Автоматизація процесів каталогізації документів в Україні

Усі відомі системи документообігу можуть працювати  як у режимі автономного користувача, так і за технологією клієнт –  сервер. Документи зберігаються у  базах даних. За традицією вони об’єднані  у папки, які мають ієрархічну структуру й контроль доступу. Системи документообігу, створені на основі Lotus Notes, відрізняються багаторівневим контролем доступу до документу. Закритим може бути весь сервер, база даних, шаблон, документ, частина документу або окреме поле. Крім того, зберігаються версії документів, історія роботи з ними тощо. В основному, системи діловодства орієнтовані на обробку документів текстового й графічного профілю. Але зустрічаються й такі, що працюють з популярними векторними форматами САПР, широкомасштабним й багато сторінковими стислими растровими зображеннями. (Такі програми поставляє, зокрема, фірма Terra Link).

Системи документообігу можуть включати в себе або бути частиною технології управління бізнес-процесами. Як мінімум, системи  забезпечують інформаційну підтримку  прийняття рішень, оскільки зберігають усі документи і можуть у будь-який момент мобілізувати їх, обравши за будь-якою ознакою, що містяться у реквізитах або просто в тексті документів.

Підкреслимо, що усі системи можуть бути інтегровані  з іншими інформаційними підсистемами підприємства, якщо вони є.

Що ж  до архіву – третього блоку структури діловодства – це найбільш простий та зрозумілий елемент ділової справи. Його користь не викликає сумнівів, і в будь-якій організації він, зазвичай, існує. У нашому випадку архів – документи, робота з якими вже завершена.

Якщо  в організації вже є архів  у тому чи іншому вигляді, при автоматизації  документообігу слід звернути увагу  на інструменти, що дозволяють поєднати існуючий архів і системи автоматизації  діловодства. Використання накопиченої  інформації може відбуватися двома  шляхами – шляхом імпортування існуючих документів в архів, або імпорту  існуючої бази даних як одиниці збереження архіву.

 

2. База даних як одиниця автоматизованої системи документообігу

 

Автоматизація документообігу вимагає стрункої системи  каталогізації документів. Каталоги створюються за різними ознаками класифікації документів і повинні  бути зручними й простими у використанні, що полегшить пошук потрібних  документів у разі потреби. Основою  каталогів є бази даних документації.

Під поняттям „база даних” розуміють упорядкований набір даних, у технічному розумінні виключно й система керування базою даних.

Головним завданням бази даних є гарантоване збереження значних обсягів інформації (так звані записи даних) та надання доступу до неї користувачеві або ж прикладній програмі. Таким чином база даних складається з двох частин — інформації, що запам’ятовується, та системи управління нею. З метою забезпечення ефективності доступу записи даних організовують як множину фактів (елемент даних).

Розробки бази даних розпочалися  в 60-х роках ХХ ст.

• 1960-ті рр. розробка перших баз даних (БД). CODASYL - мережна модель даних та одночасно незалежна розробка ієрархічної БД фірмою North American Rockwell, пізніше перейнятої IBM за основу їх власної розробки під назвою IMS.
• 1970-ті рр. розробка Едгаром Ф. Коддом основ реляційної моделі, котра на початку зацікавила лише наукові кола. Вперше цю модель було використано у БД Ingres (Берклі) та System R (IBM), анонсовані протягом 1976 року і були лише дослідними прототипами.
• 1980-ті рр. поява перших комерційних версій реляційних БД Oracle та DB2. Реляційні БД успішно починають витісняти мережні та ієрархічні. Дослідження децентралізованих (розподілених) систем БД, проте вони не відіграють особливої ролі на ринку БД.
• 1990-ті рр. увага науковців зміщується у бік об'єктно-орієнтованих БД, котрі знайшли застосування у першу чергу в тих областях де використовуються комплексні дані: інженерні, мультимедійні дані.

