Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В «корзину» попадают документы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, что после их помещения в корзину они удаляются из системы - все документы в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могут их «поднять» и посмотреть, кто и как по этим документам работал.

     Для авторизации в системе используются пароль и логин, которые администратор  прописывает индивидуально для  каждого пользователя.

     Организация электронного документооборота представлена в системе в виде «потоков» - деления документов по видам. В коробочном варианте системы три потока - входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.

     Документ  в системе - это совокупность регистрационной  карточки, присоединенных файлов и  контрольной карточки документа, содержащей список поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременно представлены в окне просмотра документа.

     Для каждого потока существует своя регистрационная  карточка (РК) с определенным набором  полей, обязательных для заполнения. С помощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать к особенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля в РК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РК есть функция, с помощью которой можно сделать отметку о способе поступления документа (факс, курьер, почта). Система автоматически проверяет документы на дублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего по факсу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК, система предупредит о том, что такой документ уже существует.

     Для удобства заполнения РК применяются  словари, которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РК с учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово «люди», система может найти документ со словом «человек». Это одна из технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

     К регистрационной карточке могут  быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и без приложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединения файл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенные соответствующими правами. Контрольная карточка, содержащая список поручений и согласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.

     При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован  документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток «Документы по совещаниям» и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.

     После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его  Секретарь расписывает поручения  сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет «бегунок», который обычно прикрепляется  к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.

     Например, на своем рабочем месте Контролер назначает Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке «поручения» появляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимо принять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее). Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.

     В системе одновременно хранится и  обрабатывается информация разных уровней  конфиденциальности. В связи с  этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.

Модули  системы

     Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы  с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.

     С помощью модуля «Дизайнер форм»  администратор может настроить  поля регистрационной карточки. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документы с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.

     Модуль  «Дизайнер маршрутов». Здесь прописываются  типовые маршруты движения документов в организации. Пользователь может  создавать свои маршруты движения документов, используя простой инструментарий программы.

     Модуль  настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Логин и пароль дают возможность  присвоить пользователю личную ЭЦП. Для этого в карточке сотрудника администратор прописывает параметры  ЭЦП. Она будет действительна  только в пределах организации, но даст возможность сделать так, чтобы документооборот был непрерывным и электронным. В программе есть кнопка простановки и кнопка проверки ЭЦП.

     Для хранения документов, вышедших из обращения, заказчик может дополнительно приобрести модуль «Архивариус».

1.9. БОСС-Референт, разработчик - компания АйТи

     Система БОСС-Референт разработана для автоматизации  управленческого документооборота и делопроизводства [21, С.16]. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001, удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач…» [4, С. 55]

     Главными  результатами внедрения системы  являются:

     - повышение управляемости организации;

     - новый уровень исполнительской дисциплины;

     - поддержка регламентов внутрикорпоративного  взаимодействия;

     - повышение скорости принятия  решений;

     - создание условий для обмена  знаниями и информацией;

     - совершенствование процессов, продуктов  и услуг организации.

     Преимущества  системы БОСС-Референт [15, С.28]:

     Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции  на отечественном рынке благодаря  ряду достоинств, в числе которых:

     - средства создания единого информационно-управленческого  пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных;

     - поддержка сложных маршрутов  согласования документов;

     - развиваемость решения. Быстрая  автоматизация бизнес-процессов  благодаря наличию встроенных  процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика;

     - надежная работа, высокие показатели  производительности, удобство администрирования  и масштабирования, Web-доступ;

     - наличие средств защиты информации, возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота;

     - простота освоения пользователями;

     - успешное использование системы  ведущими компаниями и организациями  России. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Сравнительная характеристика  основных автоматизированных

систем  контроля за исполнением

     Активная  компьютеризация предприятий создает  возможности для ведения делопроизводства в самых различных областях. Масса  новых программных продуктов, локальные  сети в совокупности с возможностями  сети Internet позволяют значительно повысить эффективность процессов делопроизводства.

     На  сегодня в нашей стране представлен  широкий спектр систем, сравним несколько  наиболее популярных:

     - CompanyMedia;

     - LanDocs;

     - Optima Workflow;

     - БОСС-Референт;

     - ДЕЛО.

     Сравнительные характеристики систем Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2006. №9. С. 45-73, определялись на основе статей открытой печати по компьютерной тематике, материалов конференций, выставок и семинаров, рекламных документов фирм-производителей. Следует отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства.

     Таким образом, из исследуемых систем можно  выделить автоматизированную систему CompanyMedia, как наиболее оптимальную для организации учета, контроля за исполнением документов. Наименее подходящей для этих целей можно выделить систему Documentum, поскольку, по сути, данную систему надо было бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, но мощная рекламная политика компании-разработчика поставила эту систему в один ряд с другими исследуемыми системами.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     В результате проведенного исследования по теме «Автоматизированные системы контроля за исполнением» были получены следующие выводы:

     1. Актуальность темы данного исследования  очевидна: на сегодняшний день  отмечен рост интереса к автоматизированным  системам контроля за исполнением документов.

     3. Рынок программного обеспечения  для автоматизации процессов  делопроизводства представлен как  отечественными, так и зарубежными  продуктами.

     4. Автоматизированные системы отвечают  основным требованиям, предъявляемым  к программам для ведения делопроизводства.