Документ. Способы документирования

Контрольная по документац обеспечение.

Документ. Способы  документирования. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                              СОДЕРЖАНИЕ

     ВВЕДЕНИЕ

       ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТ КАК МАТЕРИАЛЬНЫЙ НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ.

      ГЛАВА 2. СПОСОБЫ ДОКУМЕНТРИРОВАНИЯ И МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ

2.1 Текстовое  документирование.

2.2 Техническое  документирование.

2.3 Фото- кино- фоно- документирование.

2.4 Новые носители  информации.

        ГЛАВА 3. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РАСПРЕДЕЛЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА РАЗЛИЧНЫХ МАТЕРИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЯХ

3.1 Бумажные носители  информации.

3.2 Документы,  передаваемые по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы).

3.3 Прием и  обработка документов, поступающих  по каналам электронной почты  и факсимильной связи.

3.4 Хранение аудиовизуальных  документов.

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 
 
 

    Введение

    В настоящее время проблема понятия  и предмета документоведения продолжает оставаться дискуссионной. Понятие "Документ", способы документирования и материальные носители информации - первые вводные разделы курса "Документоведение". Их изучение показывает эволюцию понятия "документ", его расширение, с развитием науки и техники, многообразие способов закрепления информации.

    Документ - объект изучения курса "Документоведение". Растущее значение информации и документов в XX веке, появление научных дисциплин, предметом изучения которых стали  информация и документ, различное  понимание и толкование этих терминов в специальной литературе потребовали  закрепления этих понятий в ГОСТах и законодательных актах. Приступая к изучению следует прежде всего уяснить ключевые понятия - "информация" и "документ".

    Понятие "документ" теснейшим образом  связано с понятием "информация", т.к. документ является её основным носителем. Слово "информация" происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией - необходимое условие жизни человеческого общества.

Всякое  управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу  или управляемому объекту.

К информации, помимо достоверности и точности, предъявляются два жестких требования: во-первых, она должна быть своевременной, во-вторых, она должна быть достаточной  для принятия наилучшего решения. Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие  в каких-то действиях, мероприятиях. Шанс упущен. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но наоборот, ошибочным, так как вы учли не все факторы.

В настоящее  время объемы информации удваиваются  каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это связано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и  других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек  в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В  условиях рыночных отношений, когда  очень быстро меняется экономическая  ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том  случае, если они вовремя знают  что, когда и почем. Информация давно  стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем  информации выступает документ.

Поэтому организации работы с информацией  и с документами как ее носителями в экономически развитых странах  уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон  о документе, в Германии "электронная  обработка информации, организация  делопроизводства и оформление документации" отнесены к ключевым направлениям НТР. У нас в стране 25.01.95 принят Закон  Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации".

Эти примеры  яркое свидетельство существенного  изменения отношения в самом  обществе к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к  достижению экономических результатов.

Цель  позволила сформулировать задачи, которые  решались в данной работе. Рассмотреть  виды материальных носителей информации, дать им характеристику, показать преимущество использования каждого их видов, выявить их недостатки, определить прием и распределение документов, полученных на различных материальных носителях. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТ КАК МАТЕРИАЛЬНЫЙ НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ. 

Документ  появился, прежде всего, чтобы закрепить  и передать информацию от человека человеку.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому  содержание понятия "документ" многозначно  и зависит от того, в какой отрасли  и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для  историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты  в области управления считают  его средством фиксации и передачи управленческих решений.

По мнению специалистов - документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в  качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а  также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие  формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих  документов: планирование - посредством  подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки  статистической, бухгалтерской и  оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания  инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми  формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так  как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения  права.

Одни  документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные  акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая  их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования  их как доказательства в суде, органах  следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Все формы  управленческой деятельности находят  отражение в соответствующих  документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных  на аппарат управления функций. 

Однако, и термин "документ", также как  и термин "информация", неоднозначен и прошёл свой путь развития. Документоведы дают наиболее полное определение документа. 

ГЛАВА 2. СПОСОБЫ ДОКУМЕНТРИРОВАНИЯ И МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ

2.1 Текстовое  документирование.

Первым  способом запечатления мысли явилось  слово. Слово передавало общее представление  человека об окружающем мире. Однако слово  как средство запечатления имеет  существенные недостатки. Являясь средством  передачи мысли, оно ограничено расстоянием  и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений  на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных средств. Этот беспроволочный телеграф достигал высотой степени совершенства. Язык барабанов характерен для индейцев Южной Америки, народов Африки.

Большое влияние на графику письма оказывали  материалы для письма. В древности  в Средней Азии материалом для  письма служила глина. На глиняных табличках писали заостренными палочками, что обусловило клинообразные формы знаков (клинопись). Кроме глины для письма применялась кожа, дерево, камень, на котором письмена высекались. Каменные столбы, плиты, стены и скалы использовались, главным образом, для монументальных надписей государственного значения.

В Египте также широко применялись надписи  на стенах пирамид, дворцов, храмов, на саркофагах. Однако основным материалом письма в Египте стал папирус, отличавшийся портативностью, легкостью. Ломкость папируса определила форму древних документов-свиток. Писали на папирусе заостренными камышовыми кисточками.

В сирийском  городе Пергаме было организовано производство нового материала для письма - пергамента, представлявшего собой особо  выделанные кожи телят, овец, оленей. В  Китае древнейшие памятники письменности выполнены на черепаховых щитах, костях, бамбуковых дощечках, шелке. На шелке писали волосяными кисточками специальной тушью, что также  оказало влияние на графику китайского письма. В Китае во II в. н. э. была изобретена бумага, широко распространившаяся во всем мире и вытеснившая другие материалы  для письма. На Руси материалом для письма был пергамент (до XII в. привозной, с XII-XIV вв. было развернуто собственное производство).

Для бытовой  переписки применялась береста (берестяные грамоты были найдены во время  археологических раскопок в Новгороде  в 1950 г.). С XIV в. получает распространение  бумага. Орудиями для письма на пергаменте и на бумаге был гусиные перья, реже лебединые и павлиньи. В середине XIX в. получили распространение стальные перья.

Письмо  и письменность приняли на себя запечатление звуковой речи и сохранение содержащейся в ней информации о явлениях объективной действительности. Письмо стало устойчивым средством запечатления и передачи информации. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерческих фирм, частных предприятий и отдельных лиц. Но среди огромного количества документов, создаваемых в процессе деятельности человека, в связи с бурным развитием научно-технического прогресса, все большее место начинают занимать другие виды документирования. 
 
 

2.2 Техническое документирование

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические  документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного  и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий  и других работ по строительству  зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

Возникновение технической документации относится  к глубокой древности и связано  с развитием техники и изменениям в организации производства. Уже  в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились  на основе технической документации. В Русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI-XVII вв. техническая  документация образуется в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией  мануфактур. С развитием производства происходит быстрый рост технической  документации. Есть много вариантов  классификации технической документации. Например, её делят на группы: машиностроительная, архитектурная, геодезическая, специальная.