Деловая документация

Указание на каждом экземпляре конкретного адресата при рассылке документа более  чем в 4 адреса - достаточно трудоемкий процесс, занимающий немало времени. Для  того чтобы сократить время на подготовку экземпляров рассылаемого документа, адресат можно обозначить обобщенно. Это допускается, если документ адресуется нескольким однородным организациям.

  При использовании  подобной формы адресования также составляется список на рассылку.

  Список на  рассылку допускается не составлять  лишь в том случае, если документ  адресуется всем без исключения  организациям, обозначенным в адресате  обобщенно, а сама сеть этих  организаций имеется в осуществляющей  рассылку экспедиционной службе  организации-отправителя.

  При направлении  документа частному лицу адресат  оформляется следующим образом:  вначале указывают фамилию и  инициалы получателя, затем - почтовый  адрес.

  Как уже  было отмечено, в адресат может включаться также почтовый адрес. Он оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111.

Почтовый адрес  всегда указывается при адресовании документов разовым корреспондентам (т.е. тем, с которыми не ведется постоянная переписка) и частным лицам. То, каким образом оформлен адресат (учреждению в целом, его структурному подразделению, руководителю и т.д.) в этом случае не имеет значения. Почтовый адрес указывается в адресате ниже всех остальных составляющих этого реквизита.

Почтовый адрес  в реквизите «адресат» не проставляется  на документах, направляемых в правительственные  учреждения, постоянным корреспондентам  или организациям своей системы. В соответствии с этими правилами  определяется также необходимость  указания почтового адреса в списке на рассылку.

При написании  почтового адреса допускают сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (войсковая  часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), ул. (улица), пер. (переулок), п/о (почтовое отделение), пр. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставится, при литерном написании буква пишется слитно с цифрой (например, 22а). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.Состав  и оформление документов  личного дела

Личное дело – это совокупность документов, содержащих  наиболее полные сведения о работе и его трудовой деятельности.

Порядок формирования, ведения и хранения личных дел  работников регламентируется Инструкцией  о порядке  формирования, ведения  и хранения личных дел работников, утвержденной  Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при  Совете Министров Республики Беларусь 26 марта 2004г.,№2.

 При  формировании  личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

     - внутренняя опись документов личного дела;

     - дополнение к личному листку по учету кадров;

     - личный листок по учету кадров;

     - автобиография;

     - копии   документов  об  образовании,  повышении   квалификации,

      переподготовке;

     - заявление о приеме на работу;

     - копия  (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления)

о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личных дел отдельных категорий  работников в

них дополнительно  включаются следующие документы:

     - декларация  о  доходах  (для  лиц, уполномоченных на выполнение

государственных  функций,  и  лиц,  приравненных к ним, а также иных

работников в  случаях, предусмотренных законодательством);

     - обязательство о выполнении  мер  по  предупреждению  коррупции,

предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997

года "О мерах  борьбы с организованной  преступностью  и  коррупцией"

(Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь,  1997 г.,  № 24,

ст.460)  (для  лиц,  уполномоченных  на  выполнение  государственных

функций,  и  лиц,  приравненных  к  ним,  а  также иных работников в

случаях, предусмотренных законодательством);

    - контракт (государственных служащих);

    - справка-объективка;

    - анкета;

    -  копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных

работников  и  преподавателей  высших  учебных  заведений, прошедших

конкурсный отбор  на замещение вакантных должностей);

   -  копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива

(для руководителей,  избираемых на должность трудовым  коллективом);

  -  копия (выписка)  решения учредителей о назначении на должность

руководителя  организации;

  - договор    о материальной  ответственности (для   материально

ответственных лиц);

   - направление    на    работу  (службой занятости для   молодых

специалистов  после  окончания  государственных  учебных  заведений,

направление по брони для военнослужащих срочной  службы, уволенных из

Вооруженных Сил  Республики Беларусь, и др.).

         По  решению кадровой  службы  (специалиста по кадрам) в состав

личных дел  включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

     В    сформированное    личное   дело  документы  включаются   в

хронологической последовательности.

      Оформление  распорядительных документов о приеме на работу (назначении на должность) определяются теми же нормативными правовыми актами и методическими документами, которые  устанавливают правила оформления заявлений. Все записи в этих документах должны формулироваться в строгом  соответствии с нормами Трудового кодекса РБ (далее - ТК). Кроме ТК необходимо учитывать требования иных нормативных правовых актов, регулирующих трудовые отношения. Так, при приеме на работу государственных служащих согласно Закону РБ от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь» должен издаваться не приказ (распоряжение) о приеме на работу, а приказ о назначении на должность; соответствующим образом должен оформляться и текст документа (в качестве распорядительного слова пишется не «ПРИНЯТЬ», а «НАЗНАЧИТЬ» и т.д.). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4.Пример  резюме (комбинированного  типа) с учетом предъявляемых требований к его составлению.