2000-ні рр. головним нововведенням є підтримка та застосування XML у БД. Розробники комерційних БД котрі панували на ринку у 1990-их роках отримують все більшу конкуренцію зі сторони руху відкритого програмного забезпечення. Реакцією на це стає поява безкоштовних версій комерційних БД.

Розрізняють структуровані та неструктуровані  типи бази даних.

Структуровані бази даних використовують структури даних, тобто структурований опис типу фактів за допомогою схеми даних, більш відомої як модель даних. Модель даних описує об'єкти та взаємовідносини між ними. Існує декілька моделей (чи типів) баз даних, основні: плоска, ієрархічна, мережна та реляційна. Приблизно з 2000 року більше половини БД використовують реляційну модель.

До неструктурованих баз даних відносяться повнотекстові бази даних, котрі містять неструктуровані тексти статей чи книг у формі, що дозволяє здійснювати швидкий пошук (як наприклад вікіпедія).

Часто зустрічається характеристика бази даних на основі певних параметрів або необхідних вимог, наприклад:

• значна кількість даних
• незалежність даних
• відкритий доступ до даних
• підтримка транзакцій з гарантією відповідних властивостей
• гарантована відсутність збоїв
• одночасна робота з багатьма користувачами.

Із подальшим розвитком бази даних змінюються й ці вимоги та додаються нові, тому одностайності щодо повноти цієї характеристики немає.

 

3. Програми із систематизованого обліку документів

 

На сьогоднішній день на українському ринку є кілька програм із системи  обліку документів.

Однією з таких програм є  система обліку документів „Канцелярія”, що призначена для автоматизації  документообігу на підприємствах різного  профілю й масштабу. На відміну  від програмного продукту „Система учета документов «Канцелярия»” інтерфейс та усі текстові повідомлення виконані українською мовою. Увесь документообіг поділяється на три основних потоки: вхідні, вихідні та внутрішні документи. Контроль виконання доручень по вхідній кореспонденції здійснюється на всіх етапах руху документів усередині організації (багаторівневий контроль) у різних площинах: по всьому документу, за окремими пунктами документу, за окремими дорученнями керівництва – резолюціям, за виконавцем.

Функції системи:

• реєстрація документів;
• введення текстів резолюцій і призначення виконавців;
• реєстрація руху документів усередині організації, включаючи переміщення паперових оригіналів і паперових копій документів і відповідних резолюцій; графічне відображення цього руху у вигляді „дерева документів”;
• забезпечення автоматизованого контролю проходження документів у підрозділах організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання (відправка вихідного документу або інформування керівництва з тематики доручення);
• забезпечення автоматизованого контролю виконання доручень за вхідним документом в цілому, а також за окремими пунктами документу й за кожним виконавцем;
• контроль за виконанням доручень за заданими інтервалами часу з автоматичним контролем виконання всередині кожного інтервалу;
• автоматичний запуск перевірки на наявність „прострочених” документів при початку роботи системи;
• видача звітів за підрозділами, виконавцями, видами документів тощо, формування реєстру документів вхідної і вихідної кореспонденції;
• пошук документів за їх змістом, текстом резолюцій та набором реквізитів;
• фіксація реєстрації повторних та вторинних документів;
• адміністрування, розподіл прав доступу до роботи з документами для різних користувачів, настройка, підтримка довідників;
• інтеграція із системами створення документів (текстовий редактор Word, система розпізнавання Fine Reader).

Що ж до параметрів, система функціонує в середовищі „1С: Підприємство”  з будь-яким набором встановлених компонентів (Бухгалтерський облік, Оперативний  облік, Розрахунок).

Інша програма – БД НАУ – ЭКСПЕРТ+РУССКОЯЗЫЧНАЯ. Унікальність цієї системи в тому, що вона не має аналогів в Україна. Містить понад 125 тисяч перекладів документів та допоміжних матеріалів. Її переваги над автоматичним перекладачем очевидні:

- автоперекладач не робить офіційних перекладів; - автоперекладач може "перекрутити" юридичний зміст тексту; - системи з автоперекладачем не можуть шукати документи за російськими словами.

