Документационное обеспечение деятельности предприятия ООО «Версон»

Документирование управленческой деятельности.

Управленческая деятельность  общества  осуществляется посредством  издания взаимосвязанных организационно-распорядительных,  организационно-правовых и информационно-справочных документов, составляющих документационную базу.  Состав документационной базы определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов (единоначальный и коллегиальный), объемом  и  характером взаимосвязей между подразделениями.

Нормы, установленные вышеназванными актами, могут быть отменены или заменены путем издания новых  распорядительных  документов.

В целях эффективного использования  вычислительной техники установлены  правила оформления документов и  их  реквизитов, проводится унификация состава форм документов, а также процессов работы с документами.

Документирование управленческой деятельности охватывает процессы,  относящиеся к записи на  различных  носителях  и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,  теле-тайпограммы, телефонограммы),  а также на искусственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, дискеты).

2.2 Организация документооборота

 

 

 

 Поступающая в общество корреспонденция  проходит  первичную обработку,  которая заключается в проверке  правильности доставки и целостности  вложений,  регистрируется и передается  по назначению службой делопроизводства (делопроизводителем канцелярии).

Письма,  в том числе заказные,  вскрываются в  канцелярии, при  этом проверяется целостность упаковки  и  наличие  вложенных документов, в соответствии с текстом письма.

При некомплектности или повреждении  документа  на  последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка.

 При отсутствии на  документе   адреса  отправителя  конверт  прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа.  Во  всех  остальных случаях конверты уничтожаются.

  Поступающая корреспонденция,  не имеющая конкретного адресата либо адресованная генеральному директору,  передается руководителю службы делопроизводства для просмотра. Руководитель службы делопроизводства определяет конкретного  адресата .

  Регистрация документов - фиксация  факта создания или поступления  документа с последующей записью  необходимых  сведений о документе в регистрационных формах,  присвоение  документу соответствующего регистрационного номера и проставление его  непосредственно на документе.

 Информация о документах, полученная  при их регистрации является  основой для построения поисковой  системы.

 При регистрации поступающих документов  в  регистрационном штампе,  который располагается  в  правом  нижнем  углу, проставляется дата поступления и номер,   одновременно  делается     запись в журнале регистрации внешних входящих документов .

Документы в обществе регистрируются только один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения.

Проставляемый номер является единым регистрационным номером.

Лицо, получившее данный документ,  обязательно ставит подпись и  дату в колонке " Расписка в получении" в журнале и,  в свою очередь,  регистрирует его в журнале  регистрации входящих документов с обязательным указанием общезаводского  номера.

       Под объемом  документооборота понимается  количество  документов,  получаемым и создаваемых обществом за  выбранный отрезок времени (год, месяц).

         Показатели объема документооборота используются для  определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

       Результаты учета объема документооборота обобщаются  службой делопроизводства и представляются руководству  общества  для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Подсчет количества документов производится в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета  копий,  создаваемых при печатании и размножении.  Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в  машинописном бюро и копировально-множительной лаборатории. По ним определяется расход бумаги и затраты времени на операции  по  экспедиционной обработке документов.

Поступающие документы и создаваемые  в  обществе  подсчитываются отдельно.

           Подсчет объема документооборота проводится по группам документов распорядительные, статистические, переписка и т. д.

     Подсчет документооборота  проводится по обществу в целом,  с  обязательным учетом документов,  зарегистрированных в  структурных  подразделениях.

           Итоговые  данные подсчета проставляются  в табличной форме.

          Ответственным считается лицо первым названное в резолюции.

           Движение  внутренних документов осуществляется  через службу делопроизводства.

 Документы,  отправляемые структурными  подразделениями общества в другие  организации оформляются на фирменном  бланке.

 В тексте письма-ответа не делается ссылка "Ваш", "На Ваш", так как в бланке предусмотрено место для  реквизита  "Ссылка  на регистрационный номер и дату документа".

 Перед отправлением документы  регистрируются в журнале регистрации исходящих документов. 

         Целью контроля является обеспечение своевременного и  качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат документы,  имеющие  конкретное поручение и срок исполнения как организационно-распорядительные  (приказы, распоряжения,  решения Правления),  так и информационно-справочные (служебные записки, письма).

Контроль  за  исполнением  организационно-распорядительной документации в обществе осуществляется специалистом  службы  делопроизводства.

Контроль исполнения включает в себя несколько  последовательных этапов: постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документов до исполнителя; учет и обобщение результатов контроля исполнения.

Сроки исполнения документов исчисляются  в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а  для  документов, поступающих из других организаций с даты их поступления.

Сроки исполнения документов устанавливаются  руководителем, исходя из срока,  установленного организацией,  направившей  документ или в соответствии с перечнем документов,  подлежащих контролю за исполнением,  с указанием сроков,   установленных  законодательством.

Конечная дата исполнения указывается  в  тексте  документа или в  резолюции руководителя.

