Автоматизація процесів каталогізації документів в Україні

 Ці напрямки автоматизації процесів каталогізації спираються на два варіанти рішень:

• автоматизація внутрішніх процесів документообігу, пов'язаних із технологічним циклом традиційної роботи паперовими документами – обробка вхідної кореспонденції, контроль виконання резолюцій, контроль виконання кожного з виконавців тощо;

 - автоматизація процесів, орієнтованих на створення повнотекстових електронних документів, їх зберігання, пошук і видача безпосередньо в електронній формі [7, 30].

Крім  того, Інтернет-технології, які використовуються при створенні сайтів, суттєво розширюють довідковий сервіс, поєднуючи пошук по внутрішнім ресурсам організацій з відсилкою користувача до інформації, яка знаходиться безпосередньо в Інтернеті. По суті сучасні каталоги документів починають функціонувати одночасно, як зовнішні та внутрішні електронні каталоги.

За допомогою Internet користувач може отримати наступні послуги: -дізнатися, які документи знаходяться у базі даних певної організації; - користуватися багаточисельними тематичними базами даних, які акумулюють інформацію з усіх сфер практичної і наукової діяльності; - переглядати, а при необхідності й імпортувати на свої комп'ютери файли повнотекстових баз даних оцифрованих документів; - обмінюватись звуковою і мультимедійною інформацією; - брати участь в телеконференціях (що звучить просто фантастично). Все це можна мати просто зараз, завдяки використанню основних режимів Інтернету. В першу чергу до них відносяться базові програмні засоби: - електронна пошта (використовується підприємствами для відсилки і отримання кореспонденції, доставки електронних документів в електронних конференціях);

- віддалений доступ, який дозволяє місцевому комп'ютеру підключатися до віддаленого комп'ютера, також підключеного до Internet в якості термінала (можна користуватися ним для підключення до чужих каталогів, баз даних, мереж);

- передача файлів, або FTP (використовується для електронної доставки документів, "анонімного" розповсюдження інформації і передачі каталогізованих записів).

Звісно, глобальна автоматизація не вирішується  за один день. Впроваджуючи Інтернет-технології, доведеться зіткнутися з певними  проблемами. Навіть, якщо ваше підприємство підключилося до Інтернету, це зовсім не означає, що ви миттєво зможете скористатися всіма благами цього нововведення. У першу чергу необхідно взяти в штат професійного адміністратора мережі і навчити телекомунікаційний штат, який буде здатний працювати із різноманітними операційними системами і підтримувати функціонування технічних засобів та програмного забезпечення. Крім того, робота в Інтернеті потребує кардинальної перебудови всіх традиційних служб, і в першу чергу інформаційного відділу та підрозділів аналітичної обробки інформації, а з часом вплив Інтернету відіб'ється на технології традиційних процесів каталогізації і зберігання. Для оптимізації роботи слід мати спеціально підготовлені кадри, які орієнтуються у багаточисельних каталогах і базах даних, що представлені в Інтернеті, створити сектор інформаційно-технічного забезпечення, в який увійдуть програміст та провідний інженер, в обов'язок яких буде проведення підготовки співробітників до роботи в Мережі.

Головна мета – створити розгалужену систему  каталогів документації. Інтернет дає  можливість отримати не лише вихідні  дані певного документу, а й повний текст документу. Важливим напрямком інформаційного обслуговування першоджерелами з використанням Інтернету - є електронна доставка документів. Це можна розглядати як розвиток традиційного МБА, коли можна провести on-line пошук потрібної інформації віддалених ЕК, замовити необхідні першоджерела і отримати документ за допомогою факсимільного апарату або по E-mail. Сьогодні електронна доставка є дуже актуальною в Україні в зв'язку із неналежною повнотою комплектування.

Одним із стратегічних рішень в питаннях електронної  каталогізації є запровадження  обов’язкової опредметизації кожного, без виключення, документу, що потрапляє  до електронного каталогу, та запобігання  скорочень кількості елементів вихідних даних в електронному записі.

Одним із пріоритетних завдань є створення  механізму доступу через Інтернет до власних електронних каталогів, що дасть можливість відділеного  контролю виконання доручень і. т. ін. Як зазначалося в минулому розділі, доступ може бути повним або частковим  за вирішенням керівництва.

Автоматизація діловодства й документообігу сприятиме  автоматизації створення каталогу документів, оскільки в процесі документообігу власне й створюються електронні бази даних, які залишається лише укомплектувати за необхідними секторами  й забезпечити доступ до наявних  баз даних через он лайн каталог  засобами мережі Інтернет.

Оскільки  процес документообігу ще автоматизований  ще не повною мірою, у роботі більшості  підприємств наявна змішана система  документообігу: коли функціонують паперові документи поруч із електронними. У зв’язку із цим варто впроваджувати  роботу з оцифровки паперових  документів для оптимізації процесу  автоматизації. Робота з оцифровки, як правило, ведеться за двома напрямами:

Перший  напрямок - це створення графічних  копій кожної сторінки документів.

