Особенности деловой беседы и подготовка к ней

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                                                                                     3 стр.

1. Особенности деловой беседы и подготовка к ней                5 стр.
2. Речевые приемы, применяемые в ходе беседы                    10 стр.
3. Приемы активного слушания                                                12 стр.

Заключение                                                                                      13 стр.

Практическое  задание                                                                    14 стр.

Список литературы                                                                         19 стр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

     Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.

     Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.

     Деловое общение сегодня проникает во все сферы общественной жизни. В коммерческие, деловые отношения вступают предприятия всех форм собственности, частные лица. Компетентность в сфере делового общения непосредственно связана с успехом или неуспехом в любом деле: науке, искусстве, производстве, торговле.

     Практика деловых отношений показывает, что в решении проблем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт друг с другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой.

     Понятие “деловая беседа” весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

     В современной, более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешение деловых проблем или выработке конструктивного подхода к их решению.

     Деловая беседа является  наиболее благоприятной, зачастую  единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять конкретные предложения.

Учитывая  развитие предпринимательства и  экономических связей между предприятиями  и странами, изучение делового общения  становится всё более актуальным. Человек, отлично владеющий навыками делового общения, преуспевает в  своем деле, так как умение убеждать и слушать собеседника, соблюдение делового этикета способствуют успешному  ведению дел предприятия или  компании, позволяют осуществлять взаимовыгодное сотрудничество. Предприимчивые американцы говорят: "Бизнес – это умение разговаривать с людьми", - и  это действительно так.

Владеть навыками делового общения необходимо любому грамотному специалисту, ведь переговоры, рабочие беседы и совещания, встречи  с деловыми партнерами составляют основную часть работы большинства перспективных  профессий на сегодняшний день.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Особенности деловой беседы и подготовка к ней.

Деловая беседа — это осмысленное стремление одного человека или группы людей  посредством слова вызвать желание  у другого человека или группы людей к действию, которое изменит  хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения  между участниками беседы.

В современном  понимании деловые беседы означают "устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые  полномочия со стороны своих организаций  для их проведения и разрешения конкретных проблем".

Деловая беседа отличается от иных видов официального общения присущими ей соответствующими функциями, а именно:

• начало перспективных мероприятий и процессов;
• контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов;
• обмен информацией;
• взаимное официальное общение работников из одной сферы деятельности;
• поддержание деловых контактов;
• поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и планов;
• стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях.

Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, письма, телефонные разговоры. Деловые беседы, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем  сосредоточить внимание на одном  собеседнике или очень ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, то есть позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем.

Деловая беседа является наиболее благоприятной  и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем, чтобы он с ней согласился и поддержал  ее. Как правило, одна из главных  задач беседы — убедить собеседника  принять конкретное предложение.

Важным  свойством деловой беседы является и то, что во время беседы, кроме  выполнения запланированных функций, можно получить оперативную деловую  информацию. Беседа способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации  коллективного разума ее участников при принятии важных управленческих решений.

     Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций. К их числу относятся:

- взаимное общение работников  из одной деловой сферы;

- совместный поиск, выдвижение  и оперативная разработка рабочих  идей и замыслов; контроль и  координирование уже начатых  деловых мероприятий; поддержание  деловых контактов;

- стимулирование деловой активности.

Основными этапами деловой беседы являются:

- начало беседы;

- информирование партнеров;

- аргументирование выдвигаемых  положений;

- принятие решения;

- завершение беседы.        

 Не существует единых безошибочных  правил подготовки к деловой  беседе. Однако будет полезно  указать на следующий вариант  схемы такой подготовки: планирование; сбор материала и его обработка;  анализ собранного материала  и его редактирование.        

 Место беседы выбирается  с учетом его влияния на  ожидаемый результат. Для лиц,  не работающих в фирме, наиболее удобным местом будет служебный кабинет принимающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединенной, исключать неожиданное появление посторонних, шум, звонки и т.д., ибо это нервирует, но не «интимной». Во многом ее определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер ее расстановки.        

 С сотрудниками можно встречаться  и на их рабочем месте. Допустимо  проведение деловых бесед и  вне службы, например, в ресторане,  кафе или даже в домашних  условиях. Главное, чтобы ваш собеседник  чувствовал себя свободно и  раскованно и мог полностью  переключиться на деловой разговор.         

 Затем следует выбрать наиболее  удачный момент и только потом  договариваться о встрече. В  этом случае инициатива будет  в ваших руках, и поэтому  контролировать ситуацию будет  легче.        

