Деловая документация

Содержание:

1.Виды бланков  документов организации: бланк  для писем и общий бланк.

Варианты и  способы расположения реквизитов на бланках.

2.Правила составления  и оформления реквизита «Адресат»

3.Состав и  оформление документов личного  дела

4.Пример резюме (комбинированного типа) с учетом  предъявляемых требований к его  составлению.

5. Вариант служебного  письма на формате А4 с использованием следующих данных:

Автор письма –  Министерство культуры Республики Беларусь.

Адресат – Управление культуры Брестского облисполкома.

Дата, № 3-8/924.

Текст: Напоминаем вам, что 00.00.0000 необходимо представить  информацию об исполнении приказа министра 00.00.0000 №135 «О мерах по устранению недостатков  в работе служб ДОУ в системе министерства». Подписывает письмо Управляющий делами министерства.                                
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Виды  бланков документов  организации: бланк  для писем и  общий бланк.

      Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие  виды бланков документов:

      — общий бланк;

      — бланк письма;

      — бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов, кроме писем.

 Общий бланк  в зависимости от учредительных  документов организации включает  реквизиты 01, 02, 03, 06.

  Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11, 12;14,15,16;17; 18;19.

Бланк письма в  зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный  герб Республики Беларусь (02 - герб Республики Беларусь или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));  
04 - код организации  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)  
08 - наименование организации  
09 - справочные данные об организации  
а также ограничительные отметки для реквизитов:  
11 - дата документа  
12 - регистрационный номер документа  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа  
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.  
15 – адресат  
18 - заголовок к тексту  
19 - отметка о контроле  
20 - текст документа

Бланк письма может  изготавливаться на основе продольного  или углового расположения реквизитов.

Общий бланк  используют для подготовки любых  видов документов, кроме письма. На общем бланке в зависимости  от учредительных документов организации  могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01 - Государственный  герб Республики Беларусь;                                                                          02 - герб субъекта Республики Беларусь;                                                                                          03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);                                            04 - код организации;                                                                                                                          06 - наименование организации;                                                                                                       12 - место составления документа. Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:                                                              09 - дата документа; 
10 - регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»).                                                                                                                                                      В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:                                       14 - адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);                                                                                                                                                      17 - заголовок к тексту документа;                                                                                                     18 - отметка о контроле;                                                                                                                     28 - отметка о поступлении документа в организацию;                                                                   29 - идентификатор электронной копии документа.                                                                 Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 09 «Дата документа» и 10 «Регистрационный номер документа» оставляют место для нанесения (впечатывания) реквизита 08 «Наименование вида документа».

Реквизит 05 «Код формы документа» впечатывается  в бланк при оформлении конкретного  вида документа, так как каждый вид (разновидность) документа имеет  собственный код унифицированной  формы по ОКУД. 
Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указывать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 07 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 12 «Место составления документа» размещается реквизит 11 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке. В реквизите 07 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 12 «Место составления документа». Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам.  
 

 
 

2.Правила  составления и  оформления реквизита  «Адресат»

  Реквизит  «адресат» является одним из  важных реквизитов документа.  Он характеризует географическое  и иерархическое положение документа.  Адресат - это получатель документа  (в отличие от адресанта - отправителя  документа). Данный реквизит указывает,  кому предназначена заключенная  в документе информация. Обозначение  адресата на документе необходимо  экспедиционной службе организации  для отправки (доставки) корреспонденции  по назначению. При получении  корреспонденции по адресату  служба документационного обеспечения  управления определяет правильность  вложения и доставки документа  по назначению. Грамотное и точное  оформление реквизита «адресат»  позволяет при получении документа  быстро определить должностное  лицо или структурное подразделение,  которому подлежит передать документ  на исполнение или рассмотрение.

  Адресат  используется при составлении  и оформлении различных видов  документов, в первую очередь  исходящих, т.е. отправляемых в  другие организации. К их числу  относятся письма, а также докладные  и объяснительные записки, справки,  представления, направляемые вышестоящим  органам (должностным лицам). В  то же время адресат указывается  и на многих внутренних документах - тех, которые создаются организацией  для внутреннего пользования  и не подлежат отправке. К числу  таких документов относятся докладные  и объяснительные записки, справки,  заявления, представления, которые,  как правило, адресуются руководителю  организации.