Система містить офіційні переклади  законів України та редакторські переклади підзаконних актів  України. Редакторські переклади документів не мають офіційного статусу і  захищені законодавством України з  авторського права.

ІНФОРМАЦІЙНИЙ СКЛАД СИСТЕМИ:

Нормативно-правова база

• Верховна Рада України: Конституція, кодекси, закони, постанови.
• Президент України: укази.
• Кабінет Міністрів України: постанови, декрети.
• Міністерства та відомства України - нормативні акти, зареєстровані в Мінюсті, а також вузьковідомчі документи: листи, роз'яснення, розпорядження.
• Міжнародні угоди: двосторонні угоди України, міжнародні конвенції.
• Органи влади СРСР та УРСР: чинні нормативні акти.
• Органи влади Автономної Республіки Крим.

Судова практика

• Конституційний Суд України: рішення, висновки, ухвали.
• Верховний Суд України: постанови пленуму, ухвали судових колегій, роз'яснення, листи.
• Вищий Господарський Суд України: постанови, рішення, листи.
• Вищий Адміністративний Суд України: постанови і рішення.

Аналітика

• Консультації, погляди, роз'яснення: дайджести статей з поточних економічних питань, ексклюзивні аналітичні статті правозастосувального характеру, офіційні повідомлення та роз'яснення органів державної влади.
• Тематичний класифікатор: тематичні добірки нормативних актів у сферах підприємництва, податкового, митного законодавства, міжнародного права, зовнішньоекономічної діяльності, бухгалтерського обліку.
• Моніторинг: щотижневий огляд нових нормативних актів.

Довідники

• Каталог публікацій нормативних актів у офіційних та відомчих виданнях.
• Словник термінів: визначення термінів із посиланнями на відповідні закони, підзаконні акти, судові рішення, міжнародні угоди.
• Зведені таблиці: щоденні курси валют НБУ, індекси інфляції, розміри облікової ставки, мінімальної зарплати, пенсії, податкового мінімуму, список офшорних зон і т. ін.

Бланки, форми

• Бланки звітності у Word-форматі, готові до заповнення та друку.
• Типові документи: нормативно затверджені типові документи: договори, форми, бланки, правила, положення і т. ін.

 

ІV. ВИКОРИСТАННЯ ІНТЕРНЕТ-ТЕХНОЛОГІЙ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦІЯ КАТАЛОГІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ

 

Каталогізація документів проводиться з метою  систематизування документів державного масштабу чи документів певної організації, підприємства. Каталоги – ключ до довідково-інформаційного забезпечення діяльності підприємств, організацій, державних установ, зокрема  їх можна вважати своєрідним довідниками  – збірниками нормативно-правових актів, шаблонів документів тощо.

Сучасний  документообіг певного підприємства – це не лише паперові документи, а й змішані системи традиційних та електронних ресурсів. На відміну від традиційних фондів, які створюються повільніше, електронні ресурси створюються значно швидше, і вже сьогодні виникає проблема не їх накопичення, а їх зберігання і спільного використання. Документообіг, архів нового типу – віртуальний каталог, де можна знайти не лише те, що складає фонд даного сховища, але й миттєво отримати інформацію щодо історії певного документу, ознайомитися із його повною версією. Таку можливість дає каталогам Інтернет.

Інтернет – це глобальна система, що об'єднує понад 100 тис. локальних, корпоративних і відомчих мереж, більш 10 млн. комп'ютерів і 200 млн. користувачів. Інформаційні ресурси зберігаються в Інтернеті на WWW-серверах, а програмна продукція на FTP-серверах. Для встановлення місцезнаходження потрібної інформації в Інтернеті створено понад 200 спеціалізованих пошукових серверів, які можна розглядати як каталоги ресурсів глобальних комп'ютерних мереж. В Україні понад 1100 серверів. Це досить велика цифра для України.

Сучасні інформаційні Інтернет-технології розвиваються за двома напрямками:

- надання  доступу до корпоративних каталогів  організацій; - створення інформаційних Web-сайтів.