить?

     5) хочу ли я убедить партнера  в своих намерениях и поближе познакомить со своими проектами?

     Перед тем как позвонить в другой город или солидным партнерам  необходимо набросать на листке бумаги основные пункты предстоящего разговора, чтобы в волнении или в спешке не упустить отдельные важные моменты.

     Оптимальное время для телефонного звонка выбирается по трем признакам, вместе взятым: а) когда, по вашему предположению, ваш звонок будет удобнее для  абонента; б) когда к нему проще  дозвониться; в) когда вам будет удобнее позвонить. Но при этом надо стараться не отвлекать людей звонками в первой половине рабочего дня. Не следует сбивать их с рабочего ритма.

     Наиболее  благоприятное для телефонных звонков  время — с 8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30. В другие часы длительность решения вопроса по телефону почти удваивается. Но позвонить предварительно, только для того, чтобы условиться о времени предстоящих переговоров, допустимо и в первой половине рабочего дня. Предупреждать о своем звонке желательно заблаговременно.

     Когда вас соединят, не следует уточнять, кто у телефона. Надо назвать свою фамилию и поздороваться, прежде чем начать непосредственный разговор. Если вы звоните в фирму после долгого перерыва, желательно после фамилии назвать свои имя и отчество, чтобы не поставить того, кому вы звоните, в неловкое положение. Разговор обычно начинается словами: «Вам звонит...», «К вам обращается...», «Вас беспокоит...» и т. п.

     Когда взявший трубку не назвал ни себя, ни свое учреждение, тогда начало разговора можно построить по такой схеме: «Это фирма «Кристалл?» ...Это Васильев (после получения утвердительного ответа). Здравствуйте (после ответа: «Здравствуйте») ...попросите Васильева».

     Если  вас спросят, откуда вы, надо отвечать четко. На вопрос о предмете разговора постарайтесь обозначить примерную тему. Разговаривайте только с тем, кто принимает решения.

     Очень важно начать разговор без напряжения. Для этого необходимо связывать каждый последующий вопрос с предыдущим, как при обычной беседе. Из ответов нужно быстро выделить информацию о потребностях клиента.

     Здесь вы должны перейти к следующему этапу  беседы — убеждению. Расскажите о своей фирме и ее услугах. Надо убедить клиента в том, что вы выполните услуги в строгом соответствии с требованиями. Расскажите о выгодах от работы с вами.

     При разговоре по телефону, следует иметь в виду, что вы лишаетесь одного из важнейших средств передачи информации — мимики и жестов, зато усиливается значение таких элементов невербальной речи, как момент, выбранный для паузы и ее продолжительность, молчание, усиление или ослабление шумового фона, интонация, выражающая согласие или несогласие. Поэтому обращайте внимание не только на то, что говорит собеседник, но и на то, как он это говорит, чтобы понять, в каком настроении он находится. Так, очень много значит, как быстро он снимает трубку. Это позволяет более или менее точно судить о том, насколько он занят, как близко от него стоит аппарат, до какой степени заинтересован, чтобы ему позвонили.

     Разговаривая  с собеседником, внимательно слушайте и не прерывайте его. Не возражайте «в лоб», если желаете добиться благоприятного исхода беседы. Говорите спокойным голосом и постарайтесь придать ему приятную интонацию. Чаще улыбайтесь, собеседник этого не видит, но чувствует. Избегайте монотонности, меняйте темп и интонацию разговора. Не говорите слишком быстро или медленно, попробуйте «подстроиться» под темп собеседника. Если он не понимает, не раздражайтесь и не повторяйте свою мысль теми же словами, найдите новые.