  В случае невозможности выполнения распорядительного документа или его раздела, исполнитель готовит служебную записку на руководителя,  получает от него разрешение  на перенос срока и в письменном виде передает руководителю службы делопроизводства, не позднее, чем за два дня до его истечения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

        Изменения документируются - проставляется новый срок,  дата изменения и подпись.  Изменения  вносятся  в  регистрационные формы или банк регистрационных данных.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов, документационного подтверждения исполнения.

На документе проставляется  отметка об исполнении:  краткие  сведения об исполнении; слова "В  дело"; номер дела,  в котором будет хранится документ.

 Организация контроля исполнения.

Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: автоматизированного банка регистрационных данных.

Формирование дел - группировка  исполненных  документов в дела, в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в обществе формируются  децентрализовано, то есть в  структурных  подразделениях.  Формированием  дел,  занимаются  лица, ответственные  за делопроизводство. Контроль  за  правильностью оформления дел в обществе осуществляется службой  делопроизводства.

При формировании дел  необходимо  соблюдать  следующие общие правила:

   - помещать в дела только исполненные,  правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

    - помещать вместе все  документы,  относящиеся к разрешению одного  вопроса;

    - помещать приложения  вместе с основными документами;

    - группировать в дела  документы одного календарного  года, за исключением переходящих дел;

    - раздельно группировать  в дела постоянного и временного  сроков хранения;

    - помещать в дела машинограммы  на общих основаниях.

В дела не должны помещаться документы,  подлежащие возврату,  лишние экземпляры,  черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

Документы внутри дела располагаются  в хронологической последовательности, начиная с более ранних по датам документов и заканчивая более поздними датами.

Распорядительные документы группируются в дела по видам  и номерам с  относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными  документами,  являются приложениями к ним и группируются вместе  с указанными документами.

Если же они утверждены в качестве  самостоятельного  документа,  то их группируют в самостоятельные  дела.

Приказы по основной деятельности группируются  отдельно  от приказов по личному составу. Приказы по личному составу долговременного и кратковременного срока хранения формируются отдельно.

Протоколы в деле располагаются  в  хронологическом  порядке по номерам.

Протоколы формируются в дела с  учетом авторского  признака (протоколы заседаний у директора,  протоколы заседаний Правления общества). Протоколы группируются вместе с документами, на основании  которых они готовились (доклады, проекты решений). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. Утвержденные планы, отчеты сметы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (доклады, проекты решений). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере поступления. Переписка группируется, как правило, за период календарного года  и систематизируется в хронологической последовательности. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела в обществе подлежат оформлению при  их  заведении  и дооформлению  по  завершении года.

Оформление дел включает комплекс работ по  их  технической обработке и проводится лицом,  ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи и под  контролем архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное  оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного,  долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу.

Полное оформление дела предусматривает переплет или подшивку дела, нумерацию листов в деле,  составление заверительной надписи  дела, составление в необходимых случаях  внутренней  описи  документов дела,  внесение необходимых уточнений в реквизиты  обложки  дела (уточнение индекса, заголовка, даты дела). Дела постоянного и долговременного срока хранения подшиваются на 4 прокола суровой нитью в твердую обложку. Между обложкой, первым и последним листами документа должны быть подшиты чистые листы. На последнем чистом листе составляется заверительная надпись. При отсутствии чистого листа заверительная надпись оформляется на листе формата А 5 и включается в дело. Необходимо убрать металлические предметы (скрепки, булавки и другие).  

Дела временного (до 10 лет  включительно)  хранения  подлежат  частичному оформлению: документы хранятся в скоросшивателях пересистематизация документов в деле не проводится,  листы в деле не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

В целях обеспечения  сохранности и закрепления  порядка  расположения документов включенных в  дело,  все листы его  кроме  заверительной надписи и внутренней описи,  нумеруются  арабскими цифрами в верхнем правом углу,   не  задевая  текста  документа, простым графическим карандашом.  Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Подшитые в деле документы  с собственной нумерацией  листов нумеруются в общем порядке или  сохраняют собственную  нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

 Для учета количества  листов в деле и фиксации  особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

 Заверительная надпись  составляется на отдельном  листе-заверителе дела по установленной форме.

Обложка дела постоянного,  долговременного  (свыше  10 лет) хранения и по личному составу оформляется  по  установленной форме.

На обложке дела указываются: название организации;  наименование структурного подразделения, где формировалось дело;  индекс дела (тома, части); количество листов в деле;  срок хранения дела, архивный шифр дела, заверительная надпись.

При оформлении обложки  дел  наименование организации указывается полностью в именительном падеже.

На обложке дел с распорядительной документацией, перепиской, протоколами, актами, а также делами, где в заголовке есть слово «Документы» обязательно указывается дата начала и окончания дела в делопроизводстве, то есть дата первого и последнего документа помещенного в деле.