Документационное обеспечение деятельности предприятия ООО «Версон»

ГОСУДАРСВТЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕГО

ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПЕРВОУРАЛЬСКИЙ  ПОЛИТЕХНИКУМ

 

 

 

 

 

 

ВЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЕ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ 

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  ПРЕДПРИЯТИЯ

(НА ПРИМЕРЕ  НА ООО «ВЕРСОН» КОРПОРАЦИЯ ЦЕНТР)

 

Дипломная работа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Первоуральск

2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………..55

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Каждое предприятие  нуждается в документационном обеспечении  своей деятельности. Работу с документами ведут такие подразделения предприятий, как архив, секретариат, отдел делопроизводства и другие. Научно установлено, что 75% рабочего времени работников, отвечающих за документацию, занимает работа непосредственно с бумагами. Процесс создания документа включает такие стадии как оформление, регистрация, отправка, сортировка, составление проекта, печать и т. д. Только 25% рабочего времени составляет оперативная работа (совещания, инструктажи и т. п.).

Чтобы эффективно справляться  с работой, сотрудники нуждаются в регулировании своей деятельности. При правильной организации работы не возникает беспорядка в документах, сотрудники не ощущают недостаток времени. В настоящее время создаются специальные компьютерные программы для облегчения работы с документами, которые позволяют быстро и оперативно осуществлять документооборот в организации.

Для написания данной работы привлекались следующие законодательные  акты, регламентирующие работу с документами:

          - Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

           Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.¹

- Федеральный закон  Федеральный закон Российской  Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об  электронной подписи" (ред. 10.07.2012 г)

Настоящий Федеральный  закон регулирует отношения в  области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. ²

 - Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. 29.11.2010 г).³

Настоящим Федеральным  законом регулируются отношения, связанные  с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами (далее - государственные органы), органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления муниципальными органами (далее - муниципальные органы), юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.

Государственная система  документационного обеспечения  управления. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ⁴

ГСДОУ упорядочивает  организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.⁵ Но кадровому делопроизводству в этом документе, практически не уделяется внимания.

• Перечень типовых управленческих документов,⁶ образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней. ⁷ – этот Перечень можно упомянуть, но надо характеризовать и более «свежие» перечни.

Характеризуя подзаконные  акты, необходимо обязательно упомянуть  и кратко охарактеризовать:

            Правила ведения и хранения  трудовых книжек, изготовления бланков  трудовой книжки и обеспечения  ими работодателей – утверждены  Постановлением правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225⁸

Настоящие Правила устанавливают  порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения  ими работодателей.

Характеризуя нормативно-методические документы, необходимо упомянуть и охарактеризовать:

       -Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (до этого момента использовались унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата 6 апреля 2001 г. № 26).   

          Данное Постановление утверждает согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.⁹

          -  Постановление Минтруда РФ  от 10 октября 2003 г. № 69 Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации  от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" Министерство труда и социального  развития Российской Федерации утвердило:

• инструкцию по заполнению трудовых книжек;
• форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них .¹⁰

Ко второй категории  изданий относится научная литература.  При написании работы были изучены учебники и учебные пособия авторитетных специалистов в области кадрового профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, к.и.н. С.Л. Кузнецова. В издании “Секретарское дело” под ред. И.К. Корнеева уделяет большое внимание документам по личному составу, улучшению работы с документами по личному составу, научной организации секретарского труда.¹¹

Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В  конце приведен обширный список законодательных  актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ).

Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых  основываются специальные информационно-поисковые системы.

Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение  специальных функций управления.

В издании «Делопроизводство» под  общей ред. проф. Т.В. Кузнецовой¹² рассматриваются документы по личному составу, способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами.

В учебном пособии М.В. Кирсанова «Курс делопроизводства»¹³ собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Учебное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документы по личному составу с учетом требований существующих стандартов.

В работе использовалась информация с учебного пособия Ларькова Н.С. «Документоведение»,¹⁴ где подробно описано понятие системы документации.

В процессе подготовки работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», а именно статья Плешкевича Е.А.,¹⁵ в котором описывается функциональная и корпоративная системы документации.

В журнале «Делопроизводство» в  статье Митченко О.Ю., Рыскова О.И. подробно рассмотрен Международный стандарт по управлению деловой документацией ISO 15489-2001,а в другой статье Митченко О.Ю. расписаны требования международного стандарта ИСО 15489-2001.¹⁶

Цель данной работы – анализ влияния документационного обеспечения на эффективность деятельности ООО «Версон».

Задачи следующие:

1. Изучить теоретические аспекты документационного обеспечения на деятельность предприятия;
2. Изучить документационное обеспечение ООО «Версон» ;
3. Дать направления повышения эффективности деятельности ООО «Версон».

Объект работы – процесс  документационного обеспечения управления деятельности ООО «Версон»

Предмет – организация  процесса документационного обеспечения управления деятельности ООО «Версон».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ5 АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ НА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Развитие документооборота

 

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский,

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения  организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной  регламентации единых принципов  организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты  на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система  делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

          1.2 Понятие документационного обеспечения

 

          Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.