  Для адресата  на документе отведено место  в правом верхнем углу. При  угловом варианте расположения  реквизитов бланка адресат начинают  печатать на уровне первой  строки бланковых надписей, а  при продольном - сразу под надписями  бланка (в письмах - на уровне  реквизитов «дата документа»  и «регистрационный индекс», в  других документах, при подготовке  которых используется общий бланк, - на уровне реквизита «заголовок  к тексту документа»). Печатается  адресат от 4-го положения табулятора - после 32 печатных знаков при  оформлении документа на пишущей  машинке или 80 мм при оформлении  на компьютере.

  В состав  реквизита «адресат» могут включаться: наименование учреждения, наименование  структурного подразделения, должность,  фамилия и инициалы лица, которому  адресуется документ, почтовый адрес. 

  Каждая из  составных частей адресата печатается  с новой строки. Знаки препинания  между ними не ставятся, но  сохраняются в середине строк.

Документ может  адресоваться:

- организации  в целом;

- структурному  подразделению организации;

- руководителю  организации;

- должностному  лицу, не являющемуся руководителем;

- частному лицу;

- группе однородных  учреждений (должностных лиц).

  В зависимости  от того, кому адресуется документ, адресат оформляется по-разному. 

Если документ адресован организации в целом, то наименование этой организации указывается  в именительном падеже.

   Этот  способ адресования применяется, как правило, в том случае, если автору неизвестно, какому конкретному должностному лицу или структурному подразделению отправляемый документ должен поступить на рассмотрение (исполнение).

Документ может  быть адресован структурному подразделению  организации (управлению, отделу, сектору  и т.п.). Это ускоряет обработку  документа при его получении  и доведении до конкретного исполнителя. В этом случае в адресате в именительном падеже указывается наименование организации  и ниже - соответствующего структурного подразделения.

  Если документ  адресован конкретному должностному  лицу, то наименование должности,  включающее наименование структурного  подразделения, и фамилия получателя  указываются в дательном падеже, а перед ними в именительном - наименование организации.

  В адресате  фамилия всегда предшествует  инициалам, обращение «господину»  (сокращенно - «г-ну») допускается  не указывать.

  Если должностное  лицо, которому адресуется документ, - руководитель организации, то  адресат оформляется иначе. Наименование  организации в этом случае  входит в наименование должности,  которая пишется в дательном  падеже.

  Таким же  образом оформляется адресование документа иным должностным лицам, отнесенным к категории руководителей (заместителям, главным специалистам и т.п.).

  Если письмо  адресуется лицу, имеющему воинское  звание, ученое звание или ученую  степень, то в адресате можно  указать соответствующее звание  или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией.

  Во внутренних  документах, адресуемых руководителю  структурного подразделения его  работниками, наименование организации  не указывается.

  На одном  документе разрешается указывать  не более 4 адресатов, которые  располагают один под другим. В случае когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат - автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов. Слово «копия» перед 2, 3 и 4-м адресатами не указывают. При конвертировании экземпляров документа подчеркивается конкретный адресат.

  Не допускается  указывать нескольких адресатов  на документе при направлении  его в вышестоящий орган, кроме  случаев, когда это определено  соответствующим поручением вышестоящего  органа.

  Если документ  направляется более чем в 4 адреса, то на каждом экземпляре  проставляется только один адресат,  а полный перечень адресатов  включается в список на рассылку. Список на рассылку подписывается  исполнителем документа и оформляется.

 После отправки  экземпляров документа список  на рассылку помещается в дело  вместе с экземпляром, оставшимся  в организации-отправителе, что  избавляет организацию-отправителя  от необходимости оформлять и  сохранять копию каждого отправленного  экземпляра с указанием конкретного  адресата на ней.

Список на рассылку составляется также при отправке экземпляров распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний и др.), на которых адресат  не указывается.