 Когда беседа уже назначена,  составляется план ее проведения. Сначала следует определить стоящие  перед вами цели, а затем разработать  стратегию их достижения и  тактику ведения беседы.        

 Такой план – это четкая  программа действий по подготовке  и проведению конкретной беседы. Однако далеко не все это  понимают, рассуждая примерно так:  «Ну как можно планировать  деловую беседу, если один новый факт, внезапно всплывший во время встречи, может все изменить самым кардинальным образом и разрушить все предварительное планирование?».        

 Но ведь целью планирования  как раз и является попытка  смягчить, нейтрализовать влияние  неожиданно появившихся новых  фактов или непредвиденных обстоятельств  на ход беседы. Подготовка и  планирование беседы позволяют  заранее предвидеть возможные  неожиданные моменты, что снижает  эффективность замечаний собеседника.  Кроме того, приобретается навык  быстрой и гибкой реакции при  возникновении непредвиденных обстоятельств.         

 Планирование деловой беседы  позволяет определить ее конкретные  задачи уже в начале подготовки  к ней, найти и устранить  «узкие» места в беседе, согласовать  время ее проведения.        

 Сбор материала для деловой  беседы – очень трудоемкий  процесс, требующих значительных  затрат времени. Но это один  из важнейших этапов подготовки  к беседе. Он включает в себя  поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций, официальных данных и т.д.). При  этом целесообразно сразу же  дополнять собранные материалы  собственными примечаниями, поскольку  подобные записи могут существенно  помочь на последних этапах  подготовки к беседе. Объем собранных  материалов во многом зависит  от общей информированности участников  будущей беседы, уровня их профессиональных  знаний, широты подхода к намеченной  для обсуждения проблеме.        

 Затем собранные и тщательно  отобранные фактические данные  систематизируются. Это чем-то  напоминает процесс обогащения  руды, когда увеличивают ее концентрацию, отсеивая, пустую породу.        

 Систематизация позволяет выделить  наиболее важные факты, подлежащие  рассмотрению. Она облегчает их  поиск и помогает установить  ранее не замеченные зависимости.  Систематизацию следует проводить  в течение всего процесса обработки  материала.        

 Анализ собранного материала  помогает определить взаимосвязь  фактов, сделать выводы, подобрать  необходимую аргументацию, т.е. сделать  первую попытку скомбинировать  и увязать весь собранный материал  в единое логическое целое.  Обработанный и систематизированный  материал как бы раскладывается  по «ячейкам» плана, а сами  «ячейки» увязываются между собой  в более крупные части.        

 Желательно дополнить материал  текстом, состоящим их отдельных  понятий и слов, связав которые  вы получите смысл изложенного. Желательно также без сокращений записать особо удавшиеся формулировки. А затем следует выделить наиболее важные моменты путем подчеркивания или особыми значками.         

 Весьма полезно перед беседой  попытаться составить портрет  партнера, определить его сильные  и слабые стороны, т.е. установить его психологический тип, политические убеждения, общественные позиции, социальное положение, хобби и т.п.        

 Знание будущего партнера  помогает не только получить  представление о его личных  качествах, но, самое главное,  понять его видение предмета, о котором пойдет речь, интересы, с ним связанные.        

 Завершается подготовка к  беседе редактированием текста, его окончательной шлифовкой  и доработкой.

 

 

2. Речевые приемы, применяемые в ходе беседы.

Первое  и непременное требование к деловой  беседе – это правильность речи говорящих. Нормы устной деловой речи "не так строги, как у ее письменной формы", но говорящие обязаны стремиться к правильности своего языка. Еще на этапе подготовки к беседе следует воспользоваться словарями и справочниками, для того чтобы уточнить произношение и написание профессиональных терминов и выяснить уместность употребления тех или иных слов. Не следует включать в деловую речь просторечия, пространные лирические отступления или длительные художественные описания, перегружать речь синонимами. В целом, речь говорящего должна соответствовать нормам современного русского языка и не выходить за рамки официально-делового стиля.

Речь  обязательно должна быть точной. Точность речи – это соответствие высказываний мыслям говорящего. Неточное изложение информации может вызвать у собеседника неверное представление о предмете разговора и вашей позиции, а также затруднить успешное завершение беседы. Неуместно использовать в деловой речи (впрочем, как и в речи вообще) слова-паразиты: "так сказать", "понимаете", "как бы", "значит".