Деловая переписка

     Содержания 

Введение

1. Язык деловой переписки

2. Особенности деловой переписки

3. Структура писем деловой переписки

Заключение

Список литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

   Во все времена деловое общение и соответственно деловая переписка были одними из важнейших составляющих любого бизнеса, главными средствами взаимодействия в его рамках. Умение грамотного оформления деловых писем является одним из факторов успешной предпринимательской деятельности. Соблюдение правил, установленных спецификой формы делового письма и традициями общения, играет значительную роль в бизнесе при ведении официальной переписки, поэтому изучение и выявление норм, касающихся не только оформления письма, но также и характера изложения его содержания, определяют актуальность данной работы. К тому же следует учитывать, что в разных языковых группах существуют разные правила оформления письма. В частности, оформление его некоторых деталей будет отличаться в зависимости от того, написано оно на русском или немецком языке.

   Формирование  официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено  развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных  лиц. Интернациональные свойства делового письма - следствие универсальности  задач, которые оно призвано решать, а именно - служить инструментом делового общения, языковым средством  фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.

   К служебной  информации предъявляются общие  требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

   Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила  документирования устанавливаются  правовыми актами каждого государства  или вырабатываются традицией.

   Итог  документирования - создание документа. В социальном плане любой официальный  документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.

   Цель  работы: описать особенности деловой  переписки. 
 
 
 
 
 

1. Язык деловой переписки

Язык деловой  переписки представляет собой периферию  официально-делового стиля. Наряду с регламентированными письмами сегодня все шире входят в практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными - полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, то в другую сторону. Несомненно, официально-деловой стиль, как и в целом русский язык, претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.

Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выкристаллизировались черты официально-делового стиля. Итак, официально-деловой стиль отличает высокая степень терминированной лексики:

а) юридических  терминов (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);

б) экономических  терминов (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета  и т.д.);

в) экономико-правовых терминов (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);

г) именной характер речи, выражающийся в высокой частотности  глагольных существительных, которые  часто обозначают опредмеченное действие:

- погашение кредита  - погасить кредит

- решение вопроса  - решить вопрос

- использование  кредита - использовать кредит

- отгрузка товара - отгружать товар

- отсрочка платежа  - отсрочить платеж

д) в высокой  частотности отыменных предлогов  и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в, ходе, в  целях, по мере, по линии, по адресу, по истечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.;

е) развитие собственно канцелярских значений, связанных с  переходом причастий в класс  прилагательных и местоимений:

- настоящие правила

- настоящий договор

- действующие  расценки

- надлежащие  меры

- надлежащее  обращение

- с ненадлежащим  качеством

- в установленном  порядке

ж) стандартизация лексической сочетаемости: сужение  значения слов объясняет ограничение  лексической сочетаемости слов, появление  так называемой регламентированной сочетаемости:

- контроль обычно  возлагается

- сделка - заключается

- платеж - производится

- счет - выставляется (или оплачивается)

- цена - устанавливается

- право - предоставляется

з) стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые не составляются, а как  формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую  ситуацию социально-правовых отношений:

- в установленном  порядке; в соответствии с принятой  договоренностью;

- в порядке  оказания технической помощи; в  случае невыполнения долговых  обязательств;

- договор вступает  в силу со дня подписания;

- жалобы подаются  в установленном законом порядке;

- поставка производится  автотранспортом;

и) формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся а дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами:

- 1. Предмет договора

- 1.1. Исполнитель  берет на себя обязанности  по снабжению заказчика центральным  отоплением и водоснабжением.

- 1.2. Заказчик  своевременно оплачивает предоставленные  услуги;

к) отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии;

л) максимальная степень этикетных требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных  текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).

   Официально-деловому стилю присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в  текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Особенности деловой переписки

Деловая переписка  занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим  звеном с внешними организациями, она  один из необходимых элементов ведения  любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой  переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой  информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь  и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем  и телеграмм государственных  органов до обращений граждан  и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении  переписки должны соблюдаться следующие  требования:

- письма оформляются  на специальных бланках - бланках  для писем и подписываются  руководителем организации или  его заместителями в рамках  предоставленной им компетенции;

- письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

- независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

- содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный  обмен с помощью переписки  следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Деловое письмо как документ информационно-справочного  характера при соответствующем  оформлении приобретает юридическую  силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным  лицом.

К реквизитам делового письма относятся: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Письма оформляют  в двух экземплярах - первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и  отправляют адресату, а второй - направляют в дело.

Деловая переписка  представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид  документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих  единых требований, то есть, в письмах  должна присутствовать - ясность, простота изложения, полнота информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность.

Официально-деловая  переписка по тематическому признаку делится на деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельности, называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них). По функциональному признаку письма можно разделить на требующие и не требующие ответа.

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации - автора, почтовые реквизиты организации - автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и  события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Использование типовых текстов и текстов-трафаретов помогает упростить деловую переписку.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы чаще всего отправляют почтой, при этом необходимо заполнить готовый бланк со следующими реквизитами: адресат, текст, подпись и адрес отправителя.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах (то есть срочный, простой).