Деловые письма: классификация, реквизиты, содержание

   Самым значительным видом информационно - справочных документов являются деловые письма. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо. Виды служебных писем:

1. письмо - просьба;
2. письмо - предложение;
3. письмо - претензия;
4. письмо - запрос;
5. письмо - извещение;
6. информационное письмо;
7. письмо - отказ;
8. письмо - напоминание;
9. сопроводительное письмо и т.д.

   Формуляр  письма состоит из реквизитов:

10. наименование министерства или ведомства;
11. название организации;
12. наименование структурного подразделения (если есть);
13. адрес организации (почтовый, телеграфный);
14. номер телефона, факса, телетайпа;
15. номер счета в банке;
16. дата, номер;
17. ссылка на индекс и дату входящего документа;
18. адресат;
19. заголовок;
20. текст;
21. приложения;
22. подпись;
23. печать;
24. фамилия и телефон исполнителя;
25. гриф ограничения доступа.

   А теперь рассмотрим отдельные виды писем. Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ. Например:

   НАПРАВЛЯЕМ  НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.

   Письмо - приглашение - документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Письмо - приглашение может содержать:

полную повестку дня мероприятия;

фамилии докладчиков  по вопросам повестки дня;

фамилию и телефон  ответственного за проведение мероприятия;

способ проезда  и другую информацию.

   Например:

   ПРИГЛАШАЕМ  ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ ...

   Информационное  письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция. Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию. Письмо - извещение - документ, являющийся ответом на запрос. Письмо - извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: "Ставим Вас в известность...".

   Письмо - подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма - подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо - подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ ...

   Письмо - напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо - напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например:

   НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.99.

   Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.). В гарантийном письме организация - адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например:

   ПРОСИМ  ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.

   Такие письма подписывает директор и главный  бухгалтер предприятия.

   Письмо - претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо - претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

   Письмо - ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма - запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо - ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

принятие предложения;

отказ от предложения;

выполнение просьбы;

ответ на запрос.

   Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно  аргументирован. Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Структура письма иностранному партнеру:

26. эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);
27. адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);
28. номер документа в цифровой или буквенной форме;
29. дата в буквенно - цифровой форме;
30. адрес получателя;
31. вступительное обращение;
32. заголовок;
33. текст;
34. заключительная формула вежливости;
35. личная подпись автора письма;
36. ниже подписи - её расшифровка;
37. на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.

   Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

указание (код) отправителя;

дата и время  передачи;

длительность передачи;

номер телефакса, с  которого передана информация;

количество страниц.

   Если полученные факсы имеют важную информацию и  предназначены для длительного  пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно.

   Модем - средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами - пользователями ПК.

Реквизиты.

Реквизит «Наименование  организации» является собирательным  обозначением автора документа. Автором  документа может быть организация, ее структурное подразделение или  должностное лицо.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному  в ее учредительных документах (учредительном  договоре, уставе или положении). Кроме  собственно наименования на бланке указывается  организационно-правовая форма организации.

Над наименованием  организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Дата  документа

Датой письма является дата его подписания должностным  лицом.

Дату документа  оформляют арабскими цифрами  в последовательности: день месяца, месяц, год.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер  документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу  при его регистрации. Регистрационный  номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  дополнять по усмотрению организации  индексом дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях и  др.

Ссылка  на регистрационный  номер и дату документа

Данный реквизит оформляется только в письмах-ответах  и включает указание регистрационного номера и даты поступившего документа, на который дается ответ.

Наличие этого реквизита  исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответного  письма.

Адресат

Реквизит размещается  в верхнем правом углу при угловом  расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные  подразделения, должностные или  физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Допускается адресовать документ руководителю структурного подразделения  или конкретному работнику. Если документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их следует  указывать обобщенно.

Резолюция

Резолюция – это  результат рассмотрения документа  руководителем. Резолюция может  оформляться на самом документе  или специальном бланке для резолюций. На документе резолюция пишется  руководителем на свободном от реквизитов месте в заголовочной части документа. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается работник, названный в  резолюции первым.

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает  время обработки документа при  его регистрации.

Заголовок может  отвечать на вопрос: (письмо) о чем?

О создании аттестационной комиссии

О направлении контракта

О невыполнении договорных обязательств

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Точка в конце заголовка  не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

К тексту писем, оформленных  на бланках формата А5, и писем  с небольшим текстом, даже если они  оформлены на бланке формата А4, заголовок допускается не указывать.  

Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что сведения о документе  введены в систему контроля и  исполнение документа будет контролироваться службой делопроизводства. Отметку  о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», проставляют  ее на верхнем поле документа справа.   

Текст документа

Текст документа  составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством  Российской Федерации и субъектов  Российской Федерации о государственных  языках.

Тексты документов оформляют в виде грамматически  связного текста, анкеты, таблицы или  в виде соединения этих структур. В  большинстве случаев текст письма – грамматически связный текст.

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица  множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

- от первого лица  единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

- от третьего лица  единственного числа (министерство не возражает, институт считает возможным).

Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии  приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:  

Приложение: на 3 л. в 2 экз.  

Если письмо имеет  приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число  листов и число экземпляров; при  наличии нескольких приложений их нумеруют, например: