Правила составления и оформления делового письма

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту  № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

Заголовок не должен превышать  двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно, прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости перечитывать письмо полностью.

Не рекомендуется в  заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику отделения  милиции

Центрального района

г. Новосибирска

Сидорову Г. В.

По делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии  приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится.

Например:

Приложения: 1. Копия контракта  с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

 

Указание на наличие  приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

экз.

Приложение; на__л. в     

Этот реквизит может  быть заготовлен на бланке письма.

В сброшюрованном приложении количество листов не указывается.

 Например:

Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-96» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь  все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем  углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись»  помещается слева под текстом  письма сразу от поля. В состав подписи  входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается.

Например:

Директор школы       Подпись         Н.К.Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института  Подпись         А.Н. Марченко

Главный бухгалтер   Подпись         Ю.П.Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ЗАО «Корсар»    Подпись        Г.А.Фомин

Директор ОАО «Карелия»  Подпись        И.В.Петров

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его  обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа  является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию  исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:

Герб   РФ

Наименование министерства

Наименование организации

Наименование структурного подразделения (при необходимости)

Адресат

Адрес Телефон

Заголовок письма

Текст

Подпись

Инициалы, фамилия

Должность-Фамилия исполнителя, номер телефона

Инициалы машинистки и количество экземпляров

Если письмо оформляется  на формате А4, обязателен заголовок, если на формате А5, заголовок не обязателен.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

Деловая переписка –  неотъемлемая средство связи предприятия  с внешними организациями, т.к. именно письма соединяют организацию с другими учреждениями.

Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведётся переговорное общение и т.п. Иногда, информационно – справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять к сведению.

Деловая переписка является одной из важнейших составляющих всего процесса письменной деловой  коммуникации компании, и поэтому  данный вопрос заслуживает большого внимания. В понятие деловая переписка входит не просто грамотное составление письма, но и вопросы о соблюдении этики и культуры написания, использования отработанных структурных схем документа, применения установленных правил ведения деловой переписки, стиля и оформления документа.

Таким образом, деловая переписка оказывает большое влияние на имидж компании, а успешное её ведение способствует успеху развития компании.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

 

1. Дебольский М.Г. Психология делового общения. М.: МАУП, 1998.
2. http://azps.ru
3. http://www.myvdele.ru/employee/advice/6895/
4. http://www.proeticet.ru/1_delovoe_pismo.html