Этикет и имидж делового человека

     3. Передача информации. Это действие  состоит в том, чтобы на основе  вызванного интереса убедить  партнера по переговорам в  том, что он поступит мудро,  Согласившись с нашими идеями и предложениями, так как их реализация принесет ощутимую выгоду ему и его организации.

      4. Детальное обоснование предложений (аргументация). Партнер может интересоваться нашими идеями и предложениями, он может понять и их целесообразность, но он все еще ведет себя осторожно и не видит возможности применения наших идей и предложений в своей организации. Вызвав интерес и убедив оппонента в целесообразности задуманного предприятия, мы должны выяснить и разграничить его желания. Поэтому следующий шаг в процедуре проведения деловых переговоров состоит в том, чтобы выявить интересы и устранить сомнения (нейтрализация, опровержение замечаний),

     Заключает деловую часть переговоров преобразование интересов партнера в окончательное  решение (решение принимается на основе компромисса).

     Завершение  переговоров. Если ход переговоров  был позитивным, то на завершающей  их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться .уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно, также основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч.

     При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный контакт с партнером по переговорам. В данном случае, акцентируется внимание не. на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих соопределение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем; Т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем .разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания.

       Протокольные Мероприятия являются  неотъемлемой составляющей переговоров, несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосылку для их неудачи.

     Деловой протокол охватывает широкое поле своей деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа и т.п.. Для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу (2-3 чел.), которая будет заниматься протокольными формальностями.

     Условия эффективности переговоров. Предпосылки  успешности деловых переговоров затрагивают ряд как объективных, так и субъективных факторов и условий. Прежде всего партнеры по переговорам должны выполнить следующие условия:

       обе стороны должны иметь интерес к предмету переговоров;

     они должны иметь достаточные полномочия в принятии окончательных решений (соответствующее право на ведение переговоров);

     партнеры  должны иметь достаточную компетентность, необходимые знания в отношении предмета переговоров;

     уметь максимально полно учитывать субъективные и объективные интересы другой стороны и идти на компромиссы;

     партнеры  по переговорам должны в определенной мере доверять друг другу.

     Для обеспечения эффективности переговоров  следует соблюдать определенные правила.

     Основное  правило состоит в том, чтобы обе стороны пришли к убеждению, что они что-то выиграли в результате переговоров.

     Самое главное на переговорах - это партнер. Его нужно убедить в принятии предложения. На него надо ориентировать весь ход переговоров, всю аргументацию.

     Переговоры - это сотрудничество. Любое сотрудничество должно иметь общую базу, поэтому важно найти общий знаменатель для различных интересов партнеров.

     Редкие  переговоры проходят без проблем, поэтому важна склонность к компромиссу.

     Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому  важно уметь задать правильно  вопрос и уметь выслушать партнера.

     Позитивные  результаты переговоров следует рассматривать как естественное их завершение, поэтому в заключение необходимо остановиться на содержании договора, в котором нашли отражение все интересы партнеров.

     Переговоры  считаются завершенными, если их результаты подверглись тщательному анализу, на основе которого сделаны соответствующие выводы.

     Деловая переписка

     Деловое письмо

     В бизнесе дороже всего ценится  время. Поэтому всегда нужно помнить  о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу.

     Деловая корреспонденция редко охватывает несколько тем. Если всё же в письме нужно охватить несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого визуально, то есть пронумеровать.

     Наилучший вариант - когда деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или  однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и сжатым.

     Что желательно иметь, чтобы написать письмо своему деловому партнёру:

     Современную оргтехнику.

       Писать от руки можно только  корреспонденции личного характера.

     Свой  собственный фирменный бланк, состоящий  обычно из эмблемы фирмы, её полного названия, почтового и телеграфного адреса, телефона, банковских реквизитов.

     При возможности желательно использовать свой фирменный конверт, на котором  дублируются реквизиты, указанные  на бланке. Это не обязательно.

     Оставляйте  копии отправленных писем.

     Само  письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного  на конверте.

     С правой стороны пишут дату отправления  письма - день, месяц и год полностью. Ещё ниже - обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без инициалов.

     Следующие несколько строк посвящают обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведётся каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне Ваш». В случае рассылки рекламной корреспонденции и др. писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют название отдела, в который адресовано письмо. Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но проставлять в адресе оборот: « Генеральному директору», без указания его фамилии и инициалов.

     Завершить письмо нужно также вежливой формулировкой. В зависимости от цели письма формулировку изменяют.

     При необходимости получить скорый ответ  на деловое письмо или запрос можно  написать следующее: «Рассчитываем , что  Вы ответите при первой же возможности».

     После окончания письма ставят подпись  и фамилию, ниже указывают должность  и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия и подпись необязательны.

     Общее правило для любой корреспонденции - письмо должно свободно помещаться в  конверт.

     На  любой корреспонденции проставляют  обратный адрес.

     Корреспонденции, как поздравление человека, кого Вы хорошо знаете, выражение соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки.

     Перед отправкой письма проверьте орфографию.

     Не  стоит начинать письмо с местоимения  «Я».

     Постскриптум (P.S.) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы.

     Почтовые  открытки не используют в деловой  переписке. Можно послать телеграмму.

     Любое письмо, доверенное Вам, требует немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить  просьбу, изложенную в письме, то уведомите  об это сразу же.

     На  поздравления отвечают коротко.

     Если  возникла необходимость принести извинения  в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями  обязательно.

     Соболезнования  пишут от руки. Если такой возможности  нет, лучше послать телеграмму.

     Общее правило для любой корреспонденции - с левого края бумаги донизу оставляют свободное поле одинаковой ширины.

     Телефонные  переговоры

     Считается, что самое простое в деловом  общении - телефонный разговор. На самом  деле это далеко не так. Звонок по телефону должен так же подчиняться требованиям краткости, как деловая переписка и отправка факса.

     Первым  всегда представляется тот, кто звонит. Если на месте нет того абонента, с которым Вы хотели связаться, то представляться не обязательно. Достаточно будет поздороваться и попросить пригласить к телефону интересующего Вас человека. Если его нет - узнать, когда он будет на месте, или попросить что-либо передать ему и повесить трубку. Не нужно долго держать трубку, если на другом конце никто не отвечает. Не стоит спрашивать, с кем Вы говорите, можно лишь уточнить, правильно ли Вы набрали номер и дозвонились ли туда, куда хотели.

     Поручать  сотруднику или секретарю дозвониться  до интересующего вас человека позволительно.

     Если  к телефону просят Вашего коллегу, то нельзя выяснять, кто его спрашивает.

     Если  вы ошиблись номером, то при следующем  его наборе сразу уточнить, тот  ли это номер, что Вам нужен.

     В том случае, если Вы очень заняты, то телефон лучше отключать или  попросить секретаря отвечать на телефонные звонки.

     Заканчивает разговор тот, кто позвонил.

     Факсы

     При отправке факсов самое главное требование - краткость. Необходимо тщательно сформулировать предложения, проверить, не повторяется  ли дважды одна и та же мысль.

     Наилучший вариант факса - когда он помещается на одном листе машинописного формата.

     Не  стоит посылать факс два раза подряд, лучше ещё раз созвониться  и поинтересоваться, нормально ли прошла копия.

     Для того, чтобы послать факс, необходимо:

     Подготовить документы, которые вы будете отсылать. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь все необходимые реквизиты.

     Указать номер своего факса для того, чтобы  с Вами могли связаться.

     Проставить  номер факса своего партнёра, название города и его код, название фирмы  и обязательно фамилию и имя  адресата.

     На  бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица. 

     6. Деловой имидж в не официальной обстановке

     Однако  чтобы ваш внешний вид полностью  соответствовал классическому стилю, мало подобрать гармонирующие костюм и рубашку. Большое значение имеет и то, как все это будет выглядеть. Главная заповедь настоящего джентльмена - чистота и опрятность. Небрежность в одежде свидетельствует о расслабленности духа, если только под этой небрежностью и распоясанностью не скрывается двуличие. (Сервантес).

     Костюм  и рубашка должны быть идеально выглажены, а обувь - блестеть вне зависимости  от погодных условий. Стоит обратить внимание и на шнурки на туфлях. Они  должны быть такого же цвета, что и  обувь.