Автоматизированные системы контроля за исполнением

     - регистрация всех видов документов  компании, в том числе входящей  и исходящей корреспонденции,  внутренних служебных документов, договоров, организационно-распорядительных документов и документов произвольной формы, необходимой клиенту;

     - планирование, подготовка и проведение  заседаний, а также контроль  исполнения принятых решений;

     - создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;

     - автоматическая доставка электронных  документов исполнителям;

     - постоянный контроль исполнения  документов и резолюций, осуществление  обратной связи между инициатором  задания и исполнителем;

     - подготовка договоров, согласование, визирование, хранение их актуального  реестра;

     - создание списка штатных сотрудников,  анкет и личных дел, комплексное  управление персоналом;

     - сканирование большого числа  документов, создание и ведение  электронных архивов документов.

     Система электронного документооборота CompanyMedia в целом позволяет наладить в  организации «сквозной» обмен документами (что означает возможность легко  проследить движение документов не только внутри одного подразделения, но и между филиалами организации), обеспечивает глобальное их визирование, нормализует контроль исполнения документов и поручений руководства[1, 5].

     CompanyMedia в основном предназначена для  крупных и средних государственных  учреждений и коммерческих организаций.  Вместе с тем, гибкая структура этого программного продукта, модульный принцип построения являются весьма привлекательными и для небольших организаций.

     Необходимо  отметить, что CompanyMedia создавалась компанией  «ИнтерТраст» в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства [11, 15, 31]. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

     CompanyMedia имеет четыре сертификата качества  Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».

     Преимущества  организации электронного документооборота на основе CompanyMedia по сравнению с  традиционным документооборотом очевидны:

     - сотрудники пользуются едиными  базами данных, что позволяет  быстро получать документ, созданный  коллегами;

     - с помощью системы электронного  документооборота удобно контролировать  исполнение документа;

     - руководитель всегда знает, где сейчас находится его документ и кто его исполнитель;

     - система вовремя сообщает о  сроках исполнения документа/поручения,  автоматически создавая документ-напоминание. 
 

1.3. Documentum, разработчик - компания Documentum Servicies

     Система Documentum [15] по функционалу и стоимости можно сравнить с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота.

     Documentum обладает следующими возможностями:

     - масштабируемость и работа в  территориально-распределенном режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей;

     - уведомления и поручения рассылаются с помощью механизма электронной почты;

     - поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию программного обеспечения, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реализована совместно с компанией ПРОМТ;

     - сервисы генерации аудиторского  следа (т.е. наблюдения за действиями  пользователей);

     - управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;

     - управление мультимедиа-данными - извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;

     - печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;

     - потоковый ввод документов через сканер и распознавание.

     Система разработана за рубежом, на российском рынке представлена с 2000 года и российских клиентов пока немного. Система Documentum является системой управления, а система  документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. Фактически из систем электронного документооборота Documentum является самой дорогой, она ориентирована на очень крупные внедрения.

1.4. LanDocs, разработчик - компания Ланит

     Система LanDocs [15, 29] предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

     Основные  параметры системы:

     1) ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;

     2) настройка на конкретные условия  с помощью модификации CASE-модели.

     Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:

     1. Регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука.

     2. Рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с помощью механизма электронной почты;

     3. Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями  в виде текстов, таблиц, изображений,  звука).

     4. Контроль за прохождением и  исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.

     5. Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.

     6. Поддержку нескольких версий одного документа.

     7. Сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR).

     8. Интегрированный вызов офисных  приложений для просмотра, редактирования и печати документов.

     9. LanDocs сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов - текстов, таблиц, изображений, звука.

     10. При включенной функции безопасности (поставляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи.

     11. Организацию архивирования документов.

     12. Регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы.

     13. Возможность доступа к информации  через сеть Internet.

     Каждому пользователю системы LanDocs предоставляется три почтовых ящика:

     - входящий, в который помещаются все извещения и задания, ему адресованные;

     - исходящий, в котором содержится информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;

     - на контроле, в котором содержится информация о заданиях, по которым сотрудник является контролером.

     Следовательно, для работы в системе пользователь должен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.

     Система LanDocs соответствует стандарту ГСДОУ [4]. Компания Ланит имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001.

1.5 ДЕЛО, разработчик - компания Электронные Офисные системы

     Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

     Первая  версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют более 1500 компаний, учреждений, организаций  России и стран СНГ, а общее  число установленных рабочих мест около 120 000. Шесть субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

     «Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и  многолетний опыт специалистов ЭОС  гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.

     Преимущества  системы:

     Для руководителей различных уровней:

     - быстрый поиск документов;

     - отслеживание движения документа  на всех этапах его жизненного  цикла;

     - эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

     - сокращение сроков подготовки  и согласования документов;

     - удобная работа над проектами  документов;

     - получение сводных отчетов и  журналов;

     - возможность делегирования полномочий.

     - Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

     - быстрая и удобная регистрация  документов с помощью развернутой  системы различных справочников;

     - отслеживание хода исполнения  резолюций;

     - удобный и быстрый поиск по  любым реквизитам регистрационной  карточки (РК) как документов, так и их проектов;

     - журнал передачи документов, внутренние  и внешние реестры отправки;

     - формирование отчетности.

     Система «ДЕЛО», масштабируемая и гибкая в  настройке, легко адаптируется к  специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). [11, С.13]

     Автоматизированная  система «ДЕЛО»:

     1. Обеспечивает защищенный электронный  документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

     2. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».

     3. Поддерживает полный цикл работы  с проектами документов, в том  числе их маршрутизацию и версионность.

     4. Позволяет работать с документами, как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

     5. Имеет открытую архитектуру и  предоставляет возможность интеграции  с другими программными средствами, как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.