Другий  напрямок - це переведення паперових  видань у текстовий формат. Такий  метод потребує декількох етапів:

• сканування документу (тобто створення графічної копії першоджерела);
• обробка графічної копії програмою оптичного розпізнавання тексту для переведення тексту з графічного представлення у текстовий формат комп'ютера;
• корегування орфографічних помилок в тексті, допущених програмою оптичного розпізнавання;
• електронна публікація матеріалу у одному із загальноприйнятому форматі. Слід зазначити, що такий метод хоч і потребує більших затрат, але має і певні переваги — оцифровані таким чином матеріали дають можливості повнотекстового пошуку.

 

V. ВИСНОВКИ

 

Отже, збільшення об’ємів документообігу на сучасному  етапі розвитку суспільства змушує запроваджувати роботу з новими джерелами  інформації, удосконалювати форми документообігу, розробляти процеси автоматизації.

Створення автоматизованих каталогів документів залишається однією з пріоритетних задач.

Щоб система  каталогів була стрункою, слід дотримуватися  єдиної системи класифікації документації та її кодування. Чіткому впорядкуванню  документів сприяє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД). Застосування єдиної системи класифікації та кодування інформації дає можливість упорядкувати документи, що значно полегшить  процес каталогізації документації як окремого підприємства, так і  документів державного значення.

Для оптимізації  каталогізації документів радимо спочатку запровадити автоматизований процес документообігу. За умови ефективного  функціонування автоматизованого документообігу створюються бази даних усіх документів за єдиною уніфікованою системою, що полегшує процес систематизації цих документів у каталоги.

При роботі зі створення автоматичних каталогів  варто враховувати передові досягнення науки й техніки. Зокрема, використовувати  Інтернет-технології, що дасть можливість створювати on-line каталоги, зручні у використанні. Використання Інтернет-технологій дає можливість дистанційного документообігу та його контролю. На сайті можна викласти каталог документів як із загальним, так і з частковим доступом.

Переваги  автоматизації діловодства очевидні. Практика свідчить, що середній за розміром документ займає приблизно три сторінки. У процесі роботи з ним із нього  в середньому знімають біля 20 копій. І якщо до організації надходить 100 документів на день, то на одні лише матеріали для їх копіювання ця організація  щодня витрачає 100 доларів, плюс витрати  на папір, оренду приміщення та оплату праці персоналу. Електронна ж копія сторінки займає від 15 до 50 Кбайт. Витрати на зберігання електронної версії майже на порядок менші виготовлення її ксерокопії. То ж автоматизація документообігу – перспективна сфера дослідження й впровадження результатів дослідження в практику, що призведе до оптимізації процесу діловодства та заощадить кошти підприємства, витрачені на документообіг.

 

VI. ЛІТЕРАТУРА

 

Нормативні  акти

1. Закон України  „Про електронні документи та  електронний документообіг” (від  22 травня 2003 року №851) //Правове регулювання  і використання інформаційних  ресурсів. Електронні документи:  Зб. законів та нормативних актів  / Уклад.: З.І.Тимошенко, Я.О.Чепуренко.  – К., 2004. – С.76 – 84.

2. Постанова  Кабінету Міністрів України „Про  затвердження Примірної інструкції  з діловодства у міністерствах,  інших центральних органах виконавчої  влади, Раді міністрів Автономної  Республіки Крим, місцевих органах  виконавчої влади” // Офіційний вісник  України. – 1997. - №43. – Ст. 50.

3. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98. – К.: Держстандарт України, 1999. – 50 с.

4. Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99. – К.: Держстандарт України, 2000. – 7 с.

5. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. ДСТУ 3844-99. – К.: Держстандарт України, 2000. – 8 с.

6. ДСТУ 4163-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документації. – К.: Держстандарт України, 2003. – 21 с.

 

Література

7. Бірюков А., Сало І. Удосконалення технології електронного документообігу // Вісн. НБУ. – 1999. – № 4. – С. 29-31.
8. Винник С.П., Махов В.А. Автоматизация процесса делопроизводства // Механизация и автоматизация производства. – 1990. – № 9. – С. 26-28.
9. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., 1994.
10. Електронне діловодство в Україні: проблеми та завдання впровадження // Вісн. Кн. палати. – 1999. – № 1. – С. 17-19.
11. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический обзор по зарубежным материалам. - М., 1994.
12. Кузнецов С. Л. Компьютеризация делопроизводства: [Компьютеp. технологии в делопроизводстве]. – М.: ЗАО ”Бизнес-школа ”Интел-Синтез”, 1997. – 171 с.
13. Назаренко О. О современных технологиях автоматизации корпоративного документооборота // Рос. экон. журн. – 1999. – № 3. – С. 93-96.
14. Охотень О., Кисельов М. Електронні документи і стандартизація // Право України. – 1998. – № 3. – С. 45-48, 61.
15. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации. – М., 1998.
10. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. – М.; СПб, 1997.
16. Ярочкин В.И. Безопасность информационных систем. – М., 1996.