Документ. Способы документирования

Третья  четверть XX века характеризуется быстрым  внедрением и развитием вычислительной техники. Появляются термины "машино-ориентированный документ", "документ на машинном носителе", "машинограмма" и другие, определения которых записывается в стандартах. 

Быстрое распространение компьютеров и  увеличение количества документов, создаваемых  средствами вычислительной техники, делает необходимым издание в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84 Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Таким образом, документы на новых носителях активно вошли в нашу жизнь. 

3. Прием, обработка, распределение  и хранение документов на различных  материальных носителях 

3.1 Бумажные  носители информации 

Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную  обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. 

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки корреспонденции. На полученном документе проставляется  регистрационный штамп. 

Документы, адресованные руководству организации, а также без указания конкретного  лица или структурного подразделения  предварительно рассматриваются в  службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение. 

Предварительное рассмотрение документов проводится с  целью распределения поступивших  документов на требующие обязательного  рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные  подразделения и ответственным  исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. 

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно  структурным подразделениям или  должностным лицам. 

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную  форму вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. 

Подлинник документа, который исполняется  несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. 

3.2 Документы,  передаваемые по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы) 

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в  связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. Большинство телеграмм  представляет собой сообщения информационно-справочного  характера. Фактически это разновидность  переписки, используемой в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения  вопроса. 

Подаваемая  отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или  напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на одной стороне чистого  листа бумаги. 

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени  приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. 

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном  бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она  адресована. 

Поступающие оригиналы документов с электронной  копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном  носителе должен соответствовать тексту оригинала. 

Документы для отправки передаются полностью  оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку. 

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. 

Досылка или замена разосланного ранее документа  осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. 

С помощью  средств электрической связи  осуществляется передача информации в  виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. 

Телеграммы, составляемые в организации, принимаются  сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными  с отметкой о категории и виде отправления. 

Передача  информации с помощью телефонограмм  осуществляется устно по каналам  телефонной связи и записывается (печатается) получателем. 

Телефонограмма  используется для оперативного решения  вопросов. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по каналам телефонной связи и записывается получателем. Телефонограммы используются для передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения). 

Текст телефонограммы содержит не более 50 слов. В тексте не рекомендуется употреблять  труднопроизносимые слова и сложные  обороты. Диктуют телефонограмму, четко  проговаривая текст, с паузами для  возможности его точной записи. 

После передачи телефонограммы получатель повторно читает текст отправителю для  подтверждения верности записи. Фамилии  и труднопроизносимые слова передаются по буквам, допущенные неточности исправляются. 

Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется  реквизитами: исходящим регистрационным  номером отправляемой телефонограммы, указанием должности, Ф.И.О. лица, отправившего телефонограмму, личной подписью лица, принявшего телефонограмму, и входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается  руководителем или ответственным  исполнителем. 

Если  телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается  список организаций, предприятий, которым  ее направляют, с номерами телефонов, по которым она должна быть передана. 

3.3 Прием  и обработка документов, поступающих  по каналам электронной почты  и факсимильной связи 

Электронная почта - один из компонентов системы  автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри организации, так и между сторонними организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. 

Электронные сообщения, посылаемые по электронной  почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии  определенной специфики в процессе исполнения. 

Отправитель электронного сообщения запускает  программу отправки почты и создает  файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения  можно вводить и редактировать  с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. 

Адресат получает изображение документа  на экране компьютера, а затем распечатывает  его на бумажный носитель. 

Каждому абоненту в электронной почте  выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается  код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через  эти почтовые ящики. 

При наличии  электронной почты документы  обрабатываются и исполняются при  помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить  отметку "соответствует оригиналу". 

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). 

Факсимильная (или фототелеграфная) связь - электрический  способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное  изображение текста или таблиц, чертежей, схем, графиков, фотографий и т.п. 

По скорости передачи информации факсимильная связь  стоит на одном уровне с телексной  связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью. 

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать копию любого документа на бумажном носителе - приказа, распоряжения, договора, протокола и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений. 

Документ, переданный по факсу, является копией документа и не обладает юридической  силой, но по соглашению между организациями, осуществляющими факсимильную связь, факсограммы могут приравниваться к документу. 

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены  в соответствии с правилами исполнения вида отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и  т.д. 

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: 

- объем  передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге  формата А4 (210х297 мм) черным цветом, не должен превышать 5 листов; 

- исходящие  инициативные документы, оформленные  на бланках писем администрации  города, подлежат обязательной регистрации  в отделе служебной корреспонденции  и контроля управления делами  перед отправкой по каналам  факсимильной связи; 

- подлинники  документов после передачи по  факсу возвращаются исполнителям  с отметкой о времени отправки  и подлежат немедленной рассылке  адресату; 

- передача  документов по каналу факсимильной  связи производится согласно  резолюции руководителя, подписавшего  документ; 

- поступившие  факсограммы учитываются помощником руководителя по оперативной работе в журнале установленной формы с указанием в нем справочных данных: даты (времени получения), отправителя и адресата и без проставления регистрационного штампа передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно; 

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. Принятая на иностранном языке факсограмма доставляется адресату без перевода; 

- запрещается  передача текстов документов, содержащих  служебную информацию ограниченного  распространения, в том числе  с пометкой "Для служебного  пользования"; 

- категорически  запрещается передача по факсимильной  связи секретных документов; 

- ответственность  за содержание передаваемой информации  возлагается на исполнителя, подготовившего  документ, и руководителя, подписавшего  документ к передаче. 

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: 

v объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; 

v документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения; 

v ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;