Резюме комбинированного типа не только демонстрирует вашу квалификацию и достижения, но и  позволяет получить более отчетливое представление о хронологии вашей  трудовой биографии.

• Обычно состоит из двух частей: описания опыта по "тематическим группам" и короткого описания в хронологическом порядке опыта работы, образования и пр.;
• Такое резюме позволяет вам подчеркнуть опыт, непосредственно соответствующий реальной позиции и требованиям реального работодателя.

Этот  тип резюме позволит с самого начала обратить внимание читателя на реальные достижения, а также на профессиональные навыки и опыт, которые вы можете предложить.  
 
Пример резюме комбинированого типа

Иванченко Владимир Анатольевич  01032, ул. Васильева, 15, кв. 16,  (044) 477-8281 КВАЛИФИКАЦИЯ  Дипломированный специалист по бухгалтерскому учету с 11-летним стажем составления финансовой отчетности, включая год независимой ревизорской деятельности и пять лет работы в сфере производственной бухгалтерии. Предыдущая деятельность связана в основном с пищевой промышленностью. Большой опыт руководящей работы и участия в разработке проектов. Знаком с системами бухгалтерского учета; имею опыт работы с Lotus1-2-3, dBASE, Paradox и другими программными пакетами. ОПЫТ  РАБОТЫ  Общая бухгалтерия  Имею значительный опыт управления финансовыми делами, связанными с деятельностью предприятия. Составлял сметы текущих затрат (на сумму свыше 18 млн. руб.) и играл ведущую роль в реорганизации структуры бухгалтерского учета отчетности в отделах, обеспечении усовершенствованного анализа и управления. Доходы по одной из программ возросли на 21% в течение первого года. Производственная  бухгалтерия  Более чем пятилетний опыт занятия производственной бухгалтерией на уровне отделов. Значительный опыт в разработке нормативных затрат и проведении дисперсионного анализа в компаниях с региональными операциями. Оказывал помощь в кодировании и ценообразовании для производственных и маркетинговых процедур. Управленческий  и преподавательский  опыт  Организовывал и проводил семинары по бухгалтерскому учету для руководящего состава с целью повышения финансовой ответственности всего руководства отдела путем изучения методов максимизации доходов и минимизации расходов. Проведение таких семинаров в одном из случаев привело за два года к сокращению затрат на 17 %. Разработал систему контроля бюджета капиталовложений с целью обеспечения наиболее эффективного использования основных фондов. ТРУДОВАЯ  БИОГРАФИЯ С января 1991 г. по    Предприятие XYZ; директор по финансам  настоящее время июль 1986 г. –             Компания «Фаворит»; зам. директора по финансам  декабрь 1990 г. Август 1984г –            Институт промышленных ресурсов; бухгалтер  Июнь 1986 ОБРАЗОВАНИЕ  Национальный экономический университет, 1984  Специализация – бухгалтерский учет ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ  ИНФОРМАЦИЯ  Дипломированный аудитор  Почетный член Ассоциации финансистов

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                 

Мiнiстэрства Культуры                                    Управление культуры                                                                                                   Рэспублiкi Беларусь                                            Брестского  облисполкома

Праспект пераможцау,11,22 0004, г. Мiнск                                   ул. Коммунистическая, 1, 224000, г. Брест                                                                          Тэл,(017) 203 75 74, факс (017)203 90 45                                                                                                                               е-mail: ministerstvo@kultura.by          

00.00.0000             №3-8/924                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          
 
 
 

       Напоминаем вам, что 00.00.0000 необходимо представить информацию об исполнении приказа министра 00.00.0000 №135 «О мерах по устранению недостатков в работе служб ДОУ в системе министерства». 
 

Управляющий делами министерства           (подпись)           П.П.Латушко 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемых источников:

1.Делопроизводство, Т.В.Кугумева  изд. “Феникс”2007

2.Секретарское  дело, Г.Д Пешкова минск «Высшая школа» 2010г.

3.Деловая документация  и делопроизводство, Горбачев  Г.А., Давыдова Е.Н 1996

4.Основы делопроизводства  Рыбаков А.Н. Минск 2007 
 
 
 

04.01.12