Деловая переписка

Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации - точек (.) и запятых (,) - и различных шрифтов.

Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адреса отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям  к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием  служебного заголовка, в котором  указывается информация об адресате и отправителе, а также время  передачи сообщения.

Факс  или телефакс (факсограмма) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться  в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом. Не допускается волнистость или  деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой  стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер  отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Для записи телефонограммы целесообразно использовать специальные бланки.

Телефонограмма  составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем  или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается  список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что  и отправляемая за исключением подписи.

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронное сообщение  состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего  служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной  почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным  именем пользователя) и домена, который  описывает место (компьютер или  локальную систему), где этот электронный  ящик находится. Имя и домен разделяются  знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит  из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (в сети Red-Com это обычно «ru» (Россия), предпоследний обозначает город - msk (Москва) или организацию внутри страны и т.д.

Электронная почта  используется как для передачи сообщений  внутри одного учреждения, так и  между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные  средства. Обмен электронными сообщениями  осуществляется через почтовые ящики. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Структура писем деловой переписки

С правой стороны  и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя  указывается дата отправления с  указанием месяца буквами (например, 14 июня 1997г.). Принятые у нас сокращения 14.06.97 в международной практике не употребляются. В США принято  указывать сначала месяц, а затем  число.

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного  на конверте.

Ниже, без абзаца, с левой стороны пишут вежливое обращение (например, «Дорогой г-н (или  г-жа)» или «Господа», «Уважаемые господа» и т.д.). После вступительного слова ставится запятая, а не восклицательный знак.

В следующей  строке необходимо обозначить тему письма. Для этого достаточно поставить  Re ("Reference"), русский эквивалент - «Касательно».

Далее следует  текст письма.

Заканчивается письмо, как правило, комплиментом. Если письмо официальное, то обычно употребляется  комплимент "Весьма искренне Ваш" («Very truly yours»). В других случаях употребляется комплимент "Искренне Ваш" («Sincerely yours»). Можно ограничиться добрыми пожеланиями «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» и т.д.

Под комплиментом ставится подпись с указанием  под ней вашей фамилии и  должности. В большинстве стран  подпись ставится с правой стороны  листа, под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (напр. в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под  заключительной формулой вежливости. Фамилия печатается на машинке или  компьютере под рукописной подписью.

Если после  написания письма необходимо срочно сообщить о каких-либо событиях, которые  произошли позже, то в конце письма ставится P.S. и дописывается необходимая  информация, в конце постскриптума  ставится подпись.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы  или документы, то они обычно перечисляются  в левой нижней части письма на отдельной строке после слова  «Приложения (Enclosure)».

Указание на рассылку копий (Carbon copy или CC) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам.

Регламентированные  письма составляются по определенному  образцу (это касается не только стандартных  аспектов содержания, но и формата  бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

К таким стандартным  конструкциям относятся формулировки, указывающие:

а) на причину  обращения:

«В связи с  неполучением счета-фактуры...»

«Ввиду задержки получения груза...»

б) на ссылки:

«Ссылаясь на Ваш  запрос от...»

«Согласно протоколу  о взаимных поставках ...»

в) на цель:

«В целях скорейшего решения вопроса ...»

«В ответ на Ваш запрос ...»

Регламентированные  письма имеют четкую структуру, как  правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя  и приводятся ссылки, на основании  которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:

«Просим прислать образцы товаров и прайс-лист…»

«Просим рассмотреть  наше предложение…»

Нерегламентированные  письма представляют собой авторский  текст, реализующийся в виде формально-логического  или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю  вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое  действие:

а) этикетные  ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения  и т.п.;

б) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;

в) подтверждения: подтверждаем;

г) заявления: заявляем, объявляем;

д) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;

е) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

ж) напоминания: напоминаем;

з) предложения: предлагаем

Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже - в форме 3-го лица единственного числа. В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Кукушин В.В. Деловой этикет. М.: АСТ, 2006. -с.28.

Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов  стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки*, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные  письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т.п.

Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерческих отношений, поэтому она соседствует  с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, учреждения. Перечисленные  выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь сегодня массовыми видами деловой корреспонденции. Особенностью языка этого вида корреспонденции  является сочетание черт делового и  публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия - с другой.

Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем  включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей  свободой в реализации замысла. Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой  корреспонденции являются официальность  общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств. Этикет делового письма - это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма.

Деловая речь накопила огромное количество проверенных многолетней  практикой речевых формул, шаблонов, идиом, знание которых помогает создавать  новые деловые тексты. Формула  «типовая ситуация - стандартизованная  речевая манера» обусловливает  использование стандартных средств  и помогает обеспечить ту степень  точности, которая отличает документ от любой другой бумаги. Стандартизация облегчает восприятие и обработку  информации, держащейся в документе. Таким образом, официально-деловой  стиль и те жанры, которыми он представлен  в деловом общении, имеют ряд  характерных черт, которые предполагают достаточно высокий уровень лингвистической  подготовки составителя документа. В заключение нужно заметить, что  деловая переписка сегодня носит  более личный и динамичный характер, чем десять-пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой  письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера, руководителя. Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство  составлять деловые письма требует  практики и знания арсенала речевых  средств, накопленных за тысячелетие  языком деловой письменности.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы

1) Плещенко Т.П., Федотова Н.В., Чечет Р.Г. Стилистика и культура речи, Москва: ТетраСистемс, 2001 г.

2) Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи, Москва: Феникс, 2002 г.

3) Граудина Л.К., Ширяев Е.Н. Культура русской речи, Москва: Норма, 2005 г.

4) Культура русской  речи. Учебник для вузов/ под  ред. проф. Л.К. Граудиной и проф. Е.Н. Ширяева. - Москва: Издательская группа НОРМА-ИНФРА М, 1999 г.

5) Документы  и делопроизводство. Справочное  пособие / Сост. М.Т. Лихачев, Москва, 1991 г.

6) Кондратьева С.И., Маслова Е.Л. Деловая переписка. - Москва: Маркетинг, 2001 г.

7) Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо. - СПб.: Издательский дом Герда, 2003 г.

8) Словарь делового  человека (для вузов) / под ред.  В.Ф. Калипова. - Москва: Интерфакс, 1994 г.

9) Культура устной  и письменной речи делового  человека. Справочник. Практикум, 4-е  изд. - Москва: Флинта: Наука, 